Comment gérer un centre de vaccination avec AGATT ?

Ce second article a été rédigé dans le cadre de la campagne de vaccination massive liée à crise sanitaire de 2020-2021. Il se base sur les retours d’expérience de quelques-uns des 27 SDIS de la communauté AGATT. Leurs témoignages figurent au bas de cet article.

Objectif : assurer la gestion des centres de vaccination

AGATT est un outil dédié à la gestion du temps, généralement à l’échelle d’un centre de secours ou d’un service. Son caractère modulable permet d’atteindre le même résultat à l’échelle du département. On peut ainsi déployer un planning permettant d’afficher plusieurs milliers d’agents.
Ce tutoriel permet d’atteindre les objectifs suivants :

  • Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leur disponibilité, jour par jour, quel que soit leur statut.
  • Permettre aux gestionnaires de disposer d’une visibilité globale sur le nombre d’agents disponibles pour des opérations de vaccination, en temps réel.
  • Permettre aux gestionnaires d’organiser la vaccination : injections, logistique, commandement, en tenant compte des compétences des agents.

Les bonnes questions à se poser avant de commencer

Selon les réponses apportées, on adaptera la stratégie et le paramétrage dans AGATT.

  • Y a-t-il un ou plusieurs centres de vaccination ?
  • Quels sont les agents participants à la campagne de vaccination ?
  • Les agents vont-ils fournir leurs disponibilités sur leur CIS (ou service) habituel de rattachement ou sur le centre de vaccination ?

Étape n°1 : créer une structure départementale

Cette étape consiste à créer un centre de secours fictif qui regroupera l’ensemble des agents du SDIS.

  • On recommande de lui donner un nom parlant pour tous les agents, par exemple :
    • "Ressources et compétences"
    • "Planning global"
  • Éviter les noms trop vagues, trop connotés dans le temps, ou trop anxiogènes, du type :
    • "SDIS" ou "Tout le SDIS"
    • "Crise"
    • "COVID"
  • En tant qu’administrateur, s’auto-affecter sur l’entité nouvellement créée.

  • On dispose désormais de l’entité dans le sélecteur principal d’AGATT.

Étape n°2 : créer des équipes pour regrouper les agents

Cette étape consiste à créer des équipes dans l’entité départementale fictive pour faciliter l’exploitation des données par la suite. Cette opération est facultative - en complément AGATT propose d’autres moyens pour filtrer les agents.

  • S’appuyer sur le mode opératoire Comment gérer les équipes des centres de secours ou des services ?"
  • Répartition des agents par équipes :
    • Répartition selon le statut administratif : créer 3 équipes "SPP", "SPV", "PATS".
    • Répartition par secteur : créer des équipes correspondant aux groupements territoriaux
  • Performances d’affichage : pour garantir un temps de chargement rapide, on veillera à paramétrer les 2 champs suivants correctement :
    • Affectation principale / afficher l’entité par défaut : non
    • Affectation secondaire / afficher l’entité par défaut : non

Étape n°3 : affecter les agents dans la structure

Cette étape consiste à affecter l’ensemble des agents du SDIS dans l’entité nouvellement créée, notion abordée dans l’article "Comment gérer les affectations des personnels ?"

Pour affecter les agents en masse

Dans AGATT, l’affectation des agents se fait de façon individuelle.
Plusieurs solutions existent néanmoins pour affecter les agents en masse sur la nouvelle structure afin de gagner du temps :

  • Soit en utilisant les interfaces RH normalisées fournies par Pretexx. Elles permettent l’import d’informations à partir de fichiers plats.
  • Soit en faisant la demande auprès de Pretexx. Avec quelques informations, nous pouvons créer les affectations sur l’ensemble des agents.

Étape n°4 : créer une ou plusieurs occupation(s) dédiée(s)

Cette étape aboutit à la création des occupations permettant aux agents de faire remonter leur disponibilité ou leur besoin.

  • S’appuyer sur le mode opératoire "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"
  • Les types d’occupations peuvent être paramétrés comme suit (liste non exhaustive, fournie à titre d’information) :
    • "Injection"
    • "Chef de centre de vaccination"
    • "Officier moyens vaccinodrôme"
    • "Officier renseignement vaccinodrôme"
    • "Logistique"
    • "Disponibilité pour vaccinodrôme"

  • La règle de pose doit permettre l’utilisation de l’occupation par le profil "Agent".
  • Les remontées d’informations des agents n’ont, par nature, pas vocation à décompter du temps. Les mesures de temps de travail, temps de présence et temps de récupération sont donc paramétrées à zéro.
  • Les horaires, en revanche, peuvent avoir une importance. Si besoin, autoriser le profil "Agent" à modifier les heures de début et fin de présence de l’occupation.

Étape n°5 : créer un ou plusieurs types de compétences

Cette étape aboutit à la création de compétences, lesquelles seront associées aux agents pour faciliter la planification.

On conseille de créer un groupe de compétences "Vaccination", contenant par exemples les types de compétences suivants :

  • "Vaccinateur"
  • "Logisticien"
  • "Administratif"

La création peut être prise en charge par l’administrateur technique du SDIS ou par Pretexx.

Étape n°6 : créer les indicateurs

Cette étape consiste à créer les indicateurs collectifs de périmètre départemental correspondant aux besoins à couvrir.

