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Comment paramétrer la chaîne de commandement et les plannings des spécialistes avec AGATT ?

Webmestre — 2024-05-08T06:57:09Z

Selon les départements elle peut être appelée "Garde départementale", "État-Major Opérationnel Départemental" (EMOD), ou plus généralement "Chaîne de Commandement" (CDC). Son rôle est de permettre la mise en place et le suivi du commandement des opérations.

Cet article vous explique les éléments à statuer pour le paramétrage de la chaîne de commandement dans AGATT.

Tous les services d'incendie et de secours utilisant AGATT pour gérer des plannings de centres de secours ont également déployé le progiciel pour assurer la gestion de la chaîne de commandement.
A ce titre on distingue quatre enjeux :

la visualisation,
la planification,
la compensation des périodes d'astreintes (récupération / indemnisation / logement / forfait),
l'interface avec le système d'alerte.

Chaque SDIS détermine lesquels de ces enjeux le concernent et paramètre ensuite AGATT en fonction de ceux-ci.

Les plannings de spécialistes obéissent sensiblement aux mêmes règles de gestion, à l'exception des notions de compensation qui sont souvent plus simples. Aussi les principes édictés ci-dessous peuvent s'appliquer uniformément à la chaîne de commandement comme aux plannings des spécialistes.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Visualisation de la chaîne de commandement
• Planification de la chaîne de commandement
• Compensation
• Interface avec le logiciel d'alerte

Visualisation de la chaîne de commandement

Pour la majorité des SDIS de catégories B et C, un seul planning regroupant toute la chaîne de commandement est conseillé. Pour les SDIS de catégorie A, la volumétrie implique généralement de scinder cette chaîne de commandement en plusieurs plannings.

Pour faciliter la lecture, il est pertinent de créer des groupes d'agents par l'intermédiaire des "équipes". A ce titre on rappelle plusieurs notions importantes :

Dans un planning, un agent appartient à une seule équipe. Par exemple un agent ne peut pas être à la fois dans l'équipe "Chef de groupe" et dans l'équipe "Risques radiologiques".
Il n'y a pas de lien entre l'appartenance à une équipe et la planification. Par exemple un agent peut appartenir à l'équipe "Chefs de groupe - Groupement Ouest" et prendre des astreintes de chef de groupe sur le Groupement Nord.
Les décomptes dans les indicateurs collectifs ne dépendent pas de l'appartenance à une équipe. Un indicateur ne peut donc pas décompter le nombre d'agents qui sont d'astreinte et qui appartiennent à l'équipe "Chefs de groupe"

Autrement dit, les équipes sont uniquement des regroupements d'agent pour faciliter la visualisation du planning, notamment en cas de volumétrie importante. Elles n'ont pas d'impact sur la planification à proprement parler.

Les questions à se poser sont alors :

quelle est la volumétrie à gérer (nombre d'agents, nombre de strates, nombre de secteurs, etc.) ?
Qui va consulter le planning ? Doit-on assurer une étanchéité des informations pour des raisons de confidentialité ?

Planification de la chaîne de commandement

Pour chaque domaine de paramétrage, on identifie les questions à se poser et on émet plusieurs préconisations.

Paramétrage des entités et des profils :

Qui planifie la chaîne de commandement ?
Les planificateurs sont-ils regroupés physiquement au même endroit (état-major), ou bien répartis dans les groupements territoriaux, voire dans les CIS ?
Dans le cas où il y a plusieurs planificateurs, comment est gérée la planification :
- par strate ?
- par secteur ?
- les deux ?

Voir les articles "Comment gérer les entités (services, CIS) dans AGATT ?" et "Comment fonctionne le système des profils d'utilisateurs ?"

Paramétrage des occupations :

Les astreintes sont-elles sur une période de 12 heures ou de 24 heures ?
Comment sont gérés les remplacements entre agents ?

Ci-dessous, un exemple (aux données fictives) de paramétrage d'une occupation spécifique à la chaîne de commandement d'un SDIS. On observe notamment :

que son remplacement est autorisé (activation de la fonctionnalité d'AGATT prévue à cet effet),
les profils d'agents habilités à la poser,
la hiérarchie d'entités (entité principale et entités enfantes) concernée par cette occupation,
les horaires d'étalement de l'occupation, en l'occurrence ici, 12 heures.

Voir l'article "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"

Paramétrage des indicateurs collectifs :

Identifier les indicateurs que l'on souhaite pour mesurer les effectifs au quotidien,
paramétrer les seuils afin que l'utilisateur identifie rapidement les éventuelles carences en planification.

Voir l'article "Comment fonctionnent les indicateurs collectifs ?"

Un point de vigilance à interroger

Dans le cas où les chefs de groupe prennent des gardes (plutôt que des astreintes), et que celles-ci ont lieu physiquement en centre de secours, est-ce que le chef de groupe est intégré dans le POJ du CIS ?

Compensation

Les modalités de compensation doivent être conformes aux textes en vigueur :

Décret n°2005-542 du 19 mai 2005 relatif aux modalités de la rémunération ou de la compensation des astreintes et des permanences dans la fonction publique territoriale - https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000813342/
Décret n°2002-147 du 7 février 2002 relatif aux modalités de rémunération ou de compensation des astreintes et des interventions de certains personnels gérés par la direction générale de l'administration du ministère de l'intérieur. - https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000005632205/
Circulaire du 15 Juillet 2005 relative à la mise en œuvre de la compensation des astreintes des agents territoriaux - https://www.pompiers.fr/sites/default/files/text-reference/circ_15_juillet_2005_astreintes_et_permanences_fpt.pdf
Arrêté du 3 Novembre 2015 fixant les modalités de compensation de l'astreinte - https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000031463598

AGATT dispose de deux modules distincts, incompatibles entre eux, pour gérer cette thématique. Le choix du module dépend du fonctionnement du SDIS.

