Comment utiliser le planning mensuel ?

Le "planning mensuel" ou "liste mensuelle des gardes" est le module central d’AGATT, celui à partir duquel est organisé le temps de travail des agents.

Ses principales fonctionnalités sont :

la gestion des occupations des agents (gardes, stages, congés, etc.),
la consultation des disponibilités posées par les agents volontaires,
la consultation des contraintes posées par les agents professionnels,
l’impression du planning mensuel.

Remarque : les principes de navigation décrits ci-dessous s’appliquent aussi aux planning hebdomadaire et planning individuel (ou journalier) d’AGATT.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l’un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Accès au planning
• Différents aspects des occupations
• Consulter le planning d’un autre CS ou service
• Changer de mode de visualisation du planning
• Afficher ou masquer des agents
• Trier les agents du planning
• Afficher le planning d’un seul agent
• Modifier le nombre d’agents affichés par défaut
• Mode d’affichage standard et étendu

Pour accéder au planning mensuel

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "Mon planning" puis cliquer sur le menu "Planning collectif".
La liste de gardes du mois en cours apparaît.
[Cette option concerne tous les utilisateurs d’AGATT]

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "Planification" puis cliquer sur le menu "Planning mensuel".
La liste de gardes du mois en cours apparaît.
[Cette option concerne les utilisateurs habilités à intervenir sur la planification des centres ou des services.]

Pour consulter le planning mensuel d’un autre mois

• Une fois le planning affiché, le sélecteur de période apparaît dans la partie haute.
Cliquer sur le pictogramme en forme de calendrier pour choisir une autre période.

Pour naviguer dans le planning mensuel

Le mode de représentation repose sur des principes similaires aux tableurs du type Microsoft © Excel :

une ligne par agent,
une colonne par jour,
l’intersection entre une ligne et une colonne est appelée "cellule".

Chaque cellule permet de connaître le planning d’un agent pour une journée.
Le pictogramme "+" situé sous chaque date est un raccourci permettant d’afficher le planning journalier.
Les dates en bleu turquoise indiquent les périodes de congés scolaires.

Le jour de consultation du planning est signalé par un marqueur spécifique (ci-dessous, le 7 mai).
Les jours fériés sont identifiés par une couleur "turquoise" plus foncée que la couleur d’identification des dates de congés scolaires.

Un simple clic permet de sélectionner une case du planning pour poser ou supprimer, par exemple, une occupation par raccourci-clavier.
Un double-clic permet d’ouvrir l’éditeur d’occupations et d’accéder à toutes ses fonctionnalités.

NB : Il est également possible d’ouvrir l’éditeur d’occupations de la case de planning sélectionnée en appuyant sur la touche "Entrée" de son clavier.

Un troisième comportement a été introduit.
Deux simples clics espacés ouvrent aussi l’éditeur des occupations.
Ceci afin de ne pas entrer en contradiction avec le double-clic sur tablette tactile qui sert à zoomer.

Nomenclature des cellules

• Journées sans occupation :

• Journées contenant une occupation :

• Journées contenant plusieurs occupations :

• Autres affichages singuliers des occupations :

NB : L’ordre de classement des occupations dans une cellule du planning est le suivant, par ordre de priorité :

Date/heure de début de l’occupation (croissant)
Date/heure de fin de l’occupation (décroissant)
Numéro d’ordre du type occupation (croissant)

L’infobulle des occupations (au survol de la cellule du planning) respecte elle-aussi cet ordre de classement.

Consulter l’article "Comment traiter les demandes des agents ?" pour visualiser le schéma des flux de contrôle effectué par AGATT sur les occupations soumises au circuit de validation.

Pour consulter le planning mensuel d’un autre centre de secours ou service

• Par défaut, le planning mensuel affiché est celui de l’affectation principale.

Pour changer d’établissement, cliquer sur le sélecteur principal du progiciel, situé dans le bandeau supérieur. La liste des centres de secours/services consultables apparaît.

Ce sélecteur contient aussi un champ de saisie. En y entrant quelques caractères, le sélecteur affiche instantanément le ou les centres/services correspondants.

• L’établissement dont le nom est en gras est l’affectation principale de l’agent.
Le contenu du sélecteur varie suivant les droits accordés à l’utilisateur.

• Cliquer sur un CS ou service et le planning mensuel de cet établissement apparaît.

Pour changer de mode de visualisation du planning

A partir du sélecteur situé en haut à gauche du planning, il est possible d’accéder à différents modes de visualisation :

Planning mensuel
Planning hebdomadaire
Planning journalier
Liste mensuelle des piquets

Voir ici les différents modes de visualisation des plannings dans AGATT.

Pour afficher ou masquer les agents du centre de secours ou du service

Dans les établissements à fort effectif, il peut être fastidieux de gérer le planning mensuel si tous les agents sont affichés en même temps. La gestion des agents "par équipes" permet de résoudre ce problème.

Les agents peuvent donc être regroupés dans des équipes selon les principes suivants :

un agent peut appartenir à une ou plusieurs équipes par établissement,
un centre de secours ou service peut contenir un nombre non limité d’équipes.

Généralement, les équipes sont utilisées pour regrouper les agents suivant leur jour de garde commun (trois équipes assurant la garde un jour sur trois), ou bien pour associer les agents selon leur compétence principale : "équipe conducteurs", "équipe plongeurs", "équipe sous-officiers", etc.

Une fois le planning mensuel chargé, il est possible d’afficher ou de masquer les équipes en utilisant le module "Équipes à afficher" situé en haut à gauche de l’écran.

Fonctionnement du module "Équipes à afficher"

Au clic sur ce bouton "Équipes à afficher", situé dans le coin supérieur gauche du planning, une fenêtre contextuelle apparaît.
Elle contient :

trois moyens de tout sélectionner ("Cocher"), de tout désélectionner ("Décocher") ou de revenir à l’affichage "Par défaut", tel qu’il a été défini lors du paramétrage des équipes (cf. plus bas).
L’ensemble des équipes configurées à l’échelle du centre ou du service.
Pour chaque équipe, deux cases précisent le nombre d’agents membres de l’équipe en affectation principale (1ère colonne) et le nombres d’agents membres de l’équipe en affectation secondaire (2e colonne).
Les "agents sans équipe" : ils sont intégrés dans AGATT mais ne sont associés à aucune équipe.
Les "agents inactifs" : ils sont intégrés dans AGATT, ne sont plus en activité mais peuvent l’avoir été dans les mois ou années précédentes.

Chaque ligne représente donc une équipe de l’établissement. Le nombre entre parenthèses à côté du nom de l’équipe indique le nombre total d’agents qui lui sont affectés.

Par exemple, dans la capture ci-dessus, sur les 23 agents de l’équipe SPV du CS de Bruges, 16 d’entre eux sont en affectation principale (données fictives).
La même équipe "SPV" compte 7 agents en affectation secondaire (données fictives).

Il s’agit alors de cocher les équipes à afficher puis valider en cliquant sur le bouton "Afficher" (les équipes).
Le planning est mis à jour et affiche uniquement les équipes demandées.

NB 1 : ces préférences d’affichage sont conservées en mémoire dans l’ordinateur, même après déconnexion du progiciel.

NB 2 : il est possible d’afficher les "agents inactifs", qu’ils soient associés au CS/service en cours de consultation ou affectés à un autre CS/service.
Toutefois, seuls les utilisateurs possédant le droit "Afficher les agents inactifs" ont accès à cette fonctionnalité.

Pour trier les agents dans le planning

Il existe historiquement trois mode de tri des agents qui s’affichent dans les plannings (mensuel, hebdomadaire et journalier) d’AGATT, au clic sur l’en-tête des colonnes correspondantes :

par Nom (ordre alphabétique)
par Grade (ordre hiérarchique)
par Équipe (ordre alphabétique).

Depuis la version "Orval" d’AGATT (septembre 2022), un quatrième mode de tri a été ajouté :

par N° (ordre spécifié lors de l’attribution des affectations de l’agent dans AGATT).

Pour accéder au planning d’un seul agent depuis le planning mensuel

Au survol du nom d’un agent, dans la partie gauche du planning, le surlignement indique un lien actif qui permet, au clic, d’afficher le planning individuel annuel de l’agent.
Le survol du nom de l’agent fait aussi apparaître une infobulle contenant diverses informations (nom, prénom, statut, affectation, adresse mail) et, selon le paramétrage souhaité, les données de quelques indicateurs individuels propres à l’agent en question.

Pour voir plus d’agents à l’écran

Par défaut, le planning mensuel affiche 12 agents sur l’écran. Cette configuration convient pour la plupart des tailles d’écran. Il est toutefois possible de modifier le nombre d’agents visibles, notamment pour optimiser l’affichage sur des écrans plus petits : utilisation sur smartphone ou tablette.

Pour modifier le nombre d’agents à afficher :

• Sous la liste des agents, cliquer sur la barre horizontale. Une boite de dialogue apparaît.

• Dans la boite de dialogue, saisir le nombre d’agents à afficher puis valider en cliquant sur "OK".

• Le planning mensuel est rechargé. Le nombre d’agents est conservé en mémoire, même après déconnexion.

• Une fois le nombre d’agents paramétré, il est également possible d’agrandir ou de diminuer la taille du planning mensuel.
Dans le "Menu" du navigateur (Mozilla Firefox 5.01. et versions ultérieures), cliquer sur "-" ou "+" pour zoomer ou dézoomer sur la page.
Note : cette opération peut aussi être effectuée en appuyant sur la touche "Control" du clavier tout en déplaçant la molette de la souris.