  • Créer un ou plusieurs indicateurs collectifs sur le principe des exemples ci-dessous. Ces exemples sont génériques et doivent être adaptés au paramétrage en vigueur dans chaque SDIS :
    • Nombre d’agents disponibles :
      • Critère "Occupation" : "Disponible Vaccination"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"
    • Vaccinateurs :
      • Critère "Occupation" : "Injection"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"

Ajouter un critère "Périmètre" à chacun de ces indicateurs.

Étape n°7 : exploiter les informations

Cette étape consiste simplement à afficher le planning départemental pour recueillir la disponibilité des agents, afficher le POJ de vaccinateurs, etc.

  • Pour la prise en main du planning mensuel, s’appuyer sur le mode opératoire "Comment utiliser le planning mensuel ?".
  • On veillera en particulier à exploiter les capacités de filtrage des indicateurs collectifs.
  • Au delà du planning, le module "Rapport des occupations" peut présenter un intérêt pour extraire des informations jour par jour, en particulier pour les usages de remontées d’informations comportant des messages de la part des agents (via le champ "Message occupation").

En agrandissant l’exemple de planning (anonymisé) ci-dessus, on observe :

[1] Dans le sélecteur d’entités, situé en haut de l’interface, l’utilisateur se connecte à l’entité virtuelle "Centre de Vaccination", créée pour gérer les centres de vaccination mis en place par le SDIS.

[2] Au survol de l’onglet "PLANIFICATION", on affiche le "Planning mensuel".
Celui-ci rend visibles les occupations déjà planifiées de tous les agents, quel que soit leur CS ou service d’affectation.
Les occupations en couleur correspondent aux occupations posées dans le planning de l’entité "Centre de vaccination", sur les créneaux de disponibilité des agents.

[3] Le survol de chaque cellule fait apparaître l’infobulle des occupations, laquelle détaille l’intitulé exact de l’occupation posée, sa nature, ses horaires, le lieu sur lequel elle se déroule.

[4] Les indicateurs collectifs, présents sous le planning, ont ici été classés en deux groupes d’indicateurs.
Dans le paramétrage de ces indicateurs, le critère "Périmètre" a été rentré et il a été, d’une part, défini sur un périmètre ciblant l’Entité en cours de consultation (l’intitulé s’affiche en couleur) et, d’autre part, sur un périmètre ciblant Toutes les entités concernées par ce planning virtuel "Centre de vaccination".

NB : On rappelle qu’au clic sur l’intitulé ou sur l’une des cellules-journées de l’indicateur collectif, le planning est trié pour n’afficher que les agents concernés.

Voici ci-dessous un second exemple de planning anonymisé.
Ici, l’entité virtuelle a été nommée "CDVGC" (pour Centre de Vaccination Grande Capacité).
L’utilisateur a trié l’affichage des agents par équipe. L’équipe regroupant les officiers (OFF) est seule visible sur le planning, montrant toutes leurs occupations (en gris) posées dans d’autres centres ou services.
Les indicateurs collectifs ont été nommés et classés d’une manière différente que celle décrite dans le précédent exemple.

RETEX des SDIS

Voici plusieurs retours d’expérience émanant de gestionnaires utilisateurs d’AGATT :

[1] "Merci encore pour votre réactivité qui va grandement nous faciliter le travail.
En plus d’être un outil performant de gestion du temps de travail, AGATT devient un outil concourant à la gestion de crise pour les SDIS ! Bravo !!!"

[2] "Concernant notre SDIS, nous avons mis en place des mesures similaires sur le logiciel de gestion d’activité AGATT, voici les paramétrages faits :

  • Gestion du planning de la chaîne de commandement pour les officiers sur le vaccinodrôme
  • Gestion des SP vaccinateurs ainsi que les infirmiers et médecin du SSSM
  • Gestion des SPP / SPV et PATS participant à la gestion du vaccinodrôme."

[3] "Nous utilisons AGATT pour TOUTES les missions SSSM. Il a donc été assez logique de paramétrer le logiciel pour assurer aussi le dispositif de vaccination mobilisant environ 200 agents."

[4] "Sur AGATT, nous avons créé un centre de secours "vaccinodrôme" en affectant les agents qui participent au dispositif, au fil de l’eau. Ceux-ci indiquent leur dispo avec l’occupation "DV" et sont confirmés ou pas le jour J avec une occupation "VAC".

  • Les agents retenus sont intégrés sur des piquets qui représentent la chaîne de vaccination par rapport au dispositif.
  • Nous avons créé des indicateurs collectifs pour la planification et des indicateurs individuels pour équilibrer la participation de chacun.
  • Dans les indicateurs collectifs, nous avons des "rôles prépondérants" que l’on a géré avec l’association des compétences :
    • Secrétariat,
    • Superviseur
    • Accueil
    • Vaccinations pour les SSSM.

De plus, nous élaborons des convocations individuelles par le résultat de la planification et des piquets.
Derrière la planification, nous générerons l’extraction pour les paiements des indemnités des personnels sur le dispositif.

Après 2 jours de recul, le dispositif de planification est validé et il est efficace."

[5] "On peut dire qu’AGATT nous a vraiment sauvé au centre de vaccination installé dans le parc des expos. 34 agents en multi statuts gérés, 2400 injections par jour planifiées pendant 8 mois, procédure de planification du centre de vaccination avec AGATT montée en 2 jours !".