1. Si les périodes d'astreintes octroient uniquement du temps de récupération : il est possible d'utiliser la tâche planifiée "Astreintes", qui vise à calculer automatiquement le temps de récupération des périodes d'astreinte.
2. Dans tous les autres cas, on invite les SDIS à utiliser le module "Gestion des permanences". Lire à ce sujet l'article consacré au module : Comment gérer les permanences dans la chaîne de commandement ?.

Interface avec le logiciel d'alerte

Au même titre qu'il est possible d'envoyer les plannings opérationnels des centres de secours depuis AGATT vers les systèmes de gestion opérationnels, les plannings de la chaîne de commandement peuvent alimenter le SGO.
Lire à ce sujet l'article "Quelles sont les interfaces et les tâches planifiées possibles avec AGATT ?" , plus particulièrement la section "Interfaces avec l'Alerte".

Comment gérer un centre de vaccination avec AGATT ?

Webmestre — 2021-04-09T13:41:32Z

Ce second article a été rédigé dans le cadre de la campagne de vaccination massive liée à crise sanitaire de 2020-2021. Il se base sur les retours d'expérience de quelques-uns des SDIS de la communauté AGATT de l'époque. Leurs témoignages figurent au bas de cet article.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Objectifs de la démarche
• Étape 1 : créer une structure départementale
• Étape 2 : créer des équipes pour regrouper les agents
• Étape 3 : affecter en masse les agents dans la structure
• Étape 4 : créer des occupations dédiées
• Étape 5 : créer un ou plusieurs types de compétence
• Étape 6 : créer des indicateurs spécifiques
• Étape 7 : exploiter les informations
• Retours d'expérience de SDIS

Objectif : assurer la gestion des centres de vaccination

AGATT est un outil dédié à la gestion du temps, généralement à l'échelle d'un centre de secours ou d'un service. Son caractère modulable permet d'atteindre le même résultat à l'échelle du département. On peut ainsi déployer un planning permettant d'afficher plusieurs milliers d'agents.
Ce tutoriel permet d'atteindre les objectifs suivants :

Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leur disponibilité, jour par jour, quel que soit leur statut.
Permettre aux gestionnaires de disposer d'une visibilité globale sur le nombre d'agents disponibles pour des opérations de vaccination, en temps réel.
Permettre aux gestionnaires d'organiser la vaccination : injections, logistique, commandement, en tenant compte des compétences des agents.

Les bonnes questions à se poser avant de commencer
Selon les réponses apportées, on adaptera la stratégie et le paramétrage dans AGATT.

Y a-t-il un ou plusieurs centres de vaccination ?
Quels sont les agents participants à la campagne de vaccination ?
Les agents vont-ils fournir leurs disponibilités sur leur CIS (ou service) habituel de rattachement ou sur le centre de vaccination ?

• Étape n°1 : créer une structure départementale

Cette étape consiste à créer un centre de secours fictif qui regroupera l'ensemble des agents du SDIS.

Créer une nouvelle entité de niveau "Centre de secours", en suivant le mode opératoire : Comment gérer les entités dans AGATT ? .

On recommande de lui donner un nom parlant pour tous les agents, par exemple :

"Ressources et compétences"
"Planning global"

Éviter les noms trop vagues, trop connotés dans le temps, ou trop anxiogènes, du type :

"SDIS" ou "Tout le SDIS"
"Crise"
"COVID"

En tant qu'administrateur, s'auto-affecter sur l'entité nouvellement créée.

On dispose désormais de l'entité dans le sélecteur principal d'AGATT.

• Étape n°2 : créer des équipes pour regrouper les agents

Cette étape consiste à créer des équipes dans l'entité départementale fictive pour faciliter l'exploitation des données par la suite. Cette opération est facultative - en complément AGATT propose d'autres moyens pour filtrer les agents.

S'appuyer sur le mode opératoire Comment gérer les équipes des centres de secours ou des services ?"

Répartition des agents par équipes :

Répartition selon le statut administratif : créer 3 équipes "SPP", "SPV", "PATS".
Répartition par secteur : créer des équipes correspondant aux groupements territoriaux

Performances d'affichage : pour garantir un temps de chargement rapide, on veillera à paramétrer les 2 champs suivants correctement :

Affectation principale / afficher l'entité par défaut : non
Affectation secondaire / afficher l'entité par défaut : non

• Étape n°3 : affecter les agents dans la structure

Cette étape consiste à affecter l'ensemble des agents du SDIS dans l'entité nouvellement créée, notion abordée dans l'article "Comment gérer les affectations des personnels ?"

Pour affecter les agents en masse

Dans AGATT, l'affectation des agents se fait de façon individuelle.
Plusieurs solutions existent néanmoins pour affecter les agents en masse sur la nouvelle structure afin de gagner du temps :

Soit en utilisant les interfaces RH normalisées fournies par Pretexx. Elles permettent l'import d'informations à partir de fichiers plats.
Soit en faisant la demande auprès de Pretexx. Avec quelques informations, nous pouvons créer les affectations sur l'ensemble des agents.

