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Comment configurer les prérequis aux emplois opérationnels nécessaires à NexSIS ?

Rédacteur EMMIE — 2024-01-29T08:23:14Z

Les emplois opérationnels qui constituent les données finales que produit EMMIE sont faits de diverses composantes qui représentent autant de prérequis nécessaires dont tiendra compte le logiciel pour calculer ces emplois opérationnels, notamment pour les envoyer à NexSIS.

Rappel : Le calcul des emplois opérationnels est l'une des raisons d'être d'EMMIE depuis son origine en 2018. A partir d'éléments (affectation, module de formation, autre activité), qui octroient des aptitudes opérationnelles, validées par des aptitudes médicales, EMMIE produit en bout de processus des emplois opérationnels qui sont précisément ceux dont a besoin NexSIS.

Ces "compétences NexSIS" "ou "emplois opérationnels pour NexSIS" sont constituées de "prérequis" dont cet article décrit le paramétrage transversal en 3 étapes :

étape 1 : le paramétrage des prérequis,
étape 2 : le paramétrage des groupes de prérequis,
étape 3 : l'organisation des groupes de prérequis comme "accessibles" ou "suggérés".
Car pour chaque groupe de prérequis paramétré, l'administrateur d'EMMIE peut déterminer deux types de prérequis nécessaires - des prérequis d'accessibilité et prérequis de suggestion - en configurant des groupes de pré-requis.

"Accessibilité" / "Suggestion" ?

En effet, il est important de comprendre la différence entre ces deux notions avant d'aller plus loin.

1. L'accessibilité
Elle qualifie les acquis nécessaires à un agent pour accéder au type d'élément concerné.
Par exemple, pour accéder au module de formation aux risques chimiques "RCH2", le prérequis est d'avoir préalablement validé le module de formation aux "RCH1". Dès qu'un personnel acquiert le "RCH1" alors le "RCH2" lui est présenté dans EMMIE comme "accessible".

1. La suggestion
Elle qualifie un type d'élément (formation, affectation, ...) qui peut être proposé à un agent consécutivement à l'obtention d'un prérequis "accessible".
Par exemple, la formation "Conduite engin tout terrain - COD2" est suggérée aux personnels qui sont affectés dans le centre de secours "Alpha" ou "Bravo" et qui détiennent l'aptitude opérationnelle "COD1" depuis au moins un an.
Ainsi, lorsqu'un agent du centre "Alpha" détenant l'aptitude "COD1" depuis plus d'un an se connecte sur EMMIE et consulte les options qui s'offrent à lui - via le section "MES POSSIBILITÉS" - il voit voit la formation "COD2" lui être proposée.

Ce principe de liaison automatique entre des prérequis accessibles et des suggestions de nouveaux prérequis à acquérir possède deux vertus :

il oriente l'utilisateur vers un parcours cohérent et pertinent en fonction de ses acquis,
il correspond exactement aux besoins de l'établissement vers lequel l'agent est orienté.

Autrement dit, cette fonctionnalité constitue une aide précieuse pour la mise en place d'une gestion prévisionnelle des emplois (avec l'anticipation sur la préparation aux concours et examens), des avancements de grade, des formations et des mobilités. Parallèlement, elle est un outil de communication implicite pour mettre en lumière les carences du SDIS et pour susciter des vocations dans ces domaines potentiellement en manque de personnel.

Étape 1 : le paramétrage des prérequis aux emplois opérationnels NexSIS

Depuis le bloc-menus de gauche, dans la partie "ADMINISTRATION", cliquer sur le menu "PRÉREQUIS".

Les contenus de cette section, comme pour la plupart des rubriques de configuration d'EMMIE, sont répartis en deux parties : un tableau des prérequis existants et un formulaire d'ajout ou de modification d'un prérequis.

Comme tous les tableaux dynamiques présents dans EMMIE, les données du tableau des prérequis existants sont triables via les en-têtes de colonnes.
De surcroît, il est possible de trouver rapidement une donnée plus ou moins précise, en entrant dans le moteur de recherche (en haut à droite du tableau) un terme ou les premières lettres d'un mot. Le tableau est alors instantanément filtré pour n'afficher que les prérequis recherchés.
Le pictogramme de la colonne "Actions" appelle le formulaire permettant de modifier le prérequis existant.

Pour ajouter/créer un nouveau prérequis

Le formulaire d'ajout d'un nouveau pré-requis s'affiche par défaut sous le tableau dynamique des prérequis existants. On peut aussi appeler ce formulaire en cliquant sur le lien "Ajouter un prérequis" situé à côté du titre de la rubrique.

Le formulaire requiert les actions suivantes :

renseigner le libellé du prérequis.
Ce libellé doit être explicite et, de fait, potentiellement long. Il est en effet possible d'associer un ensemble de types d'élément en tant que prérequis.
Cf. les recommandations, plus bas, quant à la nomenclature des libellés.
Cocher le type de prérequis.
S'agit-il d'un élément (un module de formation, par exemple), d'une aptitude, d'une fonction opérationnelle ou d'une aptitude médicale ? S'agit-il d'un emploi opérationnel, autrement dit d'une "compétence NexSIS" ?
En fonction du choix du type de prérequis, le sélecteur déroulant affiche une liste d'occurrences parmi lesquelles on doit arrêter un choix.
Définir, en nombre de mois, l'ancienneté à détenir pour prétendre à ce nouveau prérequis.
Cliquer sur ENREGISTRER et le nouveau prérequis s'ajoute à ceux figurant dans le tableau de l'existant, et parmi les prérequis visibles ça et là dans EMMIE.

Étape 2 : le paramétrage des groupes de prérequis aux emplois opérationnels NexSIS

Vous l'avez compris, les prérequis utilisés dans le processus de calcul des emplois opérationnels par EMMIE sont très nombreux. De plus, ils sont généralement liés, voire indissociables, d'autres prérequis. Leur agrégation en groupes est donc nécessaire à l'efficience de ce processus global de "fabrication" des emplois opérationnels.
Cette association en groupes de prérequis permettra ainsi :

d'accumuler les prérequis pour un même emploi et d'obtenir des combinaisons (matérialisées par des "et" entre les différents prérequis) lorsque les prérequis sont intégrés dans le même groupes,
de paramétrer d'autres possibilités de prérequis et de créer ainsi des possibilités optionnelles (matérialisées par des "ou") entre ces prérequis.

Depuis le bloc-menus d'EMMIE (à gauche de l'interface de navigation dans le logiciel), cliquer sur le menu "GROUPES DE PRÉREQUIS" (onglet "ADMINISTRATION")

Le tableau des groupes de prérequis existants s'affiche, sous lequel figure le court formulaire d'ajout d'un nouveau groupe.
Le pictogramme présent dans la colonne "Actions" du tableau dynamique des groupes de prérequis existants, active le formulaire de modification du libellé du groupe de prérequis sélectionné.

L'ajout d'un nouveau groupe de prérequis s'effectue simplement en enregistrant un nouveau libellé.

Attention à la nomenclature des groupes de pré-requis !

Un groupe pré-requis ne pouvant pas être utilisé pour une "suggestion" et une "accessibilité" en même temps, deux groupes de prérequis doivent être paramétrés obligatoirement (cf. plus bas, "Étape 3").
Afin de faciliter la recherche par la suite, la nomenclature conseillée est :

SUG pour "suggestion" ou ACC pour "accessibilité",
noter ensuite avec 3 lettres le domaine dont relève le prérequis : FOR pour "formation", GRD pour "grade", AFF pour "affectation" et AUT pour "autre activité"),
reprendre ensuite le libellé court indiqué lors du paramétrage du type d'élément. S'il existe plusieurs éléments du même type à distinguer, compléter le libellé par ces précisions).
Par exemple : "SUG_FOR_COD1 - Conducteur engin pompe"

La création d'un groupe de pré-requis génère donc une ligne de tableau qui permet d'insérer des prérequis précédemment configurés dans le groupe en les répartissant par type de prérequis : élément, aptitude, compétence NexSIS et aptitude médicale.
Dans chacune des colonnes du tableau de chaque groupe, il faut "Ajouter un prérequis" pour ainsi créer les combinaisons voulues (cf. ci-dessous).
Le formulaire qui s'affiche alors comporte un sélecteur de prérequis, rehaussé d'un moteur de recherche. En tapant un terme ou les premières lettres d'un mot, la liste déroulante est instantanément filtrée.
Cliquer ensuite sur "AJOUTER" pour valider votre choix.

Il s'agit ensuite de reproduire cette manipulation pour tous les prérequis d'un même groupe.

Étape 3 : l'organisation des groupes de prérequis comme "accessibles" ou "suggérés"

Les pré-requis paramétrés et associés au sein de groupes de pré-requis, il s'agit enfin de déterminer l'organisation de ces groupes au sein d'un même type d'élément, afin de permettre à EMMIE de les proposer aux agents en mode "Accessibilité" ou en mode "Suggestion".

On l'a vu précédemment, les prérequis pour suggérer le "COD2" obligent qu'un agent détienne le "COD1" depuis 1 an et soit affecté à l'un ou l'autre des CIS "Alpha" ou "Bravo".
Cela signifie qu'il devra exister deux groupes de prérequis en "suggestion" dans la mesure où il existe deux options possibles d'affectation proposées à l'agent.
Selon notre exemple, il faudrait ainsi créer deux groupes prérequis dont le libellé serait "SUG_FOR_COD1_AFF_CIS Alpha" pour le premier et "SUG_FOR_COD1_AFF_CIS Bravo" pour le second.
NB : le pré-requis de suggestion pour l'élément "COD1" nécessite que soit rajoutée une ancienneté de 12 mois pour être tout à fait conforme à la réalité prise en exemple. La même manipulation serait aussi de mise pour les prérequis d'accessibilité.

Pour cette opération, cliquer sur le menu "TYPES D'ÉLÉMENTS" (anglet "PARAMETRAGE").

Le tableau dynamique des types d'éléments déjà configurés s'affiche.
En utilisant le moteur de recherche situé en haut à droite du tableau, trouvez rapidement le type d'élément recherché.
Deux colonnes, "Groupe de pré-requis (ACCESSIBILITÉ)" et "Groupe de prérequis (SUGGESTION)", contiennent un bouton pour "Ajouter un groupe" (de prérequis).

Au clic sur ce bouton, le formulaire qui apparaît sous le tableau permet, via un sélecteur déroulant, de trouver le groupe de prérequis à intégrer dans le type d'élément.
Cliquer ensuite sur "AJOUTER" pour valider votre choix. Le groupe de pré-requis apparaît alors dans la colonne de destination.

Renouveler cette manipulation autant de fois que nécessaire.
Il est possible de cumuler les groupes de prérequis au sein d'une même colonne.
Le pictogramme en forme de croix rouge permet de supprimer un groupe associé à un élément.

Comment télécharger ou téléverser un justificatif ?

Rédacteur EMMIE — 2020-04-15T10:35:40Z

Le progiciel EMMIE permet notamment à tout agent de consulter son parcours et l'historique de sa carrière en matière de grades, des formations et d'affectations.
Dans ces différents domaines, des justificatifs (tels que les arrêtés, les diplômes, les notes de services), peuvent être associés à chaque élément acquis.
Ceux-ci sont directement accessibles (téléchargement ou téléversement) dans EMMIE.

Pour télécharger un justificatif

Vous êtes un agent souhaitant joindre une pièce justificative à un élément :

• cliquer sur le menu "MES POSSIBILITÉS", situé dans la zone de menus à gauche de l'interface du logiciel.

• En cliquant sur l'un des éléments qui constitue chaque itinéraires affichés, vous accédez alors aux détails de cet élément. Un tableau à onglets apparaît.

• En cliquant sur l'onglet "Justificatifs", vous accédez au module de téléchargement de fichiers à associer à l'élément sélectionné.

• Sur notre exemple, le fichier "Diplome.pdf" est accessible (lien souligné). Il suffit de cliquer sur ce lien pour télécharger/enregistrer ce fichier sur son ordinateur.

Pour téléverser un justificatif

Lorsque vous avez cliqué sur un élément, comme un grade par exemple, vous pouvez téléverser votre arrêté, si le service ne l'a pas encore fait.
Dans le cas d'une mutation notamment, le service peut activer les éléments de votre parcours et vous demander de téléverser les justificatifs par la suite.

Dans le même module, cliquer sur l'onglet "Justificatifs" puis sur "Parcourir".

Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à transmettre et cliquez sur "Envoyer".

Le nouveau fichier viendra se positionner sous le fichier déjà présent et pourra ainsi être téléchargé ultérieurement depuis EMMIE.

Attention au poids de votre fichier !

Il est important, tant pour des raisons de stockage que de rapidité d'envoi, de ne pas téléverser des fichiers trop "lourds" (en kilo-octets ou méga-octets).

• Si vous numérisez votre document avec un scanner, privilégiez le mode de couleur "Noir & blanc", sauf présence d'éléments de couleur importants.
Une résolution d'image (rapport lisibilité/poids du fichier) à 150 pixels par pouce, voire 100 pixels par pouce, est généralement suffisante, notamment si ce document doit être imprimé à terme.
NB : la résolution minimale d'une image lisible affichée à l'écran est de 72 pixels par pouce. Toutefois, cette résolution est insuffisante pour une lisibilité correcte lors de l'impression.

• Si vous photographiez votre document avec un appareil photo numérique ou avec un smartphone, pensez à régler la résolution (ou "qualité" ou "taille") de l'image à photographier, pour vous assurer que le poids des images générées n'est pas démesuré.
Cette manipulation vaut la peine d'être maîtrisée pour toute transmission en ligne de documents numérisés, afin d'éviter la non-réception par votre destinataire.

Procédure pour les profils "administrateur"

Si vous êtes "administrateur" (Chef de centre ou chef de service, par exemple), vous devez utiliser le module "AGENTS" ( dans le bloc-menus "ADMINISTRATION") pour accéder au parcours de celui-ci.

Dans la ligne du tableau dynamique concernant l'agent recherché, cliquer sur le pictogramme "Voir les types d'éléments de l'agent".

Puis, dans le tableau listant tous les types d'élément détenus par l'agent, cliquer sur le pictogramme (en forme de loupe) "Voir les détails du type d'élément".

Le tableau à onglets précédemment évoqué s'affiche alors, avec son onglet "Justificatifs" et les fichiers qui y sont archivés et accessibles en téléchargement.

Au besoin, consulter l'article "Comment utiliser la liste des agents d'EMMIE ?"

Comment EMMIE gère une multi-affectation ou un double statut ?

Rédacteur EMMIE — 2020-04-10T09:01:54Z

Un agent peut détenir plusieurs affectations et généralement sous un statut administratif différent. En effet, il peut être pompier volontaire (SPV) et professionnel (SPP), ou bien être pompier volontaire et personnel administratif ou technique (PATS). Ses demandes d'évolution seront évidement différentes selon son affectation.
EMMIE tient compte cette particularité en permettant à son utilisateur de choisir la situation (l'affectation et le statut administratif qui lui est associé) dans laquelle il souhaite recourir au logiciel.

Pour passer d'une affectation à une autre

Une fois connecté à EMMIE, et quelle que soit la rubrique dans laquelle on se trouve, le sélecteur déroulant situé en haut de l'interface du logiciel permet de choisir l'affectation souhaitée pour naviguer dans l'application.

Lors de l'émission d'une marque d'intérêt pour un élément, que ce soit pour un grade, une formation, une affectation ou autre, il est rappelé pour quelle affectation l'agent l'effectue, juste avant de l'enregistrer.
Par conséquent, c'est le supérieur hiérarchique concerné qui pourra traiter les demandes liées spécifiquement à cette affectation.

Dans le module "MES MARQUES D'INTÉRÊT", l'affectation pour laquelle la marque d'intérêt a été posée est indiquée dans la colonne "Affectation" du tableau.

