Au fil de l’année, les agents du SDIS gérés dans AGATT peuvent formuler, à partir de leur planning, différentes demandes d’absence (congés, arrêt maladie, ...) et/ou de remplacement/permutation (d’une garde, par exemple) avec celle d’un autre collègue.
Ces demandes, formulées à partir de l’éditeur des occupations, apparaissent alors dans le planning sous forme de case transparente (sans couleur).

L’agent en charge de la planification et habilité à valider ou refuser ces demandes, dispose dans AGATT de fonctionnalités intuitives lui permettant de traiter ces demandes avec rapidité et acuité sur les conséquences de sa décision.

Qui peut être habilité(e) à traiter les demandes ?

Les droits d’accès aux différents traitements possibles sur une demande nécessitent a minima de détenir le droit "Volet des demandes à traiter" en lecture.
Dans le cas contraire, la liste des demandes à traiter n’apparaît pas.

Certaines actions nécessitent de détenir un droit supplémentaire :

• "Refuser" : pas de droit supplémentaire pour cette action
• "Valider et conserver" (le planning existant) nécessite de détenir le droit "Volet des demandes à traiter" en écriture.
• "Valider et remplacer" (le planning existant) nécessite de détenir le droit "Volet des demandes à traiter" en suppression.

Rendez-vous à la fin de cet article pour connaître les droits nécessaires pour accéder aux différents niveaux de validation d’une occupation.

Le module "Mes demandes à traiter"

Lorsque l’agent se connecte à AGATT, il arrive d’abord sur son "Tableau de bord". Lequel comporte des modules dont un s’intitule "Mes demandes à traiter".

Ce module, accessible uniquement aux planificateurs, liste toutes les demandes passées et futures ( cf. onglets du tableau des demandes) émises par les agents.
Les demandes en cours de traitement sont classées par défaut de la plus proche (début d’entrée en vigueur de la demande) à la plus lointaine.
Il est possible de modifier cet ordre pour chaque colonne de données.

• Dans la colonne "Valideur niveau 2",

• le pictogramme "étoile" signale que c’est l’utilisatrice ou l’utilisateur (Valideur niveau 2) qui est spécifiquement désigné pour valider cette demande.
• La petite flèche indique qu’une autre personne a été désignée pour être alertée d’une demande ou pour émettre un avis (Valideur niveau 1) sur cette demande.
• L’absence de pictogramme indique que la demande n’est assignée à personne en particulier.

La désignation d’un valideur spécifique pour les demandes se fait dans le module de gestion des affectations.

• Dans la colonne "Type", s’affichent l’abréviation de la demande (qui reprend la nomenclature des occupations paramétrées dans le logiciel) et des pictogrammes renseignant sur la nature de cette demande.

• 1 point gris = la demande concerne une seule journée,
• 3 points gris = la demande concerne plusieurs journées,
• 1 point rouge lié à un point vert = il s’agit d’une demande de permutation.

NB : Les points gris peuvent se teinter en rouge ou en vert, si le niveau de pré-validation est activé. En rouge, une ou plusieurs journées sont marquées d’un préavis négatif ("pré-refus") ; en vert, une ou plusieurs journées sont marquées d’un préavis positif ("pré-validation").

• Si un pictogramme apparaît dans la colonne "PJ" (pour "Pièce Jointe"), celui-ci est cliquable. Le planificateur peut ainsi "ouvrir" ou "enregistrer sous" la pièce jointe - un certificat médical, par exemple - associée à la demande.

• La date qui figure sur chaque ligne de la colonne "Début Fin/Horaires" est cliquable.
Au clic sur cette date, le planificateur est instantanément dirigé vers le planning mensuel de l’agent ayant formulé la demande, planning sur lequel se superpose une fenêtre contextuelle constituée de deux volets.

• Le volet gauche, reprend la liste des demandes non-traitées.
• Le volet droit est l’interface de validation ou refus des demandes.

NB : Si la date/lien de la colonne "Début Fin/Horaires" est augmentée d’un petit pictogramme, le lien renvoie alors vers le planning d’un autre centre ou service.

Rappel concernant les deux niveaux de validation possibles :
Si le niveau 1 de validation n’est pas activé (cf. article Comment gérer les affectations des personnels ?), par la désignation d’un ou plusieurs valideurs, le niveau 2 fonctionne comme niveau unique de validation. Aussi, le niveau 1 n’est utile que dans le cas où un SDIS en trouve la nécessité selon les contraintes de son circuit de validation habituel.
Autrement dit, s’il n’y a pas de besoin de définir un niveau d’avis consultatif dans le circuit de validation, on ne renseigne que le ou les agents du champ "Valideur niveau 2".

Attention : tant qu’une demande n’est traitée que par un valideur de niveau 1, celle-ci reste dans le planning à l’état de demande, c’est-à-dire transparente (sans couleur).

Pour traiter une demande

Comme on l’a vu ci-dessus, la personne en charge de traiter les demandes formulées par les agents peut accéder au module de traitement de chaque demande depuis son "Tableau de bord".
Un autre accès à ce module existe depuis le planning (mensuel et hebdomadaire), en cliquant sur le bouton "Afficher les demandes à traiter", situé sous le planning et les indicateurs collectifs.