• Étape n°4 : créer une ou plusieurs occupation(s) dédiée(s)

Cette étape aboutit à la création des occupations permettant aux agents de faire remonter leur disponibilité ou leur besoin.

S'appuyer sur le mode opératoire "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"

Les types d'occupations peuvent être paramétrés comme suit (liste non exhaustive, fournie à titre d'information) :

"Injection"
"Chef de centre de vaccination"
"Officier moyens vaccinodrôme"
"Officier renseignement vaccinodrôme"
"Logistique"
"Disponibilité pour vaccinodrôme"

La règle de pose doit permettre l'utilisation de l'occupation par le profil "Agent".

Les remontées d'informations des agents n'ont, par nature, pas vocation à décompter du temps. Les mesures de temps de travail, temps de présence et temps

Les horaires, en revanche, peuvent avoir une importance. Si besoin, autoriser le profil "Agent" à modifier les heures de début et fin de présence de l'occupation.

• Étape n°5 : créer un ou plusieurs types de compétences

Cette étape aboutit à la création de compétences, lesquelles seront associées aux agents pour faciliter la planification.

On conseille de créer un groupe de compétences "Vaccination", contenant par exemples les types de compétences suivants :

"Vaccinateur"
"Logisticien"
"Administratif"

La création peut être prise en charge par l'administrateur technique du SDIS ou par Pretexx.

• Étape n°6 : créer les indicateurs

Cette étape consiste à créer les indicateurs collectifs de périmètre départemental correspondant aux besoins à couvrir.

S'appuyer sur le mode opératoire "Comment fonctionnent les indicateurs collectifs ?".

Créer un ou plusieurs indicateurs collectifs sur le principe des exemples ci-dessous. Ces exemples sont génériques et doivent être adaptés au paramétrage en vigueur dans chaque SDIS :

Nombre d'agents disponibles :
- Critère "Occupation" : "Disponible Vaccination"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"
Vaccinateurs :
- Critère "Occupation" : "Injection"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"

Ajouter un critère "Entité" à chacun de ces indicateurs.

• Étape n°7 : exploiter les informations

Cette étape consiste simplement à afficher le planning départemental pour recueillir la disponibilité des agents, afficher le POJ de vaccinateurs, etc.

Pour la prise en main du planning mensuel, s'appuyer sur le mode opératoire "Comment utiliser le planning mensuel ?".

On veillera en particulier à exploiter les capacités de filtrage des indicateurs collectifs.

Au delà du planning, le module "Rapport des occupations" peut présenter un intérêt pour extraire des informations jour par jour, en particulier pour les usages de remontées d'informations comportant des messages de la part des agents (via le champ "Message occupation").

En agrandissant l'exemple de planning (anonymisé) ci-dessus, on observe :

[1] Dans le sélecteur d'entités, situé en haut de l'interface, l'utilisateur se connecte à l'entité virtuelle "Centre de Vaccination", créée pour gérer les centres de vaccination mis en place par le SDIS.

[2] Au survol de l'onglet "PLANIFICATION", on affiche le "Planning mensuel".
Celui-ci rend visibles les occupations déjà planifiées de tous les agents, quel que soit leur CS ou service d'affectation.
Les occupations en couleur correspondent aux occupations posées dans le planning de l'entité "Centre de vaccination", sur les créneaux de disponibilité des agents.

[3] Le survol de chaque cellule fait apparaître l'infobulle des occupations, laquelle détaille l'intitulé exact de l'occupation posée, sa nature, ses horaires, le lieu sur lequel elle se déroule.

[4] Les indicateurs collectifs, présents sous le planning, ont ici été classés en deux groupes d'indicateurs.
Dans le paramétrage de ces indicateurs, le critère "Périmètre" a été rentré et il a été, d'une part, défini sur un périmètre ciblant l'Entité en cours de consultation (l'intitulé s'affiche en couleur) et, d'autre part, sur un périmètre ciblant Toutes les entités concernées par ce planning virtuel "Centre de vaccination".

NB : On rappelle qu'au clic sur l'intitulé ou sur l'une des cellules-journées de l'indicateur collectif, le planning est trié pour n'afficher que les agents concernés.

Voici ci-dessous un second exemple de planning anonymisé.
Ici, l'entité virtuelle a été nommée "CDVGC" (pour Centre de Vaccination Grande Capacité).
L'utilisateur a trié l'affichage des agents par équipe. L'équipe regroupant les officiers (OFF) est seule visible sur le planning, montrant toutes leurs occupations (en gris) posées dans d'autres centres ou services.
Les indicateurs collectifs ont été nommés et classés d'une manière différente que celle décrite dans le précédent exemple.

RETEX des SDIS

Voici plusieurs retours d'expérience émanant de gestionnaires utilisateurs d'AGATT :

[1] "Merci encore pour votre réactivité qui va grandement nous faciliter le travail.
En plus d'être un outil performant de gestion du temps de travail, AGATT devient un outil concourant à la gestion de crise pour les SDIS ! Bravo !!!"

[2] "Concernant notre SDIS, nous avons mis en place des mesures similaires sur le logiciel de gestion d'activité AGATT, voici les paramétrages faits :

Gestion du planning de la chaîne de commandement pour les officiers sur le vaccinodrôme
Gestion des SP vaccinateurs ainsi que les infirmiers et médecin du SSSM

Gestion des SPP / SPV et PATS participant à la gestion du vaccinodrôme."

