Dans le processus de la GPEAC optimisée avec EMMIE, l’agent pose ses "marques d’intérêt" en cours d’année pour l’année suivante, voire pour les deux ou trois ans à venir, afin de préparer son entretien professionnel individuel.
Après la réalisation de ce dernier, le supérieur hiérarchique pourra traiter les souhaits de formation, d’avancement de grade et de mobilité. Ces besoins validés seront ensuite remontés à la direction pour un arbitrage définitif.

De mai à début juin, le chef de centre ou de service doit donner un avis sur chaque marque d’intérêt posée. Il peut les valider ou les refuser. Il peut aussi les valider en modifiant l’année de planification initialement choisie.
A partir de juin, le chef de centre ou de service donne un ordre de priorité sur les demandes du même type émises par les personnels de son centre.

Recommandation :

• avant de continuer la lecture de cet article, prenez le temps de parcourir l’article "Comment s’orienter dans EMMIE ?" qui décrit toutes les fonctionnalités (pictogrammes, tableaux dynamiques et autres principes de navigation dans le logiciel) que vous avez besoin de connaître pour manipuler efficacement EMMIE.
• Lire aussi "Quel est le cycle de vie d’une marque d’intérêt ?" pour comprendre leur principe et embrasser dans sa globalité le cycle de vie d’une marque d’intérêt.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l’un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Traiter les marques d’intérêt posées
• Consulter les marques d’intérêt posées récemment
• Prioriser les marques d’intérêt validées
• Validation par le SDIS des types de demande
• Traiter les marques d’intérêt à pré-inscrire
• Liste des agents pré-inscrits sur les sessions de formation
• Liste des agents en attente de jury
• Émettre un avis pour l’avancement de grade
• Archiver les marques d’intérêt

Pour traiter une marque d’intérêt posée par un agent

• Cliquer dans le menu "MARQUES D’INTÉRÊT", situé dans la zone gauche de l’interface d’EMMIE.

La rubrique dédiée au traitement des marques d’intérêt apparaît.
Celle-ci est divisée en trois parties distinctes :

• le sélecteur déroulant de questions, pour afficher les marques d’intérêt selon leur statut. Par défaut, ce sont les marques d’intérêt posées récemment s’affichent.
  Ces questions permettent de choisir les actions que l’on souhaite effectuer et qui sont décrites une-par-une ci-après dans cet article.
  Des filtres de recherche avancée sont activable au clic sur le pictogramme " + " bleu, situé à droite du sélecteur. Selon la question choisie, leur nombre peut varier.

• Un tableau dynamique des résultats de la requête qui affiche toutes les marques d’intérêt selon le statut sélectionné.
• Un formulaire (situé sous le tableau des résultats) pour émettre un avis sur une ou plusieurs marques d’intérêt sélectionnées dans le tableau de résultats.

Pour chacune des 8 questions proposées par le sélecteur de statut de marques d’intérêt, voici les actions que vous pourrez réaliser.

1. Pour consulter les marques d’intérêt posées récemment

Précision préalable : les fonctionnalités de navigation décrites dans cette première section sont, à quelques nuances près, identiques pour chaque type de marques d’intérêt consulté décrites dans les sections suivantes de cet article.

• Dans le premier champ de recherche en haut, sélectionner la question "Quelles sont les marques d’intérêt posées dernièrement ?"

• Pour effectuer une "recherche avancée", on peut ouvrir l’accès aux filtres de recherche en cliquant sur le petit " + " dans le rond bleu, situé à l’extrémité droite du champ de recherche.
Cliquer sur le pictogramme rouge " - " pour replier les informations complémentaires.

Sélectionner alors les filtres de recherche que vous souhaitez appliquer.
La sélection de critères multiples est possible (Ctrl + clic), sauf pour les champs marqués par un astérisque.

Pour faciliter votre sélection, vous pouvez utiliser le moteur de recherche présent au-dessus de chaque filtre. En entrant les première lettres d’un critère, ce dernier s’affiche dans le champ de sélection, vous évitant d’utiliser l’ascenseur (scroll), quand le nombre de critères est très important, par exemple.

Pour annuler les caractères saisis dans l’un des champs de recherche ("Domaine", "Type d’élément", "Participation", etc.), cliquer sur le pictogramme en forme de corbeille, situé à droite du champ de recherche.

• Cliquer sur "RECHERCHER" pour appliquer les filtres sélectionnés.
La réinitialisation des filtres de base est possible en cliquant sur "RÉINITIALISER"
Le tableau des résultats de la recherche apparaît.

• Comme dans la plupart des tableaux de traitement d’informations dans EMMIE, la navigation est facilitée pour trier ou trouver rapidement les informations recherchées.

Ainsi, le nombre d’éléments à afficher par page est modifiable en cliquant sur le menu déroulant situé juste au-dessus du tableau de résultats.

Les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur les petits triangles gris situés dans l’en-tête de chaque colonne.

En cliquant sur le pictogramme bleu " + " de la colonne "Détails", on affiche des informations complémentaires à chaque marque d’intérêt, à savoir des informations liées à l’agent concerné.

Cliquer sur le pictogramme rouge " - " pour replier les informations complémentaires.

La dernière colonne du tableau est importante pour le traitement massif des marques d’intérêt. On y coche les cases pour lesquelles un avis et un commentaire identiques doivent être rendus.
En cochant la case située en en-tête de la colonne, toutes les cases du tableau sont instantanément cochées.

