Dans AGATT, les congés sont enregistrés, au même titre que les autres activités - ou "occupations" - des agents (gardes, stages, etc.).
L’agent pose ses congés dans le module "MON PLANNING" ; ces occupations à l’état de "demande" sont ensuite validées ou refusées par sa hiérarchie et l’agent bénéficie d’une visualisation permanente de ses périodes de congés, de l’état de ses demandes en cours et leur suivi, depuis le Tableau de bord d’AGATT, en se connectant simplement au progiciel.

Côté planificateur, le suivi du nombre de congés posées est possible, notamment grâce aux "Indicateurs individuels". Dans ce cas, le compteur propre à un agent additionne les congés au fur et à mesure que ceux-ci sont posés.

Toutefois, pour un suivi plus fin, le planificateur peut définir à l’avance le nombre de congés accordés à un agent dans le module de "Suivi (individuel) des absences", accessible depuis la Liste des agents (cf. description ci-après). Une fois cette opération effectuée, le progiciel soustrait chaque congé du total défini, au fil de l’année, ce qui garantit une traçabilité complète.

Ce principe de quota peut être utilisé également pour les RTT, les stages, les FMA, ou tout autre type d’occupation pour laquelle on souhaite définir un nombre maximum d’absences à ne pas dépasser.

Pour définir la quantité d’absences accordées par an à chaque agent

Dans la description suivante, nous verrons la cas du suivi individuel des temps de congés posés par l’agent au fil de l’année. Sur le planning, ces temps d’absence sont des occupations soumises au circuit de validation d’AGATT, c’est-à-dire passant par au moins deux états : état de demande (l’occupation apparaît en transparence sur le planning) et état validé (l’occupation apparaît en couleur sur le planning).
Le même procédé pourra être appliqué à d’autres types d’occupation constituant des absences (RTT, stage, FMA, renfort, concours examen, ...).

A partir de la version "Pontacq" d’AGATT (sept. 2023), le module de Suivi des demandes à échelle départemental permet de rechercher et de consulter les soldes de plusieurs agents et de plusieurs entités dans un même tableau.

• Dans le menu principal, survoler l’onglet "GESTION DES AGENTS" puis cliquer sur le menu "Liste des agents".

Dans la colonne "Actions" du tableau de résultats, cliquer sur le pictogramme montrant une silhouette barrée d’une croix rouge pour afficher le module de suivi des absences.

La rubrique de suivi (individuel) des absences se compose de trois parties :

• le module de recherche des types d’absence par agent,
• les différents tableaux de soldes d’absences (s’ils ont déjà été créés),
• le formulaire de création d’un solde d’absences spécifique à l’agent sélectionné.

Le module de recherche de types d’absence

Il permet de sélectionner un agent pour consulter tout ou partie (sélection multiple) des soldes d’absence par type d’occupation accordée, préalablement créés.
Si aucun tableau de solde d’absences n’existe pour l’agent sélectionné, on utilise le formulaire de création d’un solde d’absences, présent dans la partie inférieure de la rubrique, selon le mode opératoire décrit ci-dessous.

Quatre champs à renseigner :

• sélection de l’agent dont on souhaite afficher les tableaux de suivi des absences,
• définition des dates de début et de fin pour la période d’extraction (affichage) des tableaux de suivi d’absences,
• sélection d’une ou plusieurs occupations dont on souhaite afficher les tableaux de suivi.

Le formulaire de création d’un solde d’absence

Une fois l’agent sélectionné, pour créer un nouveau solde d’absences, on doit renseigner le formulaire de "Création du solde de l’agent..." qui apparaît dans la partie inférieur de la rubrique.

Dans le cas de la création d’un solde de congés annuels, par exemple, saisir les informations suivantes, après avoir défini le libellé ’"Congés" (par exemple) du nouveau solde :

• Type d’absence accordé : sélectionner l’occupation "Congés" (ou "RTT", ou tout autre type d’occupation selon le besoin, et le paramétrage en vigueur dans le SDIS).

• Année  : choisir l’année de référence.

• Exercice comptable : sélectionner l’un des exercices comptables prédéfinis.

• Libellé : donner un nom au solde d’absences

• Quantité prévue : Saisir le nombre d’absences auquel l’agent a droit.

• Début de période cible : choisir la date à partir de laquelle il sera possible de poser les occupations.
  NB : La "période cible" est celle durant laquelle ce type d’absence pourra être posé (souvent du 01/01/N au 30/04/N+1)

• Fin de période cible : choisir la date à partir de laquelle il ne sera plus possible de poser les occupations.

NB (à partir de la version Najac d’AGATT) : en choisissant le type d’absence accordé "Compte épargne temps" (CET), le formulaire de création ou de modification ne contient plus les champs "Année", "Exercice comptable", "Début de période cible" et "Fin de période cible".
Le CET étant valable pendant toute la carrière de l’agent, ces champs sont supprimés car superflus.