[3] "Nous utilisons AGATT pour TOUTES les missions SSSM. Il a donc été assez logique de paramétrer le logiciel pour assurer aussi le dispositif de vaccination mobilisant environ 200 agents."

[4] "Sur AGATT, nous avons créé un centre de secours "vaccinodrôme" en affectant les agents qui participent au dispositif, au fil de l'eau. Ceux-ci indiquent leur dispo avec l'occupation "DV" et sont confirmés ou pas le jour J avec une occupation "VAC".

Les agents retenus sont intégrés sur des piquets qui représentent la chaîne de vaccination par rapport au dispositif.
Nous avons créé des indicateurs collectifs pour la planification et des indicateurs individuels pour équilibrer la participation de chacun.
Dans les indicateurs collectifs, nous avons des "rôles prépondérants" que l'on a géré avec l'association des compétences :
- Secrétariat,
- Superviseur
- Accueil
- Vaccinations pour les SSSM.

De plus, nous élaborons des convocations individuelles par le résultat de la planification et des piquets.
Derrière la planification, nous générerons l'extraction pour les paiements des indemnités des personnels sur le dispositif.

Après 2 jours de recul, le dispositif de planification est validé et il est efficace."

[5] "On peut dire qu'AGATT nous a vraiment sauvé au centre de vaccination installé dans le parc des expos. 34 agents en multi statuts gérés, 2400 injections par jour planifiées pendant 8 mois, procédure de planification du centre de vaccination avec AGATT montée en 2 jours !".

Comment gérer les titres-restaurant avec AGATT ?

Webmestre — 2020-06-14T09:44:02Z

Un SDIS a besoin de pouvoir gérer les tickets-repas pour au moins deux raisons :

leur attribution en fonction d'activités spécifiques,
leur décompte régulier pour pouvoir, par exemple, anticiper les commandes à venir.

Dans AGATT, ces deux finalités sont traitées à des niveaux différents.
D'une part, lors du paramétrage des règles de durée d'une occupation, d'autre part, via des requêtes statistiques.

Pour attribuer automatiquement des tickets-repas en fonction d'une occupation

Lors du paramétrage des règles de temps de travail, l'une des quatre étapes requises consiste à déterminer la durée d'une occupation à compter du moment où elle est posée. Ce paramétrage d'une "règle de durée" passe par le renseignement très détaillé de tous les champs d'un formulaire.

Renseigner les derniers champs de ce formulaire :

en sélectionnant le nombre (0, 1 ou 2) de titres restaurant décompté par l'occupation,
en sélectionnant les profils d'utilisateur autorisés à modifier le nombre de titres restaurant décompté par l'occupation. Saisie multiple possible.

Enregistrer la règle de durée.
Pour chaque pose d'une occupation de ce type, le nombre voulu de tickets repas sera comptabilisé.

Pour évaluer le nombre de tickets-repas à commander

Deux modules statistiques présents dans AGATT permettent d'isoler un nombre de ticket-repas afin d'anticiper les commandes à venir.
• Avec le “Bilan collectif des occupations”, après sélection des agents et occupations concernées, préciser l'unité d'affichage “titre-restaurant”.

Avec le “Moteur de recherche des occupations”, en renseignant le champ “nombre de titres restaurant”.

Dans les deux cas, le résultat de ces requêtes peut être extrait au format “.csv” (Excel). Un bouton actif signale cette possibilité.

Tâche planifiée "Attribution des titres restaurant"

Celle-ci permet d'analyser le planning a posteriori afin de détecter et de corriger les situations de non-attribution de ticket-restaurant, par exemple, lorsque deux occupations différentes sont posées sur une même journée.
Cette tâche planifiée ne se substitue pas à la gestion par règles de durée, elle la complète. Elle n'a pas vocation à gérer entièrement l'attribution de titres restaurant.

Rendez-vous sur l'article dédié pour comprendre Comment paramétrer la tâche planifiée "Attribution des titres restaurant" ?

Comment consulter les occupations saisies dans le planning sur une journée ?

Webmestre — 2020-04-14T15:16:21Z

Pour accéder à l'historique journalier des utilisateurs d'AGATT ayant posé une ou plusieurs occupations, survolez l'onglet "ADMINISTRATION" de la barre de menus principale et cliquez sur l'item "Journaux".

S'affiche alors le tableau inventoriant l'ensemble des connexions historisées.
Par défaut, les résultats affichés sont ceux de la journée en cours. Un sélecteur placé en haut à gauche du tableau permet de naviguer vers les journées attenantes.

Le tableau indique :

la date de l'opération,
le grade et le nom de l'opérateur,
le type d'opération effectué (ajout, modification, ...),
le mode de saisie (via l'éditeur des occupations, par raccourci-clavier, par cycle, ...),
le type d'occupation posée,
pour quel agent (nom) l'occupation a été posée,
pour quelle date a été posée cette occupation,
un éventuel message associé à cette occupation,
une éventuelle pièce jointe associée à cette occupation,
l'adresse IP de l'opérateur,
les données concernant le navigateur que ce dernier a utilisé.

NB : au survol des pictogrammes contenus dans ce tableau, des informations indiquent leur signification.

Un tableau récapitulatif des modes de saisie figure sous le tableau de l'historique des connexions.

Comment recueillir et exploiter la disponibilité de tous les agents du SDIS ?

