Certaines occupations doivent faire l’objet d’une demande de la part de l’agent. C’est le cas par exemple pour les congés, RTT, desiderata, etc.
Dans ce cas, l’occupation fait l’objet d’une validation par le supérieur hiérarchique. AGATT intègre un circuit de validation permettant au N+1 de l’agent de valider ou refuser la demande.

Nomenclature des états possibles pour les occupations :

• "Demande" - Texte noir sur fond transparent

• "Validé" - Texte blanc sur fond coloré.

• "Refusé" - Texte noir barré sur fond transparent

Sommaire

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• Les pré-requis du circuit de validation
• Précisions complémentaires importantes
• Expression d’une demande

Pré-requis au fonctionnement du circuit de validation d’AGATT

1. Paramétrage des profils : les profils susceptibles de traiter les demandes des agents font l’objet d’un paramétrage spécifique au niveau de chaque occupation.
Voir l’article concernant le paramétrage des occupations, section "Circuit de validation.

NB : Par défaut, le "valideur de demande" est le seul à pouvoir traiter les demandes de l’agent. Il est toutefois possible de contourner cette limite en donnant à certains utilisateurs le droit (n°120) "Traitement des demandes dont je ne suis pas le valideur".

Le système des droits de validation d’une occupation est résumé sur le schéma ci-dessous :

Consulter l’article "Comment traiter les demandes des agents ?" pour visualiser le schéma des flux de contrôle effectué par AGATT sur les occupations soumises au circuit de validation.

Précisions complémentaires

1. Rappel concernant les deux niveaux de validation possibles : si le niveau 1 de validation n’est pas activé (cf. article Comment gérer les affectations des personnels ?), par la désignation d’un ou plusieurs valideurs, le niveau 2 fonctionne comme niveau unique de validation. Aussi, le niveau 1 n’est utile que dans le cas où un SDIS en trouve la nécessité selon les contraintes de son circuit de validation habituel.
Autrement dit, s’il n’y a pas de besoin de définir un niveau d’avis consultatif dans le circuit de validation, on ne renseigne que le ou les agents du champ "Valideur niveau 2".

ATTENTION : tant qu’une demande n’est traitée que par un valideur de niveau 1, celle-ci reste dans le planning à l’état de demande, c’est-à-dire transparente (sans couleur).

NB : Un circuit de validation variable par type occupation est possible !
Afin de permettre, par exemple, que certaines occupations comme les "congés exceptionnels" ou les "ASA" soient validées par les RH, mais que les congés ordinaires ou les RTT soient validés au sein de chaque entité, le paramétrage de ces occupations offre la possibilité de définir pour chacune d’entre elles des profils de validation différents.

2. Paramétrage du temps de travail : pour qu’une occupation soit intégrée dans le circuit de validation, l’administrateur doit la paramétrer en renseignant le champ "préférence agent = oui" (base de données : "typeOccupation.limiterOccParDate"). Le profil "agent" doit également être autorisé à poser l’occupation.
Cf. le mode opératoire "Recensement des déclinaisons d’occupations disponibles ?"
[ Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser un exemple de l’occupation "Congé annuel", pouvant faire l’objet d’une demande de la part des agents ]

[Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser un exemple de règle de pose de l’occupation "Congé annuel", accessible au profil "Agent"]

3. [Pré-requis facultatif] Création de soldes de demandes : le chef de centre/de service peut définir des soldes d’absences - ou "soldes de demandes" - pour différents types d’occupation (Congés, RTT, Arrêt maladie, Permission, Télétravail ou autre Autorisation spéciale, ...) afin de suivre et gérer d’année en année les demandes de ses agents.
Chaque solde de demandes créé vient s’ajouter dans le module "Mes demandes", accessible à chaque agent depuis le "Tableau de bord" d’AGATT.

Cf. l’article "Comment gérer les congés, le CET et autres absences ?"

ATTENTION : certains éléments de paramétrage - comme la date de fin des soldes d’absences, par exemple - étant spécifiques à chaque type d’occupation, ces éléments se gèrent dans le module de paramétrage des règles du temps de travail !

4. [Pré-requis facultatif] Verrouillage des occupations : le chef de centre/de service peut autoriser ses agents à poser leurs demandes sur des dates précises.
Déclarer des périodes de verrouillage pour utiliser le circuit de validation n’est pas obligatoire. Néanmoins combiner le circuit de validation et les périodes de verrouillage s’avère souvent très utile. Par exemple, pour faciliter le traitement des demandes de congés estivaux. Imposer une période de verrouillage empêche les demandes exprimées au dernier moment et confère au planificateur le temps de s’organiser pour assurer un service minimum tout l’été sans léser aucun agent.

Cf. le mode opératoire "Comment permettre aux agents d’indiquer leurs préférences concernant le temps de travail ?"

Comment l’agent fait-il part de sa demande ?

1. L’agent se connecte au progiciel et utilise le module "Mon planning".

2. En cliquant sur la journée faisant l’objet de la demande, l’éditeur des occupations apparaît.

3. L’agent sélectionne l’occupation (ex. "Stage commandement").
Seul l’état "Demande" est sélectionnable.
En validant le formulaire, la demande est enregistrée.

L’occupation apparaît dans le planning, sur fond transparent.

4. Si les notifications e-mail sont activées, le supérieur hiérarchique de l’agent (chef d’équipe ou chef de centre/service) est notifié de la demande.

Quand le valideur de cette demande l’aura traitée, l’agent-demandeur recevra un courriel pour l’informer de la validation ou du refus de sa demande.

NB : un.e gestionnaire de planning détenant un profil d’accès qui lui octroie le droit d’accès au "Planning mensuel", s’il/elle pose sur ce planning, à un autre agent que lui/elle-même une occupation soumise au circuit de validation, un champ "État" apparaît dans l’éditeur d’occupations (entre le champ "Occupation" et le champ "Compteur horaire"). Par défaut, l’état (ou "statut") de l’occupation posée est directement coché à "Validé".
L’utilisateur peut ainsi, en cas de besoin, modifier cet état de l’occupation.
Cette dernière possibilité est exclue lors de la pose de cette même occupation, via un raccourci-clavier.

Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?

Rendez-vous sur l’article Comment traiter les demandes des agents ?