Comment suivre l'actualité GPEAC du SDIS ?

Rédacteur EMMIE — 2020-03-23T15:18:11Z

L'utilisateur qui s'est connecté à EMMIE arrive sur un espace d'accueil qui présente l'actualité au fil de l'eau de la GPEAC au sein du SDIS.
Peuvent y figurer les nouveautés liées au logiciel, les informations internes ou tout autre message important que le SDIS souhaite diffuser massivement à ses agents via EMMIE.

Voir l'article dédié à la publication des actualités dans EMMIE, au besoin.

Comment consulter le référentiel proposé par le SDIS ?

Rédacteur EMMIE — 2020-03-23T14:50:30Z

Depuis la rubrique "MES POSSIBILITÉS", EMMIE suggère à l'agent les éléments les plus pertinents par rapport à son passif, aux souhaits de progression qu'il a formulés et aux marques d'intérêts qu'il a posées.
Toutefois, il reste possible que les éléments suggérés (formations, grades ou affectations) et que l'affichage des itinéraires complets ne soient pas suffisants.
Dans ce cas, le "Référentiel" global est prévu pour présenter l'ensemble des propositions du SDIS.

Pour consulter le référentiel

Cliquer sur le menu "RÉFÉRENTIEL DU SDIS".
NB : actuellement situé en bas à gauche de l'interface d'EMMIE, sous les menus de navigation principale, le menu d'accès au "Référentiel du SDIS XX" sera prochainement visible uniquement dans la rubrique "MES POSSIBILITÉS".

Un tableau comportant un très grand nombre d'onglets apparaît.
Choisir dans un premier temps le statut (SPP/SPV/PATS) à l'aide du sélecteur déroulant situé au-dessus du tableau à onglets qui inventorie, par catégories, les différentes offres du SDIS.

Cliquer sur le sous-domaine (l'un des onglets du tableau) correspondant à la recherche souhaitée. Les itinéraires contenus dans ce sous-domaine s'affichent en gras. Chacun d'entre eux est cliquable pour accéder aux différents éléments en lien avec l'itinéraire choisi.

Les pictogrammes (bleu ou rouge) qui figurent sur la ligne de chaque itinéraire renseignent sur son accessibilité.

En cliquant sur le lien souligné "Plus d'infos", on accède aux informations détaillées de l'élément et au formulaire permettant d'y poser une "marque d'intérêt".
Cette action implique notamment de viser une année pour l'obtention de cet élément, de signaler ses disponibilités pour y participer (dans le cas de sessions de formation), d'y associer un éventuel commentaire.
En cliquant sur "Enregistrer", la marque d'intérêt est prise en compte et vient s'ajouter aux autres déjà posées, dont le suivi s'opère depuis la rubrique "MES MARQUES D'INTÉRÊT".

Consultez au besoin l'article dédié à la pose de marques d'intérêt.

A de nombreux égards, le principe d'EMMIE peut être comparé à celui d'un site de e-commerce. Dans le cas présent, la "marque d'intérêt" posée par l'agent est comparable à l'action courante sur ces plateformes en ligne "Ajouter au panier" d'un e-consommateur, une action qui n'engage à ce stade aucune validation définitive d'achat.
En prolongeant l'analogie, la rubrique "MES MARQUES D'INTÉRÊT" peut être considérée comme une sorte de "panier" dématérialisé, vers lequel il est possible de revenir ultérieurement, d'où l'on peut retirer les éléments qui ne seraient plus souhaités, à partir duquel la validation, l'acte définitif, pourra s'effectuer.

Pour trouver plus rapidement un itinéraire

Un moteur de recherche permet de trouver directement une offre déjà connue, même partiellement. Il est actuellement accessible via un lien "Je ne trouve pas un élément..." situé sous le tableau à onglets.

Entrer au moins 3 caractères dans le champ de recherche et cliquer sur "Rechercher". Par exemple, en entrant "rcci", le moteur affichera le résultat "Recherche Causes Circonst. Incendie (SPP)".