Webmestre — 2020-03-19T16:55:23Z

Cet article a été rédigé dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19. Il est inspiré des retours d'expérience de plusieurs SDIS, en particulier de celui du Maine-et-Loire qui avait mis en place une démarche similaire à la suite des évènements de 2015. Des cas d'usage réels sont présentés à la fin de cet article.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Objectifs de la démarche
• Étape 1 : créer une structure départementale
• Étape 2 : créer des équipes pour regrouper les agents
• Étape 3 : affecter en masse les agents dans la structure
• Étape 4 : créer des occupations dédiées
• Étape 5 : créer des indicateurs spécifiques
• Étape 6 : exploiter les informations
• Retours d'expérience de SDIS

Objectifs : recueillir la disponibilité des agents et mesurer le POJ départemental en temps réel

Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leur disponibilité, jour par jour, quel que soit leur statut.
Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leurs besoins : contraintes, gardes d'enfants, etc.
Permettre aux gestionnaires - par exemple le CODIS - de disposer d'une visibilité globale sur le nombre d'agents disponibles dans le département, par jour et par nuit, en temps réel.
Permettre aux gestionnaires d'extraire la liste des agents disponibles, au global ou par spécialité.
Permettre aux gestionnaires d'avoir une vision sur les POJ et PON départementaux.

• Étape n°1 : créer une structure départementale

Cette étape consiste à créer un centre de secours fictif qui regroupera l'ensemble des agents du SDIS.

Créer une nouvelle entité de niveau "Centre de secours", en suivant le mode opératoire : Comment gérer les entités dans AGATT ? .

On recommande de lui donner un nom parlant pour tous les agents, par exemple :
- "Ressources et compétences"
- "Planning global"
Éviter les noms trop vagues, trop connotés dans le temps, ou trop anxiogènes, du type :
- "SDIS" ou "Tout le SDIS"
- "Crise"
- "COVID19"
En tant qu'administrateur, s'auto-affecter sur l'entité nouvellement créée.

On dispose désormais de l'entité dans le sélecteur principal d'AGATT.

• Étape n°2 : créer des équipes pour regrouper les agents

S'appuyer sur le mode opératoire Comment gérer les équipes des centres de secours ou des services ?"

Répartition des agents par équipes :

Répartition selon le statut administratif : créer 3 équipes "SPP", "SPV", "PATS".
Répartition par secteur : créer des équipes correspondant aux groupements territoriaux

Performances d'affichage : pour garantir un temps de chargement rapide, on veillera à paramétrer les 2 champs suivants correctement :

Affectation principale / afficher l'entité par défaut : non
Affectation secondaire / afficher l'entité par défaut : non

• Étape n°3 : affecter les agents dans la structure

Cette étape consiste à affecter l'ensemble des agents du SDIS dans l'entité nouvellement créée, notion abordée dans l'article "Comment gérer les affectations des personnels ?"

Pour affecter les agents en masse

Dans AGATT, l'affectation des agents se fait de façon individuelle.
Plusieurs solutions existent néanmoins pour affecter les agents en masse sur la nouvelle structure afin de gagner du temps :

Soit en utilisant les interfaces RH normalisées fournies par Pretexx. Elles permettent l'import d'informations à partir de fichiers plats.
Soit en faisant la demande auprès de Pretexx. Avec quelques informations, nous pouvons créer les affectations sur l'ensemble des agents.

• Étape n°4 : créer une ou plusieurs occupation(s) dédiée(s)

Cette étape aboutit à la création des occupations permettant aux agents de faire remonter leur disponibilité ou leur besoin.

S'appuyer sur le mode opératoire "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"

Les types d'occupations peuvent être paramétrés comme suit (liste non exhaustive, fournie à titre d'information) :

"Disponible colonne de renfort extra-départemental"
"Disponible COVID19"
"Besoin de garde d'enfant"

La règle de pose doit permettre l'utilisation de l'occupation par le profil "Agent".

Les remontées d'informations des agents n'ont, par nature, pas vocation à décompter du temps. Les mesures de temps de travail, temps de présence et temps

Les horaires, en revanche, peuvent avoir une importance. Si besoin, autoriser le profil "Agent" à modifier les heures de début et fin de présence de l'occupation.

• Étape n°5 : créer les indicateurs

Cette étape consiste à créer les indicateurs collectifs de périmètre départemental correspondant aux besoins à couvrir.

S'appuyer sur le mode opératoire "Comment fonctionnent les indicateurs collectifs ?".

Critère "Entité" :

Créer un ou plusieurs indicateurs collectifs sur le principe des exemples ci-dessous.

Ces exemples sont génériques et doivent être adaptés au paramétrage en vigueur dans chaque SDIS :

Nombre d'agents disponibles :
- Critère "Occupation" : "Disponible COVID 19"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"
Nombre d'agents SPV disponibles :
- Critère "Occupation" : "Disponible COVID 19"
- Critère "Statut administratif" : "SPV"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"
POJ départemental :
- Critère "Occupation" : "Garde 24h"
- Critère "Occupation" : "Garde 12h jour"
- Critère "Occupation" : "Astreinte 24h"
- Critère "Occupation" : "Astreinte 12h jour"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"
PON départemental :
- Critère "Occupation" : "Garde 24h"
- Critère "Occupation" : "Garde 12h nuit"
- Critère "Occupation" : "Astreinte 24h"
- Critère "Occupation" : "Astreinte 12h nuit"
- Critère "Entité" : "Toutes les entités"

• Étape n°6 : exploiter les informations

Cette étape consiste simplement à afficher le planning départemental pour recueillir la disponibilité des agents, afficher le POJ départemental, etc.

