Pour attribuer des occupations (gardes, congés, etc.) à un agent, celui-ci doit être affecté à un centre de secours ou à un service. Le nombre de ces affectations n’est pas limité.

En plus de son affectation, l’agent reçoit un profil d’utilisateur grâce auquel le progiciel sera en mesure de reconnaître quels sont ses droits d’accès dans chaque centre de secours ou service auquel il est affecté.

Chaque affectation d’un agent peut disposer de son propre profil, différent de celui de ses autres affectations.
Voici quelques cas de figure représentatifs :

Cet article est long.
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• Créer une affectation pour un agent
• Modifier une affectation existante
• Affectation de type "renfort"

Pour créer une affectation pour un agent

Lors de la saisie de la fiche individuelle d’un nouvel agent, celui-ci n’a pas d’affectation. Dans le module "Liste des agents", accessible au survol de l’onglet "GESTION DES AGENTS" de la barre de menus principale.
Les agents sans affectation principale active peuvent être triés, en cochant la case "Afficher les agents inactifs" dans la zone de filtres qui surplombe le tableau listant les agents.

Pour créer une affectation, cliquer sur le pictogramme "Consulter les affectations et profils de cet agent".

Comme dans la plupart des modules de configuration d’AGATT, on trouve ici, dans la partie supérieure, un tableau dynamique listant la ou les affectations de l’agent et, dans la partie inférieure, un formulaire de création/modification d’affectations.

Le tableau des affectations existantes est dynamique, triable (via les en-têtes de colonne) et augmenté d’un moteur de recherche.
Il résume et reprend l’ensemble des informations inhérentes à chaque affectation.
Sa dernière colonne, "Actions", contient des pictogrammes de modification, suppression ou consultation de l’historique de chaque affectation.

Par défaut, le formulaire de "Création d’affectations" s’affiche sous le tableau des affectations existantes. La création d’une nouvelle affectation nécessite donc le remplissage des champs de ce formulaire.

• Création multiple : cocher "oui" pour sélectionner plusieurs affectations d’un coup.
  Cette fonctionnalité permet d’affecter un agent à responsabilités à plusieurs entités. En cochant le bouton "oui", le sélecteur inférieur "Affecter l’agent à l’entité" s’ouvre automatiquement et l’utilisateur peut alors sélectionner une ou plusieurs entité (saisie sélective possible : Ctrl+clic) dans la liste déroulante qui lui est proposée.

• Affecter l’agent à l’entité* : centre de secours ou service auquel on souhaite affecter l’agent.
• Avec le profil de : définit les fonctionnalités auxquelles l’agent aura accès dans le progiciel.
  NB : les profils d’accès qui apparaissent dans le sélecteur déroulant sont des profils inférieurs ou égaux en droits à ceux de l’utilisateur habilité à remplir ce formulaire.
• Couleur de fond : détermine la couleur associée à l’agent dans le planning ou la liste mensuelle des piquets. Le recours à ces couleurs permet notamment de distinguer visuellement des groupes d’agents selon leurs grades, leurs compétences, leurs spécialités, par exemple.

• Affectation principale : Cocher "oui" s’il s’agit du CS dans lequel l’agent assure l’essentiel de son activité.
• Statut Administratif  : spécifier, via le sélecteur déroulant, si l’agent est professionnel (SPP, PATS) volontaire (SPV), s’il dispose d’un double-statut (SPP + SPV ou PATS + SPV) ou un autre statut.
• Renfort : ce critère sert à ne pas laisser la possibilité au centre de secours/service de modifier le planning de l’agent (voir le paragraphe "Renfort", plus bas).
• Actif : un agent dont l’affectation est inactive n’est pas affiché dans la plupart des modules du progiciel (planning mensuel, piquets, etc.). Ce paramètre est utile dans le cas d’agents mutés ou de départs en retraite, afin que l’agent n’apparaisse plus dans le progiciel, tout en conservant son historique d’activité.
• Type d’affectation : "Ressource" ou "Utilisateur".
  • L’agent avec une affectation "Ressource" fait partie du centre de secours / service. Son planning apparaît et peut-être modifié.
  • L’agent avec une affectation "Utilisateur" ne fait pas partie du centre de secours / service. Son planning n’apparaît pas dans ce service.
    Ce type d’affectation est généralement utilisé pour permettre à un agent de voir le planning d’un CIS / service, sans que celui-ci ait accès au planning de l’agent (par exemple pour un administrateur).
• Ordre planning : permet de trier les agents d’une même entité dans le planning. Les numéros les plus faibles apparaissent en premier.

