Comment préparer la phase de paramétrage d’AGATT ?

A l’instar de la plupart des logiciels-métier, AGATT nécessite une phase cruciale de paramétrage, au cours de laquelle les règles de gestion, propres à l’établissement, sont intégrées dans le progiciel.
Un bon paramétrage garantit l’appropriation de l’outil par les utilisateurs et la qualité des données produites. En d’autres termes, il favorise un déploiement dans les meilleures conditions.

Sommaire

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• Déroulement des ateliers de paramétrage
• Bien composer son groupe de travail
• Une fois le groupe de travail constitué
• Recensement des pratiques dans les CIS
• Éléments paramétrés pendant les ateliers
• Piloter la mise en place des interfaces

Le déroulement des ateliers de paramétrage

Les ateliers de paramétrage interviennent en début de projet. Ce sont généralement des journées de travail sur site (dans les locaux du SDIS), avec le groupe de travail constitué pour piloter cette phase.
Ces sessions sont animées par un.e intervenant.e de Pretexx.

Elles visent deux objectifs principaux :

  • adapter AGATT aux besoins du SDIS
    Lors de la livraison, AGATT est une sorte de "coquille vide" dont les composants doivent être configurés.
  • Opérer le transfert de compétences pour garantir au SDIS d’être autonome à 100% lors de l’exploitation future du progiciel.

Pour bien composer son groupe de travail

La composition de ce groupe revêt une importance primordiale car celui-ci doit représenter l’ensemble des utilisateurs lors de la phase de paramétrage.
Réussir sa composition peut s’avérer un exercice délicat, aussi on aura en tête les conseils suivants au moment de sa création :

  • Identifier le ou la pilote du projet, habitué.e à travailler en mode "projet", il ou elle est l’interlocuteur ou l’interlocutrice principal.e de Pretexx.
  • Définir la volumétrie du groupe, 8 à 10 personnes.
  • Choisir la provenance des membres du groupe :
    • issu(s) du Groupement RH, garant de la gestion du temps,
    • issu(s) de tout le territoire, et représentant notamment le ou les plus gros CIS du département.
      Si les CIS disposent d’un bureau "planning", on sélectionnera en priorité des planificateurs ou, à défaut, les chefferies de centre.
    • Issu(s) du Groupement des Opérations ou CTA CODIS, lequel possède une vision d’ensemble sur tout le département, et gère le planning du CTA, l’un des CIS utilisateurs d’AGATT.
  • Intégrer dans cette sélection des représentants du personnel.
  • Il n’est pas impératif d’intégrer la sous-direction santé, la chaîne de commandement ou un autre service avec des besoins spécifiques.
    Ces services font en effet l’objet de petites séquences particulières de paramétrage, généralement sur les derniers ateliers.
  • On adapte ces préconisations en fonction de la taille du SDIS.
    Pour les plus gros départements, on identifie un directeur de projet (généralement en lien étroit avec la direction) et le pilotage peut être bicéphale, à savoir un pilote fonctionnel RH et un pilote informaticien.

Le groupe de travail est rapidement actif pendant les ateliers. Passée la courte phase de présentation des attendus par l’intervenant.e Pretexx, ce sont les membres du groupe qui vont concevoir le paramétrage, directement dans le progiciel.

On veille enfin à ce que le groupe de travail soit stable dans sa composition, de sorte à éviter les arrivées et départs d’agents au cours de la phase de paramétrage.

Que faire une fois le groupe de travail créé ?

Les interlocuteurs sont identifiés et missionnés. Le SDIS a tout intérêt à organiser une réunion avec les membres du groupes de travail pour sensibiliser les agents à la mise en place prochaine d’AGATT.

Pour mener cette réunion interne on s’appuiera sur :

  • le règlement intérieur,
  • tous les supports de planification utilisés dans les CIS / services.
    Généralement ce sont des fichiers Excel.

L’objectif de la réunion est de recenser les pratiques de planification en vigueur.

Le recensement des pratiques de gestion du temps dans les CIS

Pour faciliter le paramétrage des éléments de gestion du temps, on demande au SDIS de lister le contenu des plannings des CIS, en amont des ateliers.
Ce recensement peut prendre la forme du tableau à titre d’exemple ci-dessous. En plus de fournir une base de travail concrète, celui-ci permet aux acteurs de prendre conscience du niveau d’harmonisation (ou de disparité) qui existe entre les CIS.

Les colonnes de ce tableau indiquent :

  • l’intitulé de l’occupation à créer,
  • l’abréviation de l’occupation qu’utilisera AGATT,
  • le temps de travail compté par cette occupation,
  • le temps de présence compté par cette occupation,
  • la couleur utilisée par AGATT pour symboliser cette occupation,
  • si la pose de cette occupation est possible par des agents SPP,
  • si la pose de cette occupation est possible par des agents SPV,
  • si la pose de cette occupation est possible par des agents PATS,
  • si cette occupation est susceptible d’une prise de piquet(s),
  • si cette occupation entre dans le circuit de validation d’AGATT,
  • si cette occupation autorise le remplacement entre agents.

Voici un modèle (PDF) de tableau non-rempli, à télécharger (ci-dessous) / à imprimer pour préparer votre recensement des occupations à créer.

Les éléments qui sont paramétrés durant les ateliers

Piloter la mise en place des interfaces

La gestion du temps est à la croisée des différents systèmes d’information du SDIS.
L’interfaçage d’AGATT avec les autres outils du SI suit des protocoles documentés et appelle des points de vigilance à bien considérer. Ceux-ci sont listés dans le tableau suivant.

Domaine Types de données Source Destination Documentation de référence Remarques
Référentiel RH Grades SIRH AGATT Documentation de référence -
Référentiel RH Entités SIRH AGATT Documentation de référence -
Référentiel RH Agents SIRH AGATT Documentation de référence -
Référentiel RH Affectations SIRH AGATT Documentation de référence -
Référentiel RH Types de compétences SIFOR AGATT Documentation de référence -
Référentiel RH Compétences des agents SIFOR AGATT Documentation de référence -
Absences Absences exceptionnelles SIRH AGATT Documentation de référence -
Absences Absences courantes AGATT SIRH Documentation de référence -
Formation Participation aux stages SIFOR AGATT Documentation de référence -
Planification opérationnelle Gardes et astreintes - Futur AGATT SGO Documentation de référence -
Planification opérationnelle Gardes et astreintes - Passé SGO AGATT Documentation de référence -
Indemnisation Activités non opérationnelles SPV AGATT SI Indemnisation Documentation de référence -