Outil de communication dont se servent les agents pour écrire toutes les informations importantes de la journée, le "cahier de consignes" est un complément pratique aux outils traditionnels de planification.
Dans AGATT, le cahier de consignes est consultable en ligne, partagé entre les agents. Il peut aussi être imprimé.

Sommaire

Cet article est long.
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• Les types de consignes d’AGATT
• Saisir des consignes
• Intégrer une pièce jointe dans une consigne
• Les consignes dans la déclinaison mobile d’AGATT
• Imprimer les consignes
• Supprimer une consigne
• Autoriser un agent à rédiger les consignes

Les types de consignes d’AGATT

Les consignes sont classées en trois groupes, chaque groupe contenant plusieurs types :

• Consignes opérationnelles
  • Voies - Rues - Routes barrées
  • PI - BI indisponibles
  • Évènements
  • Service Sécurité
  • Logiciel Alerte / Antarès
  • Divers

• Consignes fonctionnelles
  • Réservation de salle
  • Dispense de sport
  • Stagiaires école
  • Visites médicales
  • Visites école
  • Cérémonies
  • Visites de prévention
  • Services internes
  • FMPA journalière
  • Divers

• Consignes engins
  _NB : il s’agit d’un lien entre la liste des engins et les fonctions du centre.
  Lire à ce sujet l’article "Comment paramétrer les engins et fonctions ?"]
  • Indisponible
  • Mutualisation
  • Travaux mécaniques
  • Contrôle Technique - Passage aux mines
  • Formation
  • Réunion
  • Divers

Pour une journée donnée, chaque centre peut rédiger un nombre non limité de consignes. Chaque consigne peut être associée à une journée ou elle peut s’appliquer à une période de plusieurs jours.

Le cahier de consignes est consultable de trois façons complémentaires :

• Planification - Consignes : saisie
• Feuille journalière - onglet "Consignes" : consultation sur écran
• Feuille journalière - version imprimable : consultation papier

Module de saisie des consignes :

Feuille journalière / Onglet de consultation des consignes :

Extrait d’une Impression des consignes :

Comment saisir les consignes ?

Les consignes sont associées à la feuille journalière. L’utilisation du cahier de consignes repose sur les trois étapes suivantes :

1. la création d’une feuille journalière,
2. la saisie des consignes,
3. l’impression (facultative) de la feuille journalière.

Le cahier de consignes étant intimement lié à la vie du centre, la gestion des droits se fait agent par agent. Pour pouvoir rédiger des consignes, il est donc nécessaire d’autoriser au moins un agent du centre à le faire (lire plus bas).

Pour saisir les consignes

• Créer une feuille journalière (cf. l’article dédié "Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?")

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet ’"PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Consignes".

• Le formulaire de saisie d’une consigne apparaît.
Renseigner les champs :

• Type : choisir une catégorie de consigne dans la liste déroulante.
  Ou taper les premières lettres du terme recherché.
• Texte : cet éditeur de texte permet de rédiger le contenu de la consigne en hiérarchisant les informations :
  • en utilisant les styles (gras, italique, souligné),
  • en surlignant avec une ou plusieurs couleurs,
  • en intégrant une liste numérotée ou à puces,
  • en insérant un lien (hypertexte)
  • en supprimant tout ou partie des mises en forme mentionnées ci-dessus.
• Durée : l’option "plusieurs journées" permet de dupliquer la consigne sur une période. Celle-ci fait apparaître deux nouveaux champs :
  • Date de début et de fin : pour définir la période d’application de la consigne, dans le cas d’une consigne sur plusieurs journées.
  • Jours d’effet : pour dupliquer une consigne sur une période, tout en évitant son apparition sur certains jours de la semaine (ex. : consigne redondante ne s’appliquant pas le week-end, par exemple).

• Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

• Répéter l’opération pour l’ensemble des consignes.

Comment associer une pièce jointe à une consigne ?

Il est possible de joindre un document à une consigne dans AGATT en intégrant un lien cliquable qui renvoie vers ce document.

Pour des raisons à la fois pratiques, de sécurité et de souveraineté, il est conseillé d’utiliser France Transfert pour générer ce lien "hypertexte".
Ce service réservé aux agents de l’État permet de :

• déposer une pièce jointe de manière sécurisée,
• de récupérer ("copier") le lien hypertexte de cette pièce jointe,
• de placer ("coller") finalement ce lien dans la consigne AGATT.

Pourquoi est-ce important de bien hiérarchiser un message de consigne ?

Un communiqué, quel que soit sa taille, doit être bien hiérarchisé afin de garantir que les messages et/ou les éléments importants qu’il contient soient correctement reçus et compris. On s’épargne ainsi tout malentendu.

Pour hiérarchiser un message, en l’occurrence ici, une consigne, on peut définir cet ordre d’importance des mots ou groupes de mots de plusieurs manières plus ou moins cumulatives, en écrivant tout en MAJUSCULES, en surlignant en gras, en soulignant ou en utilisant des couleurs symboliques (vert, orange, rouge, ...).
NB : un texte entièrement souligné, en gras et en rouge, n’est pas hiérarchisé ; il est contre-productif ! Les termes importants qu’il contient ne se distinguent pas du reste du message et peut être perçu comme agressif.