Cliquer enfin sur ENREGISTRER pour valider la saisie du formulaire.
L’affectation apparaît alors dans le tableau supérieur.

Pour modifier une affectation existante

La procédure de modification d’une affectation est sensiblement la même que celle de sa création.
Après avoir repéré l’agent dans la "Liste des agents", puis après avoir cliqué sur le pictogramme "Gestion des affectations et des profils" (colonne "Actions"), le module des affectations de l’agent apparaît.
Dans la colonne "Actions" du tableau des affectations existantes, cliquer sur le pictogramme "Modifier cette affectation" pour afficher sous le tableau le formulaire de "Modification de l’affectation".

Le formulaire de modification reprend l’ensemble des champs du formulaire de création, dont celui qui permet d’attribuer à l’agent un autre profil d’accès que celui qui avait été défini initialement.
A cela s’ajoutent les nouveaux champs :

• Équipes : ce sélecteur permet d’associer l’agent à une ou plusieurs équipes configurées dans le CS. Presser [CTRL] + clic gauche pour sélectionner plusieurs équipes.
• Valideur niveau 1 (fonction optionnelle) : le ou les utilisateurs sélectionnés seront alertés lors de la pose de demandes par cet agent. Ils pourront émettre un avis consultatif sur les demandes de congés. Presser [CTRL] + clic gauche pour sélectionner plusieurs agents.
  Par exemple : un "Chef d’équipe" peut être désigné comme valideur de niveau 1 pour émettre un avis consultatif sur les demandes.
• Valideur niveau 2 (fonction optionnelle) : le ou les utilisateurs sélectionnés seront alertés lors de la pose de demandes par cet agent. Ils pourront valider ou refuser les demandes de congés. Presser [CTRL] + clic gauche pour sélectionner plusieurs agents.
  Par exemple : un "Chef de centre" (planificateur) peut être désigné comme valideur de niveau 2 pour émettre une validation définitive sur les demandes.

NB : pour faciliter le choix des valideurs à désigner, les agents proposés dans ces deux champs de sélection sont classés selon leur profil d’accès dans AGATT.
Parallèlement, dans les légendes (situées à droite des champs à renseigner) figure le rappel de ces profils d’accès (paramétrés par le SDIS lui-même) et des occupations que les agents détenant ces profils peuvent traiter.

Cliquer enfin sur ENREGISTRER pour valider la saisie du formulaire.
Les modifications de l’affectation modifiée sont répercutées dans le tableau supérieur.

Précisions sur les niveaux de validation

• Par défaut, le "valideur de demande" est le seul à pouvoir traiter les demandes de l’agent. Il est toutefois possible de contourner cette limite en donnant à certains utilisateurs le droit "Traitement des demandes dont je ne suis pas le valideur".
Cf. Paramétrage des droits du profil > Planning : droit n° 120

• Si le niveau 1 de validation n’est pas activé, par la désignation d’un ou plusieurs valideurs, le niveau 2 fonctionne comme niveau unique de validation. Aussi, le niveau 1 n’est utile que dans le cas où un SDIS en trouve la nécessité selon les contraintes de son circuit de validation habituel.
Autrement dit, s’il n’y a pas de besoin de définir un niveau d’avis consultatif dans le circuit de validation, on ne renseigne que le ou les agents du champ "Valideur niveau 2".

• Tant qu’une demande n’est traitée que par un valideur de niveau 1, celle-ci reste dans le planning à l’état de demande, c’est-à-dire transparente (sans couleur).

Rappels concernant les droits de validation

Pour apparaître dans la liste des valideurs de niveau 1, il faut :

• être affecté dans le CSP concerné,
• détenir le droit/profil n°134 : “Volet des demandes à traiter : émission d’avis”.

Pour apparaître dans la liste des valideurs de niveau 2, il faut :

• être affecté dans le CSP concerné,
• détenir le droit/profil n°75 : “Volet des demandes à traiter”.

Comment fonctionnent les affectations de type "renfort" dans AGATT ?

Le principe général qui régit la planification dans AGATT est le suivant : "Chaque centre de secours ou service est souverain sur sa planification." Ceci implique qu’une fois qu’un agent est affecté à un établissement, les planificateurs de ce même établissement peuvent modifier le planning de l’agent.

Cependant, dans certains cas, un agent peut-être envoyé dans un CS en tant que "renfort", c’est-à-dire qu’il est envoyé de la part d’un autre CS, pour un besoin ponctuel.
Il est alors gênant que le CS qui reçoit le renfort puisse modifier le planning de l’agent qui vient renforcer son effectif. Pour éviter cette gêne, on spécifie alors que l’affectation secondaire de l’agent est de type "affectation renfort", afin d’empêcher le CS destinataire (ou CS "renforcé") d’avoir la main sur l’emploi du temps de l’agent qui lui est ponctuellement affecté.

Un exemple concret :

1. Le SPV J. Bellegarde a son affectation principale au CS de Lisieux (14).
2. Le CS de Bayeux (14) a besoin de renforts. Les deux CS se mettent d’accord pour que Lisieux envoie des agents en renfort, dans la mesure de ses possibilités.
3. J. Bellegarde est volontaire pour prendre des gardes à Bayeux.
4. L’administrateur AGATT lui crée alors une affectation secondaire de type "renfort" dans le CS de Bayeux.
5. J. Bellegarde peut désormais prendre des gardes à Bayeux.
6. Le CS de Bayeux reçoit l’agent en renfort mais il n’a pas le droit de modifier l’emploi du temps de l’agent. C’est le CS de Lisieux qui reste maître de l’emploi du temps de l’agent J. Bellegarde.

Pour créer une affectation de type "renfort"

Pour des raisons de sécurité, seul l’administrateur peut créer/modifier une affectation de type "renfort".

Dans la "Liste des agents", repérer l’agent que l’on souhaite envoyer en renfort dans un CS, puis cliquer sur le pictogramme de "gestion des affectations".

Créer l’affectation (cf. mode opératoire "Comment créer une affectation ?" au début de cet article).
Dans le formulaire situé sous le tableau des affectations existantes, pour le paramètre "Renfort", sélectionner la valeur "oui".

Enfin, valider la création de l’affectation en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER".

POINT DE VIGILANCE

Si certains champs du formulaire de modification de l’affectation d’un agent n’apparaissent pas (comme, par exemple, le champ "Renfort"), il est probable que l’utilisateur ne détienne pas les droits d’accès à ces fonctionnalités.
De nombreux droits spécifiques à chacune de ces fonctionnalités existent et/ou sont régulièrement ajoutés (cf. ci-dessous).
Voyez avec les administrateurs fonctionnels d’AGATT pour les activez si vous en avez besoin.

Gestion des agents affectés en renfort dans un centre de secours/service

L’établissement qui reçoit un renfort peut modifier certains aspects liés à l’agent, tandis que d’autres aspects sont verrouillés :

• Planning mensuel : le gestionnaire de planning du CS "renforcé" n’a accès au planning de l’agent affecté "en renfort" qu’en "lecture seule" (pas de pose d’occupation, pas de rédaction de message possibles).
• Indicateurs collectifs du planning mensuel : l’agent est pris en compte dans les totaux.
• Feuille journalière : le gestionnaire de la feuille de gardes du CS "renforcé" peut attribuer des piquets à l’agent affecté "en renfort", uniquement les jours où l’agent est de garde dans le CS "renforcé".
• Statistiques : l’agent est pris en compte dans tous les volets statistiques du CS "renforcé".