Pour la prise en main du planning mensuel, s'appuyer sur le mode opératoire

On veillera en particulier à exploiter les capacités de filtrage des indicateurs collectifs.

RETEX de quelques SDIS utilisateurs

SDIS du Maine-et-Loire (49)

Contexte : le SDIS 49 a été le premier à imaginer un "détournement" d'AGATT afin d'en faire un outil de pilotage départemental.
Principaux besoins couverts :
- Recensement des agents disponibles pour armer une colonne de renfort zonale
- Recensement des effectifs de spécialistes

SDIS de la Sarthe (72)

Contexte : dès l'arrivée de la crise liée au COVID19, le SDIS 72 a créé un planning départemental très proche des principes décrits dans cet article.
Principaux besoins couverts :
- Recensement des besoins des agents pour les gardes d'enfants
- Recensement des agents en télétravail
- Recensement des agents ponctuellement déclarés inaptes par le SSSM
- Recensement des agents en quatorzaine

SDIS de la Somme (80)

Contexte : dès l'arrivée de la crise liée au COVID19, le SDIS 80 a créé un planning départemental très proche des principes décrits dans cet article.
Principaux besoins couverts :
- Vision globale de l'activité de l'ensemble des agents, jour par jour - segmentation par statut administratif.
- Recensement des agents en congés et assimilés.

Comment paramétrer un exercice comptable dans AGATT ?

Webmestre — 2019-09-02T13:31:16Z

AGATT intègre une notion d'exercice, au sens comptable du terme. Un exercice correspond à une période, généralement une année civile. Chaque SDIS peut paramétrer librement ses exercices pour correspondre au règlement intérieur.

La notion d'exercice a des impacts sur plusieurs modules :

Soldes d'absences
Nombre d'heures à effectuer
Indicateurs individuels

Comment l'administrateur fonctionnel peut-il définir les exercices utilisés dans AGATT ?

Dans le menu principal, survoler "ADMINISTRATION", puis cliquer sur l'option "Exercices comptables".

La liste des exercices comptables déjà paramétrés apparaît.

Renseigner le formulaire pour créer un nouvel exercice.

Précisions sur le champ "Afficher dans le planning individuel"
Certains exercices peuvent être créés pour des raisons techniques. Par exemple, pour créer des indicateurs calculant des informations sur des périodes un peu "exotiques". En cochant la case "non", on évite de polluer la liste d'exercices sur lesquels il est possible d'afficher le planning individuel d'un agent.

Précisions sur le champ "Objectif temps de présence"
Il répond à un besoin-métier très précis : la création d'indicateurs individuels décomptant du temps de présence en "mode solde" (soustraction entre un objectif d'heures à atteindre et le nombre d'heures effectivement réalisé).
Contrairement au temps de travail, où l'objectif à atteindre est individuel, l'objectif d'heures de présence au semestre ou à l'année est le même pour tous les agents (généralement 1128h par semestre).
Ce champ permet donc de le saisir pour les exercices correspondant à un semestre ou à l'année entière.
Pour les autres exercices, on laissera la valeur à "0" (zéro).

Précisions sur le champ "Année de rattachement"
On peut ainsi choisir, par exemple, si un exercice du 01/07 - 30/06, pour l'année 2024, peut aller du 01/07/2024 au 30/06/2025 (alors rattachement à la date de début) ou du 01/07/2023 au 30/06/2024 (alors rattachement à la date de fin).

Par défaut, AGATT est livré avec les exercices couvrant la période de 2007 à 2050.

Quels sont les impacts liés à la notion d'exercice ?

Plusieurs modules d'AGATT peuvent utiliser la notion d'exercice :

le Planning individuel : période de planning affichée par exercice,
le Nombre d'heures à effectuer : période sur laquelle le temps consommé (et donc le reliquat) est calculé ; dans ce cas, la période sur laquelle s'appliquent les heures n'est plus l'année civile mais l'exercice sélectionné,
le Suivi du temps planifié et réalisé : période sur laquelle le temps consommé (et donc le reliquat) est calculé,
les Indicateurs individuels : calcul du temps / nombre d'occupations réalisé si l'indicateur utilise un critère "exercice",
le Tableau de bord / Mes statistiques : périodes affichées + calcul,
la Déclinaison mobile / Mes statistiques : périodes affichées + calcul,
le Suivi des demandes : remplissage automatique du formulaire en fonction de l'année et de l'exercice choisis,
le Bilan individuel des occupations : les récapitulatifs de fin de bilan sont calculés par rapport à l'exercice et non par rapport à l'année civile.

Comment bloquer l'accès à AGATT pour maintenance ?

Webmestre — 2019-08-11T16:00:43Z

Comme la plupart des progiciels "full web", AGATT a pour vocation d'assurer un fonctionnement continu, sans interruption de service. Toutefois, dans certains cas, l'administrateur technique peut couper l'accès à l'application :
lors de la mise à jour d'une nouvelle version d'AGATT,
pour assurer des opérations techniques (changement de serveur, de réseau, etc.).

Il est alors possible de placer l'application en mode "maintenance". Ceci a pour effet d'empêcher toute nouvelle connexion de la part des utilisateurs.
Les utilisateurs qui étaient déjà connectés conservent leur session activée afin de ne pas perdre des données ; l'administrateur doit contacter individuellement chaque utilisateur pour l'inviter à se déconnecter.

Pour placer AGATT en mode "Maintenance"

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "ADMINISTRATION" et cliquer sur le menu "Maintenance".

