Lors de la pose de certaines occupations dans AGATT, les agents peuvent y associer une pièce jointe.
C’est le cas, par exemple, d’un agent qui pose une occupation "ASA" (autorisation spéciale d’absence) depuis son domicile et y joint son justificatif d’absence, photographié avec son smartphone.

Cette action, commune et simplement effectuée avec AGATT, induit toutefois de la part du SDIS un certain nombre de paramétrages préalables pour que la fonctionnalité d’échange de fichiers soit utilisée au mieux.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l’un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Paramétrage de l’utilisation des pièces jointes
• Téléversement, téléchargement et suppression d’une pièce jointe
• Recommandations quant au poids des pièces jointes

Pour paramétrer l’utilisation des pièces jointes dans AGATT

1. Paramétrage technique

L’activation des pièces jointes est un paramétrage départemental (qui s’applique potentiellement à tous les utilisateurs du SDIS). Il est réalisé par un administrateur technique.

Ce paramétrage comprend plusieurs étapes incontournables :

• la définition de l’espace de stockage des fichiers
  Ce "dossier de pièces jointes aux occupations" constitue une source de données à part entière, cohérente avec la base de données AGATT. Il est sauvegardé par le SDIS, en prévision des opérations de maintenance applicative (montée de version, sauvegarde de la base de données AGATT, ...).
• La définition des types de fichier autorisés
  Les types de document susceptibles de constituer des pièces jointes à une occupation d’AGATT : images (au format .jpeg ou .png) ou document portable (.pdf), par exemple.
• La définition de la taille maximale des fichiers autorisés
  Autrement dit, il s’agit de fixer la limite du poids (en méga-octets) maximal de chaque pièce jointes.
• La mise en place d’un contrôle anti-virus
  L’administrateur technique du SDIS installe une solution de scan de sécurité des fichiers téléversés et procède régulièrement à un scan anti-malware (logiciel malveillant) sur ce volume de fichiers pour protéger le système informatique du SDIS et les ordinateurs des agents.
• L’organisation des fichiers
  À l’intérieur de l’espace alloué aux pièces jointes, un dossier par agent concerné par les fichiers est créé.

2. Paramétrage fonctionnel

Une fois le paramétrage technique effectué, l’administrateur fonctionnel d’AGATT peut alors déterminer les types d’occupation auxquels une pièce jointe peut être associée. Pour ce faire, il doit :

• autoriser le dépôt de pièces jointes
  Cette opération s’effectue dans le paramétrage des types d’occupation.
  Dans la section concernant les règles de pose, passer le champ “Pièce jointe” à "oui" permet ainsi aux agents d’ajouter une pièce jointe aux occupations de ce type lors de la pose de l’occupation dans l’éditeur d’occupations.

• Autoriser le téléchargement et/ou la suppression de pièces jointes
  Par défaut, les agents ne peuvent télécharger que les pièces jointes déjà associées à leurs occupations. Par cette opération, on permet ainsi à certains profils d’agent de télécharger n’importe quelle pièce jointe, lors de la pose d’une occupation, via l’éditeur des occupations d’AGATT.

Pour ce faire, via le module "Profils : définitions" :

• on identifie le profil-utilisateur concerné dans le tableau des profils,
• on clique sur "Modifier les droits du profil",
• on trouve le droit "Pièces jointes" (n°114 ), dans la section "Éditeur des occupations",
• on coche l’une et/ou l’autre des deux cases permettant, d’une part, de "télécharger les pièces jointes aux occupations d’autres agents" et, d’autre part, de "supprimer les pièces jointes aux occupations d’autres agents".

Pour téléverser une pièce jointe et l’associer à une occupation

Le téléversement (envoi vers le serveur), tout comme le téléchargement (récupération sur son ordinateur), d’une pièce jointe s’effectue via l’éditeur d’occupations. Lequel s’affiche au double-clic sur l’une des cases/cellules de planning.

• Une fois l’éditeur ouvert et après sélection d’un type d’occupation, descendez jusqu’au bouton de téléversement.
• Sélectionnez votre pièce jointe à partir de son emplacement sur votre ordinateur.
• Cliquez sur "ENREGISTRER L’OCCUPATION".

A tout moment, en ouvrant à nouveau l’éditeur d’occupations, vous pouvez récupérer/télécharger cette pièce jointe en cliquant sur le pictogramme apparu dans la partie supérieure gauche de l’éditeur avec les autres informations correspondant à l’occupation .

NB : ce pictogramme est susceptible d’apparaître dans d’autres modules d’AGATT, pour signaler la présence d’une pièce jointe et, généralement, pour la récupérer.

Pour supprimer la pièce jointe :

• cliquez sur le bouton de modification de l’occupation dans l’éditeur,
• descendez jusqu’à la zone de téléversement de la pièce jointe et cochez la case "supprimer",
• enregistrez à nouveau l’occupation.

Attention au poids de votre pièce jointe !

Il n’est possible d’associer qu’une seule pièce jointe à une occupation.
Il est important toutefois, tant pour des raisons de stockage que de rapidité d’envoi, de ne pas téléverser des fichiers trop "lourds" (en méga-octets).
NB : comme on l’a vu dans la première section de cet article, le SDIS (via l’administrateur technique d’AGATT) paramètre la limite de poids des pièces jointes autorisées.

• Si vous numérisez votre document avec un scanner, privilégiez le mode de couleur "Noir & blanc", sauf présence d’éléments de couleur importants.
  Une résolution d’image (rapport lisibilité/poids du fichier) à 150 pixels par pouce (dpi), voire 100 pixels par pouce, est généralement suffisante, notamment si ce document doit être imprimé à terme.
  NB : la résolution minimale d’une image lisible affichée à l’écran est de 72 pixels par pouce. Néanmoins, cette résolution est insuffisante pour une lisibilité correcte lors de l’impression.

• Si vous photographez votre document avec un appareil photo numérique ou avec un smartphone, pensez à régler préalablement la résolution (ou "qualité" ou "taille") de l’image à photographier, pour vous assurer que le poids du fichier-image généré n’est pas démesuré.
  Comme on l’a vu plus haut, l’administrateur technique du SDIS fixe une limite au poids des fichiers joints autorisés. Quelle que soit cette limitation, considérez qu’un fichier excédant un poids de 3 Mo (méga-octets) a de grandes chances d’être refusé.

Cette manipulation vaut la peine d’être maîtrisée pour toute transmission en ligne de documents numérisés, avec AGATT comme avec n’importe quel autre outil en ligne.