Comment gérer les entretiens individuels des agents dans EMMIE ?

Dans cet article, vous trouverez :

  • une vidéo de présentation évoquant toutes les fonctionnalités d’EMMIE liées aux entretiens individuels des agents du SDIS,
  • un rappel du cadre réglementaire, des tenants et aboutissants des entretiens individuels,
  • la description pas-à-pas illustrée des fonctionnalités de préparation/gestion/suivi des entretiens.

Quatre autres articles sont liés à ce sujet :
• Comment fonctionnent les entretiens individuels dans EMMIE ?
• Comment l’agent suit ses propres entretiens individuels ?
• Comment définir les modèles d’entretien individuel ?
• Comment définir les évaluateurs d’un agent ?

Sommaire

Cet article est long.
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• Présentation vidéo des entretiens individuels avec Emmie
• Tenants et aboutissants des entretiens individuels
• Déroulement des entretiens avec EMMIE
• Gestion et suivi des entretiens individuels avec Emmie
• Création d’un nouvel entretien
• Suivi au fil de l’eau des entretiens

Présentation vidéo du module "Entretiens individuels" d’EMMIE (05/12/2025)

Dans cette vidéo, Thibault présente à Lucie et Alain les nouvelles fonctionnalités d’EMMIE inhérentes aux entretiens individuels des agents du SDIS. Ses deux stagiaires lui posent des questions pertinentes.
Le chapitrage inclus dans la vidéo permet de sélectionner le(s) passage(s) concernant une fonctionnalité en particulier.

Tenants et aboutissants de l’entretien individuel

Au sein du SDIS, l’entretien individuel annuel est un dispositif obligatoire depuis la loi de transformation de la fonction publique de 2019.
Il a pour objectifs principaux :

  • l’évaluation des résultats professionnels de l’agent sur l’année écoulée,
  • l’accompagnement de son évolution de carrière et de son développement professionnel,
  • la préparation des années suivantes en fixant des objectifs et en identifiant les besoins de l’agent en matière de formation.

Rappel du cadre légal et réglementaire

Décret d’application : le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 détaille les modalités pour la fonction publique territoriale.

Obligation légale : précisé par la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 (article 27), l’entretien s’applique à tous les agents territoriaux (titulaires, contractuels de droit public, stagiaires).

Périodicité : l’entretien est réalisé au moins une fois par an, généralement entre janvier et mars de l’année suivante.

Déroulement de l’entretien

Préparation
L’agent reçoit une convocation par mail, envoyée au moins 8 jours avant, avec les documents de référence (fiche de poste, compte rendu de l’entretien précédent, etc.) utiles à l’entretien.
Ce contenu préparatoire comporte :

  • le bilan des missions et des résultats de l’année écoulée,
  • l’appréciation des compétences et des acquis de l’agent,
  • la définition d’objectifs pour l’année à venir,
  • l’identification des besoins en formation et des perspectives d’évolution de l’agent.
    NB : après au moins une année d’utilisation d’EMMIE, tous ces éléments sont accessibles par l’agent évalué et par ses évaluateurs, au sein même du progiciel.

L’entretien est mené par le supérieur hiérarchique direct de l’agent ou par un responsable ("évaluateur") désigné.
Ce dernier, via le module du suivi décrit dans cet article (cf. plus bas), peut accéder au compte-rendu vierge de l’entretien dématérialisée avant son déroulement, afin de s’avancer sur la rédaction des avis qu’il souhaitera exprimer à l’agent évalué.

Les points-clés abordés lors de l’entretien

Voici quelques exemples thématiques de questions abordées pendant un entretien individuel :

  • Bilan annuel
    Quels sont les résultats obtenus ? Quelles difficultés ont été rencontrées ?
  • Compétences
    Quelles compétences ont été mobilisées ? Lesquelles doivent-elles être développées ?
  • Objectifs
    Quels objectifs définir pour l’année suivante ? Comment les atteindre ?
  • Formation
    Quels besoins en formation sont identifiés pour faire progresser l’agent ?
  • Évolution professionnelle
    Quelles perspectives de mobilité ou d’avancement s’offrent à l’agent ?

A l’issue de l’entretien

Compte rendu : ce document écrit est établi et signé par les deux parties (l’évalué et son évaluateur). L’agent évalué peut y ajouter des observations.

Utilisation : ce compte rendu sert de base pour la gestion des carrières et pour identifier les formations à effectuer à l’avenir. Il peut influencer les décisions d’avancement ou de promotion de l’agent.

Déroulement de l’entretien dématérialisé, le jour J

• Au jour et à l’heure fixés par la convocation envoyée précédemment (en général, au maximum, 8 jours avant la date du rendez-vous), l’agent·e à évaluer est reçu·e par son évaluateur désigné. Ce dernier se connecte à EMMIE et accède au module de rédaction du compte-rendu de son collègue à évaluer, via "ADMINISTRATION" > menu "ENTRETIENS".
NB : cette partie du bloc-menus d’EMMIE n’est visible que par les utilisateurs disposant d’un profil d’administrateur du progiciel.

• Les objectifs fixés précédemment entre l’agent et son évaluateur seront validés ou non à l’issue de la rédaction du compte-rendu. L’évaluateur dispose pour cela de sélecteurs, intégrés au tableau des objectifs fixés pour l’année en cours d’évaluation, grâce auxquels il pourra, avant signature et en accord avec l’agent évalué, indiquer s’ils ont été atteints ou non.

• Suivant son avis et les déclarations de l’agent évalué, l’évaluateur remplit les différents champs de saisie avec des commentaires concis.
A l’issue de ce remplissage, l’évaluateur fixe, en accord avec l’agent évalué, les nouveaux objectifs qui se retrouveront en tête du compte-rendu de l’année suivante.