Le module d'activation de l'écran de maintenance apparaît.
Renseigner les champs du formulaire comme suit : .

Mettre en maintenance le site :

"Oui" : active la maintenance.
Les utilisateurs ne peuvent plus se connecter au progiciel.
"Non" : désactive la maintenance.
Les utilisateurs peuvent de nouveau se connecter.

Descriptif de la maintenance
Renseigner de manière claire et concise la raison de la maintenance. Préciser à quel moment est prévu le retour à la normale.
Ce texte sera visible par tous les utilisateurs qui tentent de se connecter à AGATT.

Valider en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER".
La maintenance est activée, il n'est plus possible de se connecter au progiciel.
Le formulaire de connexion à AGATT est remplacé par un écran d'alerte.
Les utilisateurs qui étaient déjà connectés avant l'activation de la maintenance conservent leur session. Si nécessaire, l'administrateur doit les contacter individuellement pour leur demander de se déconnecter.
La liste des utilisateurs connectés est disponible depuis la barre de menus principale, au survol de l'onglet "CONFIGURATION" puis au clic sur le menu "Utilisateurs connectés".

Test de notification courriel :
Entrer une adresse e-mail et envoyer la notification pour vérifier que l'annonce de la maintenance sera bien transmise.

Pour désactiver la maintenance

Le formulaire de connexion étant désactivé, il n'est plus possible de se connecter directement à AGATT.
Il existe cependant une manipulation, du ressort de l'administrateur technique, qui permet de réactiver le formulaire de connexion.
Une fois connecté, l'administrateur peut alors désactiver l'écran de maintenance en reproduisant la procédure présentée plus haut.

Déconnexion de tous les utilisateurs connectés à AGATT en cas de maintenance

Lorsque AGATT est placé en mode "Maintenance" (et uniquement dans ce cas), un bouton "Déconnecter tous les utilisateurs" apparaît dans le module "Utilisateurs Connectés".
Un clic sur ce bouton interrompt l'accès au logiciel de toutes celles et ceux qui seraient en train de l'utiliser.

Comment transférer le planning d'une entité vers celui d'une autre entité ?

Webmestre — 2019-08-11T15:55:55Z

Dans certains cas de figure, il peut être utile d'importer le planning d'un agent affecté à une entité A dans le planning de ce même agent affecté à une entité B.
Par exemple, si l'entité A constituait précédemment l'affectation principale de l'agent et devient désormais son affectation secondaire.

Pour transférer le planning d'un agent d'une entité à une autre

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "ADMINISTRATION" et cliquer sur le menu "Transfert de planning (entre 2 entités)".

Sélectionner le nom d'un agent affecté dans l'entité courante puis cliquer sur "Rechercher".
Le tableau des agents correspondant à l'occurrence recherchée apparaît.

Sélectionner l'agent dont le planning doit être transférer vers une autre entité.
Le tableau des autres entités où l'agent est susceptible d'être affecté apparaît.

Sélectionner l'entité vers laquelle le planning de l'agent choisi doit être transféré.

Définir enfin la période de planification concernée puis cliquer sur "TRANSFÉRER".

Les plannings antécédents de l'agent, sur la période déterminée, seront désormais visibles par les agents planificateurs de la nouvelle entité destinataire des plannings transférés.

Comment importer dans le planning mensuel des occupations depuis le SGO ?

Webmestre — 2019-08-11T15:52:56Z

Cette fonctionnalité consiste à récupérer dans AGATT le planning des agents, une fois la journée échue, depuis le Système de Gestion Opérationnel (SGO) du SDIS. Nos analyses ont démontré qu'il était impossible d'obtenir un taux de réussite proche de 100 % pour un outil entièrement automatisé qui recevrait le planning du SGO et déterminerait tout seul quoi faire pour mettre à jour le planning AGATT en conséquence.
Pour limiter les risques et la perte de temps liés à la gestion de ces erreurs, AGATT dispose de deux outils permettant une opération manuelle fortement assistée.

Tâche planifiée

S'il est trop risqué d'automatiser des modifications dans le planning, il est en revanche tout à fait possible de détecter automatiquement un grand nombre de cas où il n'y a justement pas à modifier le planning. Soit parce que les informations fournies par le SGO sont invalides, soit parce que l'occupation existe déjà à l'identique dans le planning AGATT et qu'aucune modification n'est nécessaire.
Nous proposons donc une tâche planifiée, à exécuter toutes les nuits, qui parcourt les derniers imports reçus du SGO et évacue tous ceux ne nécessitant pas une lecture humaine.

Une visualisation des imports à traiter

Pour les imports restants, un traitement humain est nécessaire.
AGATT propose une fenêtre modale, accessible depuis le planning mensuel. Celle-ci offre une visualisation des imports d'occupations en attente de traitement.
Elle permet ainsi de comparer l'état du planning reçu du SGO avec le contenu de la même journée dans le planning AGATT de l'agent et d'accéder à la fenêtre d'édition des occupations pour effectuer les ajustements nécessaires.
Lorsqu'il a terminé, le planificateur peut indiquer quels imports il a traités, de façon à ce qu'ils ne lui soient plus proposés la prochaine fois.

Cliquer sur le bouton "Import d'occupations" situé tout en bas de l'interface d'AGATT (sous le planning mensuel et ses indicateurs collectifs).

La fenêtre modale d'importation des occupations apparaît :

Dans un premier temps, seul son volet gauche est visible.
Deux filtres permettent d'y afficher, en plus des "Importations à traiter" :

les imports traités Manuellement,
les imports traités Automatiquement.