• Renseigner le formulaire d’avis
Celui-ci est situé sous le tableau de résultats de recherche.
Aussi, pour émettre un avis sur une marque d’intérêt (quelle que soit son année de pose et quel que soit son statut) posée par un agent, on coche la case permettant de sélectionner un agent (ou plusieurs agents en même temps, pour appliquer le même avis).

Puis, dans le formulaire, on entre les renseignements suivants :

• l’avis rendu ("Accepter" ou "Refuser"),
• l’année de planification (celle qui s’affiche peut être modifiée),
• un commentaire éventuel peut être ajouté. Ce commentaire est obligatoire en cas d’avis défavorable.

"Valider" enfin le formulaire. Cette validation recharge le tableau, au-dessus duquel un message confirme l’effectivité de la validation.

Il est tout à fait possible de revenir sur un avis et de le modifier tant que la marque d’intérêt n’est pas passée à l’étape de "priorisation".

2. Comment prioriser les marques d’intérêt validées ?

Une fois que l’ensemble des marques d’intérêt a reçu un avis favorable de la part du chef de centre ou de service, elles doivent être "priorisées" début juin.
Toutes les demandes ne seront probablement pas validées par la direction. Dans ce cas, cette dernière devra s’appuyer sur l’ordre de priorité donné pour les marques d’intérêt posées sur le même type d’élément.

La marche à suivre est la suivante :

• Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quelles sont les marques d’intérêt validées à prioriser ?"

Le principe de recherche avancée (via les filtres à afficher avec le " + " bleu), expliqué précédemment s’applique à nouveau.

• N’afficher que le type d’élément que vous souhaitez traiter
Il est conseillé de donner un ordre de priorité pour chaque type d’élément.
Pour cela, il existe deux manières de procéder :

1. Utiliser le filtre "Type d’élément" pour ne sélectionner qu’un seul objet.
De surcroît, il s’avérera plus efficace de ne pas sélectionner les demandes pour intégrer une équipe pédagogique. Pour ce faire, on ne sélectionnera que "STA" (STAgiaire) dans le filtre de recherche "Participation".

2. Utiliser le moteur de recherche, situé en haut à droite du tableau de résultats, afin de n’afficher que le type d’élément voulu. Ici, en entrant par exemple "Rch1", le tableau de résultats n’affichera que les marques d’intérêt relatives au "Risque chimique et biologique de niveau 1 (Reconnaissance)".

• Pour chaque marque d’intérêt listée dans le tableau, donner un ordre de priorité à l’aide du menu déroulant situé dans la colonne "Priorisation" du tableau de résultats.

L’ordre donné est renseigné automatiquement. Il n’y a pas de bouton de confirmation.
Il est possible de ne donner aucun ordre de priorité en sélectionnant le " - " (signe "moins") apparaissant en tête des numéros de priorité.

3. Comment le SDIS valide-t-il les différents types de demande de ses agents ?

Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quels sont les agents à valider par le SDIS ?".

Le listing complet des agents en attente d’une validation d’une demande apparaît.
Comme pour les autres tableaux dynamiques d’EMMIE (cf. fonctionnement expliqué au début de l’article), différents pictogrammes permettent d’accéder au détail de certaines données, à toutes fins utiles.

Il suffit de cocher la case en bout de ligne du ou des agent(s) pour lequel(s) on souhaite émettre une décision puis, en bas de tableau, après avoir coché la case de l’avis, noté la date et rédigé un commentaire (lequel sera historisé), cliquer sur "Valider" pour enregistrer l’avis rendu sur l’avancement de grade de ce ou de ces agent(s) sélectionné(s).

Sous le tableau dynamique, le formulaire permet trois décisions possibles :

• Valider,
• Refuser (dans ce cas, un commentaire est obligatoire),
• Mettre sur liste d’attente.

Avant de cliquer sur "Valider", modifier ou non, selon le besoin, le "Type de participation" de l’agent pour lequel la décision est émise.

4. Comment consulter et traiter les marques d’intérêt à préinscrire ?

La préinscription des agents sur les sessions est la traduction concrète des différents plans de formation, d’avancement de grade et de mobilité du SDIS. Par cette action, les agents ayant posé une ou plusieurs marques d’intérêt validées par la direction sont positionnés sur des sessions. Dans la mesure du possible, leur préférence de disponibilité (samedi, semaine, vacances scolaires...) est prise en compte.

Dans le sélecteur de questions, situé sous le titre du module, choisir "Quelles sont les marques d’intérêt à préinscrire ?"

A droite du sélecteur de questions, cliquer sur le " + " (plus) dans le rond bleu pour accéder aux filtres de recherche avancée.

Attention : un seul "type d’élément" peut être sélectionné !

Dans la dernière colonne du tableau de résultats affichés, cocher la ou les cases qui correspondent aux marques d’intérêt que vous souhaitez préinscrire.
En cochant la case située dans l’en-tête de colonne, on sélectionne l’ensemble des marques d’intérêt affichées.
Les marques d’intérêt sélectionnées s’inscrivent alors dans le tableau "Préinscription" (cf. plus bas).

NB : un quatrième pictogramme (rouge) apparaît uniquement pour les marques d’intérêt dont le statut ne comporte aucun avis rendu.
Au clