Comment traiter les marques d’intérêt posées par les agents ?

Dans le processus de la GPEAC optimisée avec EMMIE, l’agent pose ses "marques d’intérêt" en cours d’année pour l’année suivante, voire pour les deux ou trois ans à venir, afin de préparer son entretien professionnel/individuel.
Après la réalisation de ce dernier, le supérieur hiérarchique pourra traiter les souhaits de formation, d’avancement de grade et de mobilité. Ces besoins validés seront ensuite remontés à la direction pour un arbitrage définitif.

De mai à début juin, le chef de centre ou de service doit donner un avis sur chaque marque d’intérêt posées. Il peut les valider ou les refuser. Il peut aussi les valider en modifiant l’année de planification initialement choisie.
A partir de juin, le chef de centre ou de service donne un ordre de priorité sur les demandes du même type émises par les personnels de son centre.

Pour traiter une marque d’intérêt posée par un agent

• Cliquer dans le menu "MARQUES D’INTÉRÊT", situé dans la zone gauche de l’interface d’EMMIE.

La rubrique dédiée au traitement des marques d’intérêt apparaît.
Elle contient un ou plusieurs champs de recherche et un tableau de résultats, affichés par défaut.

• Dans le premier champ de recherche en haut, sélectionner la question "Quelles sont les marques d’intérêt posées dernièrement ?"

• Pour effectuer une "recherche avancée", on peut ouvrir l’accès aux filtres de recherche en cliquant sur le petit "+" dans le rond bleu, situé à l’extrémité droite du champ de recherche.

Sélectionner alors les filtres de recherche que vous souhaitez appliquer.
La sélection de critères multiples est possible (Ctrl + clic), sauf pour les champs marqués par un astérisque.

Pour faciliter votre sélection, vous pouvez utiliser le moteur de recherche présent au-dessus de chaque filtre. En entrant les première lettres d’un critère, ce dernier s’affiche dans le champ de sélection, vous évitant d’utiliser l’ascenseur (scroll), quand le nombre de critères est très important, par exemple.

Pour annuler les caractères saisis dans l’un des champs de recherche ("Domaine", "Type d’élément", "Participation", etc.), cliquer sur le pictogramme en forme de corbeille, situé à droite du champ de recherche.

• Cliquer sur "RECHERCHER" pour appliquer les filtres sélectionnés.
La réinitialisation des filtres de base est possible en cliquant sur "RÉINITIALISER"
Le tableau des résultats de la recherche apparaît.

• Comme dans la plupart des tableaux de traitement d’informations dans EMMIE, la navigation est facilitée pour trier ou trouver rapidement les informations recherchées.

Ainsi, le nombre d’éléments à afficher par page est modifiable en cliquant sur le menu déroulant situé juste au-dessus du tableau de résultats.

Les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur les petits triangles gris situés dans l’en-tête de chaque colonne.

En cliquant sur le pictogramme bleu "+" de la colonne "Détails", on affiche des informations complémentaires à chaque marque d’intérêt, à savoir des informations liées à l’agent concerné.

Cliquer sur le pictogramme rouge "moins" pour replier les informations complémentaires.

La dernière colonne du tableau est importante pour le traitement massif des marques d’intérêt. On y coche les cases pour lesquelles un avis et un commentaire identiques doivent être rendus.
En cochant la case située en en-tête de la colonne, toutes les cases du tableau sont instantanément cochées.

• Renseigner le formulaire d’avis
Celui-ci est situé sous le tableau de résultats de recherche.

Les renseignements à entrer sont :

  • l’avis rendu ("Accepter" ou "Refuser"),
  • l’année de planification (celle qui s’affiche peut être modifiée),
  • un commentaire éventuel peut être ajouté. Ce commentaire est obligatoire en cas d’avis défavorable.

"Valider" enfin le formulaire.

Il est tout à fait possible de revenir sur un avis et de le modifier tant que la marque d’intérêt n’est pas passée à l’étape de "priorisation".

Comment prioriser les marques d’intérêt validées ?

Une fois que l’ensemble des marques d’intérêt a reçu un avis favorable de la part du chef de centre ou de service, elles doivent être "priorisées" début juin.
Toutes les demandes ne seront probablement pas validées par la direction. Dans ce cas, cette dernière devra s’appuyer sur l’ordre de priorité donné pour les marques d’intérêt posées sur le même type d’élément.

La marche à suivre est la suivante :

• Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quelles sont les marques d’intérêt validées à prioriser ?"

Le principe de recherche, plus ou moins avancée, expliqué précédemment s’applique à nouveau.

• N’afficher que le type d’élément que vous souhaitez traiter.
Aussi, il est conseillé de donner un ordre de priorité pour chaque type d’élément.
Pour cela, il existe deux manières de procéder :

1. Utiliser le filtre "Type d’élément" pour ne sélectionner qu’un seul objet.
De plus, il s’avèrera plus efficace de ne pas sélectionner les demandes pour intégrer une équipe pédagogique. Pour ce faire, on ne sélectionnera que "STA" (stagiaire) dans le filtre de recherche "Participation".

2. Utiliser le moteur de recherche, situer en haut à droite du tableau de résultats, afin de n’afficher uniquement que le type élément voulu. Ici, en entrant par exemple "Rch1", le tableau de résultat n’affichera que les marques d’intérêt relatives au Risque chimique et biologique de niveau 1 (Reconnaissance).

• Pour chaque marque d’intérêt listée dans le tableau, donner un ordre de priorité à l’aide du menu déroulant situé dans la colonne "Priorisation" du tableau de résultats.

L’ordre donné est renseigné automatiquement. Il n’y a pas de bouton de confirmation.
Il est possible de ne donner aucun ordre de priorité en sélectionnant le "-" (signe "moins") apparaissant en tête des numéros de priorité.