Dans EMMIE, les agents se voient proposer différents itinéraires, répartis par "domaines" (d’avancement de grade, de formation, d’affectation ou autres), leur permettant de poser des marques d’intérêt (M.i) sur les modules qui les composent et de suivre l’évolution des itinéraires qu’ils ont choisi d’emprunter.
Chaque itinéraire est composé d’éléments de types variés dont les sessions de formation constituent le type le plus important en quantité.
Cet article décrit la manière de paramétrer chaque session de formation proposée par le SDIS, comment les suivre et les actualiser. Ce paramétrage revient à entrer dans EMMIE tout le référentiel des sessions que le SDIS organise chaque année pour former ses agents.
Toutes les informations descriptives propres à ces sessions seront utiles à tous les agents utilisateurs d’EMMIE qui souhaiteront marquer leur intérêt pour celles-ci ou y participer une fois inscrits.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l’un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Paramétrer une nouvelle session
• Ajouter un ou plusieurs segments à une session

Pour paramétrer une nouvelle session de formation

La configuration d’une session de formation, quelle que soit sa nature (technique/opérationnelle, montée en grade, fonctionnelle, ...) s’effectue en deux temps.
Il s’agit d’abord de définir les caractéristiques générales du module de formation, puis d’y ajouter un ou plusieurs segments correspondant à des phases et/ou à des lieux distincts inhérents à cette cette formation.
Sur l’exemple ci-dessous, le module de formation "FAE Chef d’équipe SPV" comporte trois segments distincts pour trois dates dans des lieux différents.

Depuis le bloc-menus "ADMINISTRATION" (zone de gauche de l’interface d’EMMIE), cliquer sur le menu "SESSIONS".

Comme dans les autres rubriques de configuration du progiciel, cette section affiche d’abord un tableau des sessions déjà paramétrées, sous lequel se trouve un formulaire de création d’une nouvelle session.

A l’instar de tous les tableaux dynamiques présents dans EMMIE, la liste des sessions déjà paramétrées est triable, via les en-têtes de colonne ou en utilisant le moteur de recherche situé dans le coin supérieur droit du tableau.
En tapant un terme ou les premières lettres d’un mot, le tableau est instantanément filtré.

Le tableau de recensement des sessions contient plusieurs colonnes correspondant aux paramètres renseignés lors de la configuration de la session, ainsi que le ou les segments (groupe de journées thématiques, séances organisées dans des lieux distincts, ...) qui la composent.

Parmi ces informations affichées, figurent les places disponibles que le logiciel calcule automatiquement selon les principes suivants.
Ce calcul se base sur le nombre de places occupées.
Une place occupée signifie qu’un agent :

• est pré-inscrit à la session,
• a confirmé ou pas sa présence à la session,
• n’a pas annulé sa présence via EMMIE.

Ainsi, dans la colonne "Place(s) disponible(s)", on affiche deux valeurs X / Y :

• X (positif) est le nombre de places restantes,
• -X (négatif) est le nombre d’agents en trop pré-inscrits sur la session,
• Y est le nombre total de places accessibles.

• La colonne "Actions" du tableau contient trois pictogrammes qui permettent d’accéder au détail de la session, d’en modifier ses caractéristiques générales (voir plus bas) ou de la supprimer du référentiel enregistré dans EMMIE

Attardons-nous sur le premier pictogramme en forme de loupe.
Une fois cliqué, s’affiche un tableau à onglets dans lesquels sont réparties les informations concernant :

• les libellés, dates et lieu de la session,
• la liste des participants inscrits à cette session. Dans la colonne "statut M.i", un pictogramme (à survoler pour rappel de sa signification) précise si la marque d’intérêt posée par l’agent en amont de la session s’est traduite par une participation effective ou une annulation, par exemple.
  _NB : au-dessus de cette liste de participants est rappelé le nombre de places disponibles. Cf. explications dans le paragraphe dédié précédent.

• La liste d’attente des agents qui ont marqué leur intérêt pour la session, à contacter en fonction des places disponibles signalées ici.
• Le module de feuille de présence (voir description détaillée ci-dessous),
• la liste des membres du jury de la session permettant d’enregistrer l’avis de chacun d’entre eux,
• la ou les pièces jointes associées ou à téléverser pour cette session.

Le module "Feuille de présence" mérite qu’on y regarde de plus près.
Complet et dynamique, il permet d’enregistrer et d’imprimer au besoin toutes les informations utiles à la prise en compte de la participation (ou pas) de l’agent à la session sur laquelle il s’est inscrit.

