La gestion d’un planning implique un grand nombre d’ajustements au fil du temps. Quand ces changements sont nombreux, l’utilisateur a tout intérêt à les automatiser pour réduire le nombre de manipulations à effectuer.
L’interface de conversion des occupations permet aux planificateurs de changer un lot d’occupations en un autre, sur une période donnée.

Exemples d’usages :

• pour convertir toutes les "disponibilités" des agents en "gardes",
• pour transformer toutes les "gardes" d’un agent malade en "arrêt-maladie",
• pour supprimer toutes les occupations d’un agent qui est muté.

Pour utiliser le module de conversion/suppression d’occupations

L’interface de conversion des occupations est accessible par l’intermédiaire du planning mensuel, en cliquant sur le bouton "Suppression/Conversion", situé sous le bloc des indicateurs collectifs, parmi les autres boutons de fonctionnalités secondaires.

La fenêtre contextuelle du module de "suppression et conversion en masse des occupations" apparaît.

Il s’agit de renseigner les champs suivants :

• Type d’occupation à traiter

• Sélectionner le type d’occupation qui sera converti.
• Les occupations qui apparaissent dans la liste sont celles qui ont été paramétrées par l’administrateur.
• L’option "Supprimer les occupations" est accessible uniquement en combinaison avec l’option "Toutes les occupations" du champ "Type d’occupation à traiter".

• Action à effectuer :

• Sélectionner le type d’action à effectuer (suppression ou conversion).
• Les occupations qui apparaissent dans la liste sont celles qui ont été paramétrées par l’administrateur.
• L’option "Supprimer les occupations" est accessible uniquement en combinaison avec l’option "Toutes les occupations" du champ "Type d’occupation à traiter".

• Date de début : date de début de la période pour laquelle les occupations seront traitées.

• Date de fin : date de fin de la période pour laquelle les occupations seront traitées.

• Agent(s) : sélectionner les agents, la ou les équipes ou l’entité (centre de secours ou service) sur lesquels appliquer la conversion.
La liste déroulante reprend l’ensemble des équipes préalablement configurées.
Des agents sont susceptible de figurer dans plusieurs équipes simultanément.

• Message :

• rédiger un message qui sera associé aux occupations de substitution,
  ou copier/coller le message pré-existant s’il reste valable.
• La rédaction d’un message est importante en cas de suppression en masse car ce texte justifiant cette action exceptionnelle sera historisé.

Cliquer sur "Valider".

Les occupations visibles dans les plannings d’AGATT sont automatiquement transformées en conséquence, sur la période définie.

NB : l’opération de conversion ou de suppression saisie est appliquée quel que soit l’état du planning, sauf pour les planning à l’état "Réalisé validé", lequel est en lecture seule.

Comment fonctionne l’algorithme de conversion en masse ?

La conversion massif d’occupations n’engendre pas que le seul changement visible par l’utilisateur sur le planning d’occupation passées d’un état à un autre.
Chaque occupation étant liée - via son paramétrage - à des règles de pose et de durée variable, il est impossible qu’AGATT réponde à tous les cas de figure correctement. C’est la raison pour laquelle nous recommandons de privilégier l’utilisation de ce module pour la suppression en masse.

Toutefois, la conversion de masse pourra être utilisée en connaissance de ce qui suit.
Voici les opérations effectuées par l’algorithme de conversion sur les occupations à modifier :

• Les date et horaires de l’occupation sont conservés.
• Le poids journalier de l’occupation est conservé.
• Le type occupation est modifié par l’utilisateur du module de conversion.
• La nature de l’occupation est effacée.
• Le compteur est recalculé en fonction des règles de durée du nouveau type occupation.
• Le temps de travail est recalculé.
• Le temps de présence est recalculé.
• Le temps de récupération est recalculé.
• Le nombre de titres restaurants est recalculé.
• Le message associé à l’occupation est modifié par l’utilisateur du module.
• Le lien avec un solde de demandes est supprimé.
• Le statut de validation est recalculé.
• La pièce jointe éventuellement associée à l’occupation est conservée.
• L’appartenance à une période d’astreinte est conservée.