La prépa=ration, la gestion dématérialisée et le suivi des entretiens individuels dans EMMIE dépendent de plusieurs fonctionnalités interdépendantes. Ensemble, elles garantissent la fluidité et l’efficience d’un processus rationalisé, auquel les SDIS sont tenus légalement.

Cet article décrit les cinq fonctionnalités principales d’EMMIE qui entrent dans ce processus :

1. la détention de droits d’accès spécifiques à telle ou telle fonctionnalité inhérente aux entretiens individuels,
2. la désignation d’un ou plusieurs évaluateurs pour chaque agent à évaluer,
3. la création de modèles d’entretien adaptés, à différents statuts administratifs, par exemple,
4. la campagne d’entretien, incluant le suivi des entretiens passés et futurs, et le remplissage dématérialisé d’un entretien en présence de l’agent évalué,
5. le suivi par l’agent évalué de ses propres entretiens.

Sommaire

Cet article est long.
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• Droits d’accès liés aux entretiens
• Désignation du ou des évaluateurs
• Préparation et modification des modèles d’entretien
• Gestion et suivi des entretiens individuels avec Emmie
• Suivi par l’agent de ses propres entretiens
• Déroulement d’un entretien

1. Pour connaître les différents droits d’accès liés aux entretiens individuels dans EMMIE

Afin de comprendre le fonctionnement des différents modules inhérents aux entretiens individuels, il est important d’appréhender les différents droits d’accès à tout ou partie des fonctionnalités qui entrent dans le processus dématérialisé de gestion des entretiens annuels obligatoires.

Depuis le bloc-menus "PARAMÉTRAGE", cliquer sur le menu "PROFILS".

Le principe des droits associés à différents profils d’accès est expliqué dans cet article.
Nous nous intéressons ici aux droits de profils entrant de la processus de gestion dématérialisée des entretiens individuels. Pour les afficher, dans le tableau de la liste des profils-utilisateurs existants, cliquer sur le pictogramme noir :

Dans le moteur de recherche situé dans le coin supérieur droit du tableau listant l’ensemble des droits d’accès existants dans EMMIE, taper "entre" ou "entretien" pour que le tableau se filtre instantanément en se focalisant sur les droits inhérents aux entretiens individuels.
Rappel : à chaque nouvelle version d’EMMIE apportant des améliorations sur l’un de ses modules, la liste des droits existants peut évoluer !

Précisons d’emblée que tous ces droits concernent l’administration des entretiens.
Dès lors qu’un SDIS utilise EMMIE pour dématérialiser ses entretiens individuels, un agent utilisateur verra automatiquement dans son interface du progiciel (dans "MON PRÉVISIONNEL / MES ENTRETIENS", le module de suivi de ses propres entretiens, sans avoir besoin de détenir des droits d’accès spécifiques.

Les différents droits d’accès permettent à l’utilisateur-administrateur d’EMMIE :

• d’accéder au module "Entretiens" et à la possibilité d’être désigné comme évaluateur d’un ou plusieurs agents,
• de gérer les modèles d’entretien,
• de signer les entretiens au nom du SDIS,
• de signer les entretiens au nom de l’autorité territoriale,
• de gérer les évaluateurs de l’agent dans le cadre de la gestion des entretiens individuels,
• d’accéder à l’onglet "Préparation" des entretiens dont il n’est pas l’évaluateur,
• d’accéder à l’onglet "Entretien" des entretiens dont il n’est pas l’évaluateur,
• d’accéder à l’onglet "Signature" des entretiens dont il n’est pas l’évaluateur.

2. Pour attribuer un ou plusieurs évaluateurs aux agents à évaluer

Dans la liste des droits d’accès spécifiques aux entretiens individuels, détaillée précédemment, deux droits sont donc nécessaires pour avoir la possibilité d’être désigné comme évaluateur d’un ou plusieurs agents et de gérer les évaluateurs de l’agent dans le cadre de l’administration des entretiens individuels.

