Pour faciliter la conception du planning de gardes, la plupart des centres de secours ou services demandent à leurs agents d’indiquer leurs préférences en matière de temps de travail. Suivant le régime de travail utilisé, on parle de "contrainte forte/faible", de "desiderata", de "disponibilité " ou encore de "garde glissante".

Dans AGATT, les agents font part de leurs préférences en les saisissant directement dans le progiciel. Cette saisie est encadrée dans une période prédéfinie, afin qu’elle soit effectuée le plus en amont possible de la planification.

Avantages :

• suppression du papier : plus besoin de formulaire-papier à faire remplir par l’agent et à recopier ensuite,
• gain de temps pour le service : les préférences des agents sont intégrées directement dans le planning,
• pas d’erreur de saisie possible, pas de contestation : c’est l’agent lui-même qui indique ses préférences,
• réactivité : on prend connaissance des préférences des agents en temps réel,
• verrouillage des périodes : on peut empêcher la saisie des contraintes pendant les vacances scolaires, les week-end, etc.

Exemple fonctionnel  :

1. Nous sommes le 1er septembre. Le service en charge de la planification souhaite connaître les préférences des agents pour le mois de décembre.
2. Le paramétrage est effectué dans le progiciel. Une alerte apparaît sur le tableau de bord de chaque agent.
3. Les agents peuvent indiquer leurs préférences du mois de décembre, entre le 1er et le 30 septembre.
4. Le 1er octobre, le service prend connaissance des préférences émises par les agents et conçoit le planning de décembre en fonction de celles-ci.

Pour permettre aux agents d’indiquer leurs préférences concernant le temps de travail

Pour illustrer ce mode opératoire par un exemple parlant, on considère qu’on souhaite permettre aux agents de poser leurs disponibilités du mois de décembre. Afin d’anticiper la création du planning, on doit disposer de ces préférences à l’avance : on demandera donc aux agents de poser leurs préférences dans le courant du mois de septembre.

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur le menu "Verrouillage des occupations".

• Type d’occupation : sélectionner le type d’occupation qui sera saisi par les agents.
Exemple : occupation "Disponibilité" ou "RTT", par exemple

• Date de début de pose : sélectionner la date à partir de laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 01/09/2017

• Date de fin de pose : sélectionner la date jusqu’à laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 30/09/2017

• Date de début de période cible : sélectionner le début de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 01/12/2017

• Date de fin de période cible : sélectionner la fin de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 31/12/2017

• Tableau de bord : si l’on souhaite que ces informations apparaissent dans le tableau de bord d’AGATT.

• Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer"

• La règle de verrouillage apparaît dans le tableau récapitulatif.
Elle permet aux agents de poser leurs demandes de congés de décembre 2017, entre le 1er et le 30 septembre, pendant un mois.

Parallèlement, le module "Mes alertes" du tableau de bord des agents concernés affichera les informations de cet avis.

Comment ces règles de verrouillage sont-elles prises en compte lors de la pose d’occupations ?

Par exemple, la date du jour est le 06/09/2017 (date de pose), je souhaite poser un occupation “RTT” pour le 24/12/2017 (date cible).
Ma date cible se situe-t-elle dans la période cible fixée par une règle de verrouillage (pour la même entité et le même type occupation “RTT) ?

• Si NON : je peux poser mon occupation car aucune règle de verrouillage ne s’applique à cette date.

• Si OUI : ma date de pose se situe-t-elle dans la période de pose de la règle paramétrée ?
  • Si OUI : je peux poser mon occupation car je suis dans la bonne période pour le faire.
  • Si NON : je ne peux pas poser mon occupation car ce n’est pas la bonne période.