• L’évaluateur et l’agent évalué "signent" tour-à-tour (via une simple case à cocher) le compte-rendu de l’entretien. Ils ont tous les deux la possibilité de rédiger un commentaire quant au déroulement de l’entretien, quant à d’éventuels désaccords ou interrogations exprimés.

• Le compte-rendu sera ultérieurement validé définitivement après signature du SDIS et de l’autorité territoriale.
L’entretien sera archivé dans EMMIE. Il sera de fait consultable à tout moment par l’agent évalué (pour aider le choix de ses futurs marques d’intérêts, par exemple) et par tous les utilisateurs-administrateurs du progiciel disposant des droits d’accès pour ce faire.

Gestion et suivi des entretiens individuels avec EMMIE

L’utilisation de ce module de gestion des entretiens individuels des agents requiert au moins deux étapes préalables :

Le gestionnaire d’EMMIE accède au module de suivi des entretiens des agents du SDIS via le menu "ENTRETIENS" du bloc-menus "ADMINISTRATION".

Le module qui s’affiche se compose de trois parties distinctes :

  • une série de filtres de recherche,
  • le tableau de résultats de la recherche,
  • le formulaire de création d’un entretien.

Filtres de recherche et tableau des résultats

La série de filtres de recherche permet de requêter, avec choix multiples possibles (Ctrl + clic), à partir de plusieurs critères cumulables (années, convocations envoyées, différents degré de signature des entretiens).

Comme dans tous les tableaux dynamiques présents dans EMMIE, les données du tableau des résultats de la recherche sont triables de plusieurs manières, notamment grâce à l’en-tête de chaque colonne.
Dans le moteur de recherche situé dans le coin supérieur droit du tableau, taper un terme ou les premières lettres d’un nom pour trouver instantanément l’agent ou l’information précise recherchée.
La colonne "Actions" contient deux pictogrammes. Le second ouvre la fenêtre contextuelle de l’historique des actions effectuées sur chaque entretien. Le premier ouvre le module de suivi de chaque entretien de l’agent.

Ce module est composé d’un tableau à onglets reprenant les trois états d’un entretien : sa préparation (date, lieu, convocation), les objectifs passés et futurs, et les notes prises lors de l’entretien (éléments du compte-rendu) et les signatures et observations finalisant l’entretien.
C’est ce même module - en lecture seule - qui permet à chaque agent de suivre l’état de ses propres entretiens.

Pour créer un nouvel entretien

La création d’un nouvel entretien individuel, via le formulaire qui se trouve sous le tableau des résultats de recherche, comprend quatre étapes chronologiques (chaque choix impactant le contenu des sélecteurs suivants) :

Au clic sur Enregistrer, apparaît une nouvelle ligne correspondant à l’agent pour lequel le nouvel entretien a été créé.
Le gestionnaire d’EMMIE peut ainsi créer tout ou partie des entretiens concernant une même année d’évaluation de tous les agents de son entité.

Si le moment est venu d’envoyer aux agents à évaluer la convocation pour leur entretien annuel, le gestionnaire d’EMMIE utilise les deux premiers filtres de recherche pour trier l’année d’évaluation et les agents auxquels aucune convocation n’a été envoyée.

Depuis la colonne "Actions" du tableau des résultats affichant la liste des agents n’ayant pas encore reçu de convocation pour leur entretien annuel, cliquer sur le pictogramme "Modifier l’entretien" pour afficher le tableau à onglets propre à chaque agent.
A ce stade, le tableau ne contient que le seul onglet "Préparation" au sein duquel figurent les informations générales déterminées lors de la création de l’entretien (référence de l’agent évalué et de son évaluateur).
Il s’agit maintenant de :

  • définir la date de l’entretien (via notamment le pictogramme en forme de calendrier), ainsi que l’horaire (à taper dans le champ à côté de la date affichée),
  • indiquer le lieu de l’entretien,
  • cocher la case "Envoyer la convocation",
  • "Enregistrer".

La convocation est alors instantanément envoyée à l’agent et un deuxième onglet "Entretien" apparaît alors dans le tableau.
Le contenu de cet onglet montre successivement :

  • le tableau des objectifs fixés lors de l’entretien de l’année précédente (dont chaque ligne se termine par un sélecteur pour choisir le statut de l’objectif prédéfini (a-t-il été atteint ou pas ?),
  • une zone permettant d’ajouter ou de supprimer les objectifs pour l’année à venir,
  • et tous les éléments (thématiques/sous-thématiques à évaluer et champs de saisie de commentaires) constitutifs du modèle d’entretien utilisé pour l’évaluation spécifique de l’agent.

NB : on rappelle que pour accéder aux fonctionnalités de rédaction/validation de l’entretien, l’utilisateur doit détenir le droit d’accès pour être "évaluateur" de l’agent sélectionné.
Autrement dit, un gestionnaire d’EMMIE pourrait créer un entretien, envoyer une convocation sans pour autant accéder "en écriture" aux champs à remplir pendant l’entretien, s’il n’est pas "évaluateur" du ou des agents à évaluer.

Pour résumer le suivi au fil de l’eau des entretiens individuels

Ce module permet donc aux gestionnaires d’EMMIE ayant un droit de regard sur les entretiens individuels des agents de tout ou partie du SDIS :

  • d’attribuer chaque année les bons modèles d’entretien (voire à en créer de nouveaux, si besoin) aux agents à évaluer,
  • de s’assurer que les convocations ont bien été envoyées à tous les agents dans les délais,
  • de vérifier le degré de signature (évalué, évaluateur, SDIS, autorité territoriale) des entretiens réalisés.