Ci-dessous, un exemple de message de consigne hiérarchisé.
Lu rapidement, en diagonale, celui-ci attire l’œil sur les éléments essentiels.
Le nom du lieu est en majuscules pour éviter les ambiguïtés.
Les éléments négatifs sont en rouge, les positifs en vert.
Lorsque cela est possible, sauter des lignes entre les segments importants du texte accroît sa lisibilité, surtout quand beaucoup d’éléments sont surlignés en gras.

N’hésitez pas à fixer des règles consensuelles de hiérarchisation des messages de consignes et à les transmettre (voire à les imposer) aux différents rédacteurs du cahier de consignes. Tout le monde sera gagnant !

Pour consulter les consignes saisies

Les consignes passées, présentes et futures apparaissent à la suite du formulaire de saisie.
Les trois pictogrammes d’option (dans la colonne "Outils") permettent :

• d’afficher la fenêtre contextuelle de l’historique de la consigne
• de modifier le formulaire d’édition de la consigne,
• de désactiver ou de réactiver une consigne. Lorsqu’elle est désactivée, ce troisième pictogramme change et toutes les données de la consigne sont barrées.
  La consigne désactivée n’apparaît plus aux yeux des utilisateurs et pourra être réactivée en cliquant simplement de nouveau sur le pictogramme.

Visibilité des consignes dans la déclinaison mobile d’AGATT

La présence d’une ou plusieurs consignes associées à une journée de planning est signalée dans la déclinaison mobile par un pictogramme.

Celui-ci est visible et fonctionnel :

• dans le menu "Burger" (menu principal),
  NB : le menu "Consignes" n’apparaît que si une consigne a été enregistrée dans les 7 derniers jours.
  De plus, ce fonctionnement s’applique selon l’entité à laquelle on est affectée. Ainsi, au sein d’un même SDIS, les agents d’un service administratif qui n’a pas recours au cahier de consignes d’AGATT ne verront jamais ce menu, tandis que les agents d’un CS pourront y accéder.

• dans l’affichage du planning en mode "Liste" > "MON PLANNING (Année)".

Il suffit de toucher ce pictogramme pour visualiser l’ensemble des consignes spécifiées pour la journée choisie.
Les styles de mise en forme du texte de la consigne (sa hiérarchisation) sont respectés.

Pour imprimer les consignes du jour

Au quotidien, les agents du centre de secours ont besoin de voir les consignes du jour. Dans certains cas, on souhaite également pouvoir imprimer le cahier de consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Feuille de gardes journalière".

• Cliquer sur l’onglet "Consignes". Le cahier de consignes du jour apparaît.

• Pour imprimer le cahier de consignes, cliquer sur le bouton "Imprimer" qui se trouve sous le tableau d’onglets. Une fenêtre contextuelle "Contenu de l’impression" apparaît. Cocher la case "Consignes" puis "Valider l’impression".

Reportez-vous à l’article "Comment imprimer la feuille journalière ?" pour connaître les tenants et aboutissants de cette procédure.

• Suivant la version du navigateur utilisé, la configuration personnalisée de l’impression s’effectue différemment.

• Si vous ne savez pas encore configurer les paramètres de mise en page d’une l’impression, reportez-vous sur cette page (pour les utilisateurs de Firefox).
• Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton "Imprimer" pour lancer l’impression.

Comment supprimer une consigne

AGATT empêche volontairement la suppression de consigne mais permet en revanche de les désactiver ou de les activer.
La fonctionnalité étant accessible à de très nombreux utilisateurs (sans quoi elle aurait beaucoup moins d’utilité), les CIS avec lesquels nous avons travaillé à sa conception, considèrent cet interdit de suppression comme un garde-fou nécessaire afin, d’une part, d’assurer la traçabilité des actions sur les consignes et, d’autre part, de pouvoir restaurer facilement des consignes passées.

En pratique, nous avons donc fait en sorte qu’une désactivation de consigne ait pratiquement le même effet qu’une suppression :

• la consigne désactivée n’apparaît plus dans les feuilles journalières,
• dès qu’une consigne concerne une date passée (qu’elle soit activée ou non), celle-ci disparaît de l’écran de saisie.
  Une consigne désactivée ne pollue donc pas l’écran de saisie.

Comment autoriser les agents à utiliser le cahier de consignes ?

Le paramétrage des droits d’accès s’effectue sur deux niveaux :

1. Paramétrer les profils d’utilisateur autorisés à utiliser le cahier de consignes.
2. Autoriser chaque agent à rédiger des consignes selon les groupes (opérationnelles / fonctionnelles / engins).

Paramétrage des profils

Pour le fonctionnement général, lire l’article dédié "Comment fonctionne le système des profils d’utilisateurs ?".

Les droits associés aux consignes sont :

• Planification : Consignes  : l’utilisateur peut accéder en consultation au module de saisie des consignes.
• Gestion des consignes :
  • Lecture : l’utilisateur peut consulter les droits des agents sur la gestion des consignes.
  • Création / modification : l’utilisateur peut modifier les droits des agents sur la gestion des consignes.

Autorisation des agents

Une fois le paramétrage des profils effectué par l’administrateur fonctionnel, le chef de centre a la responsabilité d’autoriser ses agents à rédiger les consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "GESTION DES AGENTS" puis cliquer sur le menu "Liste des agents".

La liste des agents affectés au service apparaît.
Pour voir les droits d’un agent sur le cahier de consignes, cliquez sur le pictogramme :

• Utiliser le formulaire pour définir les droits de l’agent sur chaque groupe de consignes. Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".