Dès lors qu’un administrateur d’EMMIE détient l’un de ces deux droits de profil, il peut se rendre (dans "ADMINISTRATION / AGENTS" pour accéder à la liste des agents qu’il peut gérer avec EMMIE.
• Via le moteur de recherche situé dans le coin supérieur droit du tableau dynamique de la liste des agents, entrer les premières lettres ou le nom complet de l’agent recherché. Le tableau se filtre alors instantanément.
• Dans la colonne "Actions" de la ligne de l’agent, cliquer sur le dernier pictogramme "Modifier les évaluateurs de l’agent".
• Sous le tableau, apparaît un sélecteur déroulant listant tous les agents susceptibles d’être évaluateur (disposant du droit d’accès prévu à cet effet) pour l’agent choisi.
• Le choix multiple (Ctrl + clic) est autorisé pour sélectionner plusieurs évaluateurs possibles, puis "ENREGISTRER". Cette action permet alors aux évaluateurs de voir apparaître dans leur module de gestion des entretiens (cf. plus bas) l’onglet de remplissage (pour s’avancer, si besoin, avant le déroulement effectif) de l’entretien.

3. Pour préparer ou modifier les modèles entretiens individuels dans EMMIE

Si l’administrateur d’EMMIE détient le droit de gérer les modèles d’entretiens (cf. précédemment), il peut créer de nouveaux modèles d’entretien ou actualiser des modèles existants.
Consulter l’article dédié à cette fonctionnalité pour connaître les modalités de son utilisation.
NB : l’intervention sur les modèles d’entretien n’est pas indispensable pour utiliser le module de gestion des entretiens individuels (paragraphe suivant).

4. Pour créer, suivre, gérer et mener les entretiens des agents à évaluer

Si l’administrateur d’EMMIE détient tout ou partie des droits pour cela, il peut accéder au module de création/gestion d’entretiens individuels.
Consulter l’article dédié à cette fonctionnalité pour connaître les modalités de son utilisation.
Pour toute création d’un nouvel entretien, l’utilisateur-gestionnaire d’EMMIE aura à sélectionner un modèle d’entretien précédemment paramétré (par lui ou par un autre) et à choisir un évaluateur dans une liste d’agents automatiquement proposés par EMMIE.

5. Pour qu’un agent puisse suivre ses propres entretiens individuels

Dès lors qu’un nouvelle entretien a été créé pour un agent à évaluer, via le module de gestion évoqué précédemment, cet utilisateur d’EMMIE verra apparaître dans son bloc-menus "MON PRÉVISIONNEL" le menu "MES ENTRETIENS" lui donnant accès à un tableau à onglets affichant au fil de leur déroulement les éléments constitutifs de l’entretien (description, objectifs fixés, commentaires, historisation des entretiens précédents, signatures, ...).

La consultation de ce module est décrite dans cet article dédié.

Déroulement de l’entretien dématérialisé, le jour J

• Au jour et à l’heure fixés par la convocation envoyée précédemment (en général, au maximum, 8 jours avant la date du rendez-vous), l’agent à évaluer est reçu par son évaluateur désigné. Ce dernier se connecte à EMMIE et accède au module de rédaction du compte-rendu de son collègue à évaluer, via "ADMINISTRATION / ENTRETIENS".
NB : cette partie du bloc-menus d’EMMIE n’est visible que par les utilisateurs disposant d’un profil d’administrateur du progiciel.

• Les objectifs fixés précédemment entre l’agent et son évaluateur seront validés ou non à l’issue de la rédaction du compte-rendu. L’évaluateur dispose pour cela de sélecteurs, intégrés au tableau des objectifs fixés pour l’année en cours d’évaluation, grâce auxquels il pourra, avant signature et en accord avec l’agent évalué, indiquer s’ils ont été atteints ou non.

• Suivant son avis et les déclarations de l’agent évalué, l’évaluateur remplit les différents champs de saisie avec des commentaires concis.
A l’issue de ce remplissage, l’évaluateur définit, en accord avec l’agent évalué, les nouveaux objectifs qui se retrouveront en tête du compte-rendu de l’année suivante.

• L’évaluateur et l’agent évalué "signent" tour-à-tour (via une simple case à cocher) le compte-rendu de l’entretien. Ils ont tous les deux la possibilité de rédiger un commentaire quant au déroulement de l’entretien, quant à d’éventuels désaccords ou interrogations exprimés.

• Le compte-rendu sera ultérieurement validé définitivement après signature du SDIS et de l’autorité territoriale.
L’entretien sera archivé dans EMMIE, consultable à tout moment par l’agent évalué (pour aider le choix de ses marques d’intérêts, par exemple) et par tous les utilisateurs-administrateurs du progiciel disposant des droits d’accès pour ce faire.