• Le sélecteur de dates en haut à droite de la liste des participants permet d’afficher la feuille de présence des différentes journées (ou "segments", voir plus bas) du déroulement de la session.
• Les premières colonnes de la liste reprennent les informations inhérentes aux participants, y compris le "statut M.i" (statut de la marque d’intérêt qu’ils avaient posée).
  NB : en cas de constat d’agent(s) absent(s), cocher la cas "Envoyer les notifications d’absence" avant enregistrement, située sous la liste de présence, pour avertir les agents concernés.
• Les autres colonnes du tableau contiennent des sélecteurs déroulants pour indiquer :
  • si l’agent a été "présent", "absent" ou "prévu",
  • si l’agent a pris un repas inclus dans la session,
  • à quel régime/statut le décompte horaire de la session sera calculé,
  • le nombre d’heures travaillées,
  • le nombre d’heures payées,
  • le moyen de transport utilisé par l’agent,
  • la puissance fiscale de ce véhicule.
• un champ "Commentaire" permet de rédiger une note additionnelle à la feuille de présence, champ à côté duquel sont historisées les modifications et la certification propres à la feuille de présence.

Enfin, il s’agit d’ENREGISTRER les informations entrées dans la feuille de présence.
NB : la fonctionnalité "IMPRIMER" est accessible mais elle est peu recommandée. EMMIE est un outil de dématérialisation (centralisation, archivage, historisation, mutualisation, ...) d’un processus jusqu’ici très gourmand et coûteux en papier et en encre d’imprimante. Nous vous conseillons d’utiliser cette fonctionnalité uniquement si une impression est strictement nécessaire.

Pour créer une nouvelle session

Sous le tableau dynamique de suivi des sessions déjà paramétrées, se trouve le formulaire d’ajout d’une nouvelle session au référentiel du SDIS dans EMMIE.
Cet ajout constitue la première étape de paramétrage, à savoir la définition des caractéristiques générales de la session. La seconde étape (cf. plus bas) consistera à ajouter un ou plusieurs "segments" à la session.

1. Pour ajouter une nouvelle session

Dans le formulaire situé sous le tableau de session déjà créées, compléter les champs suivants :

• le N° de session pour définir un identifiant unique pour la session.
  Nous recommandons d’écrire l’année de déroulement, suivie d’un tiret, suivi d’un nombre à quatre chiffres. Par exemple : "2025-0001".
• le libellé complet et concis de la session,
• le type d’élément auquel cette session correspond.
  Si besoin, voir l’article dédié à la configuration des types d’élément, lesquels sont parties intégrantes des itinéraires possiblement proposés par EMMIE aux agents du SDIS.
  NB : le sélecteur de types d’élément comporte un moteur de recherche qui permet de trouver rapidement une occurrence en tapant simplement les premières lettres d’un terme.

• le nombre de places accessibles (jauge maximale), autorisées pour la session,
• la coche "Inscription directe" permet d’indiquer si l’inscription à la session peut s’effectuer sans passer par le circuit normal d’une marque d’intérêt.

Cliquer sur "ENREGISTRER" pour intégrer la nouvelle session au tableau des sessions déjà paramétrées.
Retrouver cette nouvelle session dans le tableau - en utilisant le moteur de recherche filtrant (en haut à droite du tableau). Dans la colonne "Actions" de la ligne de tableau correspondant à cette nouvelle session, vous retrouvez les pictogrammes précédemment décrits, dont ceux permettant de supprimer ou de modifier les caractéristiques générales de la session nouvellement créée.

2. Pour ajouter un ou plusieurs segments à une session

La seconde étape de ce paramétrage consiste à configurer le ou les segments qui composent la nouvelle session, parce qu’elle comporte peut-être plusieurs dates non-consécutives et/ou plusieurs lieux différents.
Dans la colonne "Segment(s)", cliquer sur le lien "Ajouter un segment".
Le tableau des sessions n’affiche plus que la ligne de la session à segmenter.

Dans le formulaire, compléter les champs suivants :

• l’identifiant de la session est rappelé dans le premier champ du formulaire.
  Cet identifiant faisant partie des caractéristiques générales de la session, il ne peut être modifié qu’en revenant à l’étape précédente du paramétrage de la nouvelle session.
• Dans Date de début, entrer une date au format "jj/mm/aaaa" (par exemple : 12/05/2025) ou cliquer sur le pictogramme en forme de calendrier pour sélectionner la date souhaitée.
• Dans Date de fin, entrer une date au format "jj/mm/aaaa" ou cliquer sur le pictogramme en forme de calendrier pour sélectionner la date souhaitée.
• Cocher les cases "Oui" ou "Non" pour stipuler si le segment se déroule un samedi ou un dimanche.
• Dans le sélecteur Entité organisatrice, choisir la structure de rattachement de ce segment de session (par exemple, un groupement ou un CS particulier).
  Cette données impacte notamment les statistiques du SDIS.
• Cocher les cases "Oui" ou "Non" pour préciser si le segment se déroule à l’École départementale.
• Dans Lieu et observations, renseigner le lieu où se déroule le segment de la session et toute autre remarque utile aux participants (adresse exacte, n° de salle, heure d’ouverture du lieu, etc.)

Cliquer enfin sur "ENREGISTRER" et le segment s’affiche dans la colonne dédiée du tableau, augmenté de deux pictogrammes prévus pour modifier les paramètres du segment ou supprimer ce dernier.

Renouveler l’opération pour tout nouveau segment à ajouter dans cette même session. Le nombre de segments n’est pas limité.