Le volet gauche du module de traitement des demandes apparaît.
Celui-ci liste l’intégralité des demandes non-traitées sur ce planning.
Au clic sur l’une de ces demandes, le volet droit du module s’affiche et le planning est "filtré" pour ne laisser visible que la ligne de l’agent concerné ou des agents concernés, s’il s’agit d’une demande de remplacement/permutation.

On retrouve dans cette liste, les pictogrammes de la colonne "Type" (voir plus haut) indiquant la nature de la demande.

Le volet droit du module de traitement de la demande sélectionnée affiche toutes les informations nécessaires à la personne décisionnaire pour "valider et remplacer" ou "refuser" la demande émise.

• Le premier tableau résume les informations concernant la demande :

• Le "Type d’occupation" reprend la nomenclature et la couleur des occupations paramétrées pouvant faire l’objet d’une demande.
• La "Nature" de l’occupation est indiquée, si elle a été spécifiée en amont.
• La date et l’heure de début de l’occupation demandée.
• La date et l’heure de fin de l’occupation demandée.
• Le "Solde" indique le libellé du solde d’absences duquel cette absence est décomptée, par exemple "Congés annuels 2021".
• Le "Reliquat actuel" dont l’agent demandeur dispose dans ce solde.
• La "Quantité posée", par exemple le nombre de journées de congés demandées.
• Le "Reliquat prévisionnel" dont l’agent disposerait après validation de la demande.

Un champ de texte libre permet d’ajouter un message, par exemple pour justifier un refus. Le champ peut déjà contenir du texte : il s’agit dans ce cas d’un message saisi par l’agent lorsqu’il a effectué sa demande.

• Le second tableau résume les incidences de la demande ("Occupation demandée") sur le "Planning existant".
S’il existe déjà des occupations posées sur le planning, sur la journée impactée par la demande, le planificateur est en mesure d’évaluer précisément l’impact de sa décision.

Deux actions sont possibles pour traiter une demande :

• Refuser : la demande reste visible dans le planning, mais les occupations sont barrées pour indiquer ce refus. Le solde d’absence de l’agent et son planning initial sur la période ne sont pas impactés.
• Valider et remplacer : les occupations de la demande passent en statut "validé" (en couleur dans le planning) et sont décomptées du solde d’absence. Le planning initial de l’agent sur cette période est supprimé.

NB : en cas de besoin spécifique, il existe un droit de profil qui permet d’accéder à une fonctionnalité de "Valider et Conserver" les occupations.

La décision du valideur de demandes, quelle qu’elle soit, engendre l’envoi automatique d’un courrier électronique à l’agent qui a émis la demande.

Traitement d’une demande de remplacement/permutation

Dans ce cas, le volet droit du module est différent puisque la demande concerne deux agents.

• On retrouve d’abord une partie des éléments présents dans l’éditeur des occupations : les informations concernant l’occupation, un accès à l’Historique des actions effectuées sur la journée concernée, une visualisation graphique de l’étendue de l’occupation sur la journée, ...

• Sous ces éléments, apparaissent par défaut des informations concernant le demandeur (D) et le remplaçant (R) concernés par la demande.
Sur l’exemple ci-dessous, la permutation d’une Garde (G) planifiée le 20 avril 2020 pour l’agent-demandeur (D) pourra être effectuée avec une autre Garde (G) planifiée pour l’agent-remplaçant (R) le 22 avril 2020.

Les trois autres colonnes du tableau indiquent :

• Le volume horaire de temps de travail correspondant à l’occupation
• Le compteur de temps dans lequel ce volume horaire est pris en compte
• Le pictogramme en forme de médaille étoilée permet d’accéder aux compétences des agents concernés par la demande.

Un champ de message libre peut recueillir tout commentaire.
Avant de "Valider la demande" ou de "Refuser la demande".

• En cas de refus ou de validation de la permutation, les agents concernés reçoivent une notification de la part du valideur de demandes.

• Si la demande de permutation est validée, les occupations à l’état de demande (transparente sur le planning) deviennent des occupations à part entière, en couleur.

Quels sont les droits de profil à détenir pour accéder à la validation d’une occupation ?

La gestion des droits liés à la validation des demandes étant relativement complexe, on peut résumer ainsi les situations rencontrées par un utilisateur :

• Lorsqu’une occupation soumise à validation est posée sur le planning, il faut détenir le droit n° 75 "Volet des demandes à traiter" pour pouvoir la visualiser dans le module "Mes demandes à traiter".
  Si son profil de connexion le permet et/ou si on est désigné comme le "Valideur 2" des demandes posées sur le planning, on peut valider ces demandes.
• Pour valider les demandes dont on n’est pas désigné comme le valideur, on doit détenir le droit n°120 "Traitement des demandes dont je ne suis pas le valideur".
• Pour valider ses propres demandes, on doit détenir le droit n°80 "Validation de ses propres demandes".

Le schéma ci-dessous décrit les flux de contrôle effectué par AGATT pour répondre en particulier aux questions suivantes qu’un utilisateur est susceptible de se poser :

• si une occupation existe déjà et figure sur le planning à l’état de "demande", ai-je le droit de la valider ?
• Si je pose une nouvelle occupation sur le planning, ai-je le droit de la poser directement au statut "validé" ?