Pour faciliter la conception du planning de gardes, la plupart des centres de secours ou services demandent à leurs agents d’indiquer leurs préférences en matière de temps de travail. Suivant le régime de travail utilisé, ces préférences peuvent relever de "contrainte forte/faible", de "desiderata", de "disponibilité ", de "congés annuels" ou encore de "garde glissante".

Dans AGATT, les agents peuvent exprimer leurs préférences en les saisissant directement dans le progiciel. Cette saisie est encadrée dans une période prédéfinie, afin qu’elle soit effectuée le plus en amont possible de la planification.

A défaut de supprimer totalement les demandes intempestives à n’importe quel moment de l’année, ce principe contribue à installer chez les agents une auto-discipline, un réflexe de prise en compte des contraintes des planificateurs.
Lesquels anticipent le fait que pendant des périodes qu’ils auront eux-mêmes définies, ils auront à traiter une majorité de demandes spécifiques.

Avantages :

• suppression du papier : plus besoin de formulaire-papier à faire remplir par l’agent et à recopier ensuite,
• gain de temps pour le service : les préférences des agents sont intégrées directement dans le planning,
• pas d’erreur de saisie possible, pas de contestation : c’est l’agent lui-même qui indique ses préférences,
• réactivité : on prend connaissance des préférences des agents en temps réel,
• verrouillage des périodes : on peut empêcher la saisie des contraintes pendant les vacances scolaires, les week-end, etc.

Un exemple fonctionnel :

1. Nous sommes le 1er mars. Le service en charge de la planification souhaite connaître les préférences des agents pour la période des congés scolaires d’été.
2. Le paramétrage d’une règle de verrouillage est effectué dans le progiciel. Une alerte apparaît sur le tableau de bord de chaque agent.
3. Les agents peuvent indiquer leurs préférences pour les vacances scolaires d’été, entre le 1er mars et le 20 juin.
4. Le 21 juin au plus tard, le service aura pris connaissance des préférences émises par tous les agents et pourra achever les plannings de juillet et août en fonction de celles-ci.

Pour permettre aux agents d’indiquer leurs préférences concernant le temps de travail

Pour illustrer ce mode opératoire par un exemple parlant, on considère qu’on souhaite permettre aux agents de poser leurs congés d’été. Afin d’anticiper la création du planning, on doit disposer de leurs préférences à l’avance : on demandera donc aux agents de poser ces préférences plusieurs mois à l’avance.

Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur le menu "Verrouillage des occupations".

Type d’occupation : sélectionner le type d’occupation qui sera saisi par les agents.
Exemple : occupation "Congé annuel", par exemple

Date de début de pose : sélectionner la date à partir de laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 01/03/20126

Date de fin de pose : sélectionner la date jusqu’à laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 20/06/2026

Date de début de période cible : sélectionner le début de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 01/07/2026

Date de fin de période cible : sélectionner la fin de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 31/08/2026

Tableau de bord : si l’on souhaite, "oui" ou "non", que ces informations apparaissent dans le tableau de bord d’AGATT.

Valider en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER"

La règle de verrouillage apparaît dans le tableau récapitulatif.

Selon la période de pose définie dans la règle de verrouillage de l’occupation (ici "Congé annuel"), la ligne du tableau se colore de trois manière différentes :

• en jaune : la règle n’est plus active. Elle est archivée dans le tableau et pourra, au besoin, être modifiée, avec de nouvelles dates, pour une période ultérieure.
• en vert : la règle est pleinement active. Les agents concernés peuvent la voir dans le module "MES ALERTES" de leur Tableau de bord AGATT.
• en bleu : la règle de verrouillage n’est pas encore active. Elle le sera automatiquement dès que la période de pose aura commencé.
  Dans le cas présent, nous sommes en juin 2026 et la règle concernent les congés de fin d’année.

Voici comment le module "MES ALERTES" du tableau de bord des agents concernés affiche les informations d’une règle de verrouillage.
Ici, il s’agit d’une règle active (nous sommes dans la période autorisée pour la pose d’occupations "Congé annuel") demandant aux agents de renseigner sur leur planning leur période de congés de fêtes de fin d’année.

Il suffit à l’agent de cliquer sur le lien souligné de cette "alerte" pour se retrouver instantanément sur son planning du mois sur lequel la période de pose est fixée.
Ici, il affichera son planning de décembre 2026.

Comment ces règles de verrouillage sont-elles prises en compte lors de la pose d’occupations ?

Prenons cette fois l’exemple d’une règle de verrouillage spécifique à une seule journée, à savoir celle du 24 décembre, sur laquelle un agent pourrait souhaiter poser une RTT.

La date du jour est le 06/06/2026 (date de pose) et l’occupation “RTT” doit être posée pour le 24/12/2026 (date-cible), selon la règle de verrouillage définie par le chef de centre (ci-dessous).

Ma date cible se situe-t-elle dans la période cible fixée par une règle de verrouillage (pour la même entité et le même type occupation “RTT) ?

• Si NON : je peux poser une occupation "RTT" pour un autre jour que le 24 décembre car aucune règle de verrouillage ne s’applique sur d’autres dates de l’année.

• Si OUI : ma date de pose se situe-t-elle dans la période de pose fixée dans la règle paramétrée ?
  • Si OUI : je peux poser mon occupation car je suis dans la bonne période pour le faire.
  • Si NON : je ne peux pas poser mon occupation car ce n’est pas la bonne période. Dans le cas présent, j’essaye de poser mon occupation "RTT" avant le 1er juin ou après le 20 novembre.