En cochant l'un et/ou l'autre des deux filtres, le tableau de résultats affiche toutes les occupations à importer après un clic sur le bouton "Enregistrer statuts"

Les colonnes de ce tableau indiquent :

le type d'opération effectuée (pictogramme "Création" ou "Suppression")
les grades, nom et prénom(s) de l'agent,
le statut opérationnel sous lequel l'état planning a été effectué dans le SGO ("P" = professionnel, "V" = volontaire),
l'état de l'occupation dans le planning,
ses date et heure de début,
ses date et heure de fin,
le statut de cet import : "à traiter", "traité manuellement" (M) ou "traité automatiquement" (A).
La dernière en-tête de colonne permet de sélectionner tous les statuts présents.

Au clic sur chacune des lignes du tableau de résultats, le volet droit du module affiche l'éditeur de l'occupation correspondante, que l'utilisateur peut ainsi modifier et/ou enregistrer.
Parallèlement, le planning mensuel est filtré pour n'afficher que le nom de l'agent concerné. On retrouve ici un principe de fonctionnement proche de celui du module des demandes à traiter.


Visualisation des occupations importées à traiter

Interfaces et tâches planifiées

Voir aussi les articles dédiés aux interfaces et tâches planifiées d'AGATT.

Comment transférer le planning d'un agent vers celui d'un autre agent ?

Webmestre — 2019-08-11T15:52:23Z

AGATT offre la possibilité de planifier par anticipation un agent dont l'arrivée est attendue mais qui n'a pas encore été créé de façon formelle dans le progiciel, parce que certaines informations ne sont pas encore connues, comme son matricule RH ou son grade, par exemple.
Pour ce faire, à la création de la fiche individuelle de l'agent, il est nécessaire de renseigner un champ spécifique pour distinguer le caractère "temporaire" ou "définitif" de cette nouvelle fiche.

Tout nouvel agent enregistré comme "temporaire" peut ainsi faire l'objet de poses d'occupations dans le planning du centre de secours ou du service auquel il est affecté, jusqu'au moment où les informations complètes le concernant permettent de l'intégrer à l'établissement en tant qu'agent "définitif".
Pour ne pas perdre les planifications antécédentes de ce même agent, AGATT permet un transfert automatisé du planning (occupations et piquets) de l'agent jadis considéré comme "agent temporaire" vers le planning de l'agent désormais considéré comme "agent définitif".

NB : Ce transfert du planning d'un agent vers celui d'un autre agent se fait obligatoirement à l'intérieur de l'entité courante, entre deux agents affectés à cette même entité.
L'utilisateur qui effectue la saisie du transfert doit donc être lui-même affecté à cette entité, avec un profil d'utilisation qui lui permet d'accéder à ce module.

Pour transférer le planning d'un agent temporaire à un agent définitif

Prenons le cas de l'agent MARTIN. Ses matricules RH, prénom, grades sont inconnus du centre de secours ou service auquel il est affecté.
Considéré comme "agent temporaire" entre mai et juin 2019, son planning a néanmoins été rempli par diverses occupations et piquets.
En juillet de la même année, devenant "agent définitif", son planning doit être transféré de l'agent temporaire "MARTIN" à celui de l'agent définitif "MARTIN Frédéric".

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "CONFIGURATION" et cliquer sur le menu "Transfert de planning (entre 2 agents)"

Le module de transfert de planning apparaît.
Celui-ci comporte trois parties :
un sélecteur de période de transfert,
un tableau listant les agents temporaires affectés dans le CS ou le service,
un champ de recherche de l'agent définitif qui recevra le planning de l'agent temporaire sélectionné.

Sélectionner la période de planification de l'agent dont vous souhaitez transférer le planning. Dans l'exemple ci-dessous, du 1er mai au 30 juin 2019.

Dans le tableau des agents temporaires, sélectionner l'agent dont vous souhaitez transférer le planning. Ici, l'agent temporaire "MARTIN" n'est identifié que sous son seul patronyme.

Dans le champ de recherche, entrer le patronyme de l'agent vers lequel transférer le planning de l'agent temporaire puis cliquer sur le bouton "Rechercher".
Le résultat de la recherche affiche un tableau contenant tous les "agents définitifs" qui répondent à l'occurrence "MARTIN".

Sélectionner l'agent définitif qui doit recevoir le planning à transférer - ici MARTIN Frédéric - puis cliquer sur le bouton "TRANSFÉRER".

Dans les différents modules de planning d'AGATT, les occupations et piquets de l'agent définitif "MARTIN Frédéric" seront visibles, y compris les occupations et piquets planifiés pour lui sur la période de mai/juin 2019 durant laquelle il était considéré comme agent temporaire.

Un cas d'usage concret : le transfert partiel d'occupations

Voici un exemple d'utilisation de la fonctionnalité de transfert, concernant un SDIS souhaitant affecter une partie de ses agents à un centre de vaccination :

les agents ont d'abord été planifiés sur leur affectation principale, avec des types d'occupations spécifiques.
Dans un second temps, le SDIS a créé une nouvelle "entité" dans AGATT pour gérer ce "Centre de vaccination".
Les agents concernés ont été affectés ensuite à cette nouvelle entité en "affectation secondaire".
Un transfert partiel a permis de déplacer les occupations liées à la vaccination dans la nouvelle entité, sans bouleverser le reste du planning des agents.