• Appliquer également la saisie aux agents suivants : les autres agents de l’entité apparaissent.
  Pour créer le même solde d’absence à d’autres agents, les sélectionner en cliquant sur la touche [CTRL] du clavier + clic gauche de la souris sur le nom de chaque agent auquel on souhaite appliquer ce même solde d’absences.

• Valider la saisie en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER".
Un tableau récapitulatif apparaît :

On constate dans l’image ci-dessus :

• que l’on a demandé à afficher les soldes d’absences pour les occupations "Congé annuel" et "Compte Épargne Temps" ;
• que l’on retrouve dans le tableau de suivi du solde d’absences "Congé annuel" les informations entrées dans le formulaire de création de ce solde d’absences (libellé, année, exercice, périodes cibles, ...) ;
• que ce tableau contient autant de lignes de soldes d’absences que d’années de suivi de ces soldes ;
• que ce tableau contient :
  • une colonne "Quantité posée (dont demandes)" qui indique le nombre d’occupations "Congé annuel" posées par l’agent dans le planning, dont celles qui n’ont pas encore été validées,
  • une colonne "Quantité transférée" qui indique l’éventuel reliquat de congés transférés dans le solde de l’année suivante ou dans le CET,
  • une colonne "Reliquat" qui indique ce qui reste dans le solde, c’est-à-dire ce qui n’a été ni posé par l’agent, ni transféré ailleurs (ni indemnisé dans le cas du CET),
  • une colonne "Mode de calcul" qui indique en règle générale la mention "Automatique" (tâche planifiée qui permet à AGATT d’actualiser automatiquement les soldes en temps réel, dès qu’une demande est émise/validée),
  • une colonne "Actions" contenant différents pictogrammes. Voir plus bas ;
• qu’une corrélation existe entre le tableau de suivi des soldes de congés annuels et le tableau de suivi du CET de l’agent. Voir le paragraphe "Gestion du Compte Épargne Temps", plus loin ;
• que les colonnes "Année" et "Exercice" indiquent la période durant laquelle l’agent acquiert le droit à la "quantité prévue" associée. Cela signifie que chaque agent ne peut avoir qu’un seul solde pour un type occupation et une combinaison année + exercice donnée.
  NB : La plupart du temps, les congés sont gérés à l’année, donc chaque agent possède un solde par an et par type d’occupation, pour un exercice couvrant toute l’année. Mais parfois, dans le cas d’une gestion au semestre, l’agent peut posséder deux soldes pour le même type d’occupation et la même année, respectivement pour les exercices des 1er et 2ème semestres.
• On constate enfin que la colonne "Fin de période cible" indique généralement une date de toute fin d’année (31/12/N).
  C’est en jouant sur cette date de fin de période cible que l’on peut autoriser les agents à poser leurs congés jusqu’au début de l’année N+1, par exemple en la définissant au 30/04/N+1.

Les pictogrammes de la colonne "Actions" du tableau de suivi :

Au clic sur l’un de ces différents pictogrammes, on peut :

• (picto loupe) afficher le détail de chaque occupation posée, c’est-à-dire tout ce qui justifie le passage de la "quantité prévue" au "reliquat", ce qui inclut :
  • les demandes posées dans le planning (sans tenir compte des demandes refusées),
  • les transferts entrants et sortants,
  • les indemnisations (CET uniquement), c’est-à-dire le temps que l’agent retire de son CET pour se le faire payer.
    Un sous-tableau s’ouvre alors et au clic sur le "+" bleu dans sa colonne "Actions", celui-ci déploie les informations précises liées à cette pose d’occupation (horaires, temps de travail et temps de présence décomptés, etc.).
• (2e picto "Transférer des absences") afficher le formulaire de "Transfert depuis" le solde de l’année vers un autre solde d’absences, en définissant la quantité à transférer et en ajoutant un commentaire si besoin.
• (picto "livre") afficher l’historique de toutes les actions effectuées sur ce solde d’absences.
• (4e picto "Modifier ce solde"), afficher le formulaire de modification du solde d’absences. Si le mode de calcul est automatisé (cf. picto suivant), la plupart des champs de ce formulaire sont inaccessibles.
  La saisie d’un commentaire est obligatoire pour chaque modification d’un solde. Ce commentaire est archivé dans l’historique des actions effectuées sur ce même solde d’absences.

• (picto cadenas) modifier le mode de calcul "manuel" ou "automatique".
  Le mode automatique est le mode recommandé (sauf cas particuliers) uniquement pour les congés annuels, RTT et jours de fractionnement, car ces occupations disposent de "tâches planifiées" (programmes informatiques qui tournent en permanence) pour effectuer le calcul automatiquement.
  Pour tout autre besoin, le mode manuel est la norme.
• (6e picto "Dupliquer ce solde") afficher le formulaire de choix d’une nouvelle année pour laquelle on souhaite reproduire à l’identique une nouvelle ligne dans le tableau de suivi du solde d’absences.
• (7e picto "Supprimer ce solde") supprimer la ligne du tableau de suivi de ce solde d’absences,
• ("Indemniser des absences") afficher le formulaire d’indemnisation (uniquement pour le solde "Compte Épargne Temps") pour définir une quantité de temps à indemniser, en y associant un commentaire éventuel.

A noter :

• Lors de la pose de demandes d’absence par les agents, le reliquat affiché dans l’éditeur d’occupations inclut les demandes validées et celles en attente de traitement.
• Le module de "Suivi (individuel) des absences", comme le module de "Suivi (collectif) des demandes", comptent et affichent toutes les occupations encore à l’état de "demande" posées par les agents.
• Le formulaire de saisie de soldes bénéficie de fonctionnalités de saisie assistée. Plusieurs champs sont pré-remplis automatiquement :
  • le libellé en fonction du type occupation et de l’année choisis
  • la quantité prévue en fonction d’un nouveau paramètre saisi dans le module Temps de Travail
  • la date de début de période cible en fonction de l’année et de l’exercice choisis
  • la date de fin de période cible en fonction d’un nouveau paramètre saisi dans le module "Temps de Travail".

Il est bien sûr possible de modifier les valeurs proposées.

Quelles sont les incidences dans la planification ?

• Une fois le nombre de congés défini, chaque temps de congé posé sera déduit du total prévu.

• Dans l’éditeur des occupations, la sélection de l’occupation "Congés" entraîne l’apparition d’un sélecteur. Celui-ci contient les informations suivantes :
  • Dates de début et de fin de la période qui donne droit aux congés,
  • Reliquat.

• Dépassement du solde : une fois le nombre de congés atteint, il n’est plus possible de poser l’occupation.
• Note : ceci dépend du profil de l’utilisateur et du paramétrage effectué au sein du SDIS.

Gestion du Compte Épargne Temps

Le module de suivi des absences permet notamment la gestion du Compte Épargne Temps (CET) : déclaration, alimentation, utilisation du CET pour absence, monétisation.

Déclaration du CET : la création du Compte Épargne Temps consiste à créer un solde d’absences pour un agent, en sélectionnant le type d’occupation "Compte épargne temps". La création initiale implique généralement un solde de zéro jour dans le CET.

Alimentation du CET : l’ajout de temps dans le solde de CET peut s’effectuer depuis le reliquat d’un autre solde d’absences, par exemple un solde de congés annuels (cf. plus haut, paragraphe "Les pictogrammes de la colonne Actions").

• Sur la ligne d’un solde d’absences (par ex. des congés annuels), cliquer sur le pictogramme "Transférer des absences". Un formulaire de transfert apparaît.
• Quantité : saisir la quantité à transférer depuis le solde d’absences vers le CET.
• Solde destinataire : sélectionner le compteur de CET dans la liste. Ce principe implique que le compteur de CET ait été préalablement créé.
• Commentaire : renseigner toute information utile sur la situation. Exemple : "3 temps de Congés Annuels 2019 transférés en CET à la demande de l’agent."

Utilisation du CET pour absence : l’agent disposant de temps dans son solde de CET peut émettre une demande d’absence selon les mêmes modalités qu’une absence classique (voir à ce sujet le fonctionnement du circuit de validation d’AGATT).

Monétisation : le solde de CET affiche un bouton d’action "Indemniser des absences" (signe Euros). Au clic sur ce pictogramme, un formulaire apparaît, dans lequel deux champs doivent être renseignés :

• Quantité : saisir la quantité de temps faisant l’objet d’une indemnisation.
• Commentaire : renseigner toute information utile sur la situation.
  Exemple : "2 temps de CET indemnisés à la demande de l’agent."

L’ensemble des opérations effectuées sur le CET fait l’objet d’une historisation pour garantir la traçabilité.

Contrôle de la cohérence des quantités prévues et transférées

On observe dans la capture ci-dessus le surlignement en couleur des données figurant dans les colonnes "Quantité prévue" et "Quantité transférée" du solde "Compte Épargne Temps". Ces couleurs peuvent être verte, jaune ou rouge.
Au survol de ces données colorisées, apparaît une mention explicative :

• le surlignement en vert indique que "la valeur du CET est valide et l’indemnisation de journées est possible",
• le surlignement en jaune indique que "la valeur du CET est inférieure au minimum autorisant l’indemnisation",
• le surlignement en rouge indique que "la valeur du CET dépasse le maximum autorisé".

NB : Ces couleurs (seuils) étant susceptibles de changer chaque année, elles sont ici présentes à titre indicatif et ne sont pas bloquantes.

Circuit de validation des demandes dans AGATT

Pour comprendre le fonctionnement du circuit de validation des demandes (d’absences, congés, permutation de gardes), rendez-vous sur l’article dédié.

Contrôle de cohérence des soldes d’absences

Pour comprendre les mécanismes à l’œuvre lors de la pose par un agent d’une occupation soumise à validation, rendez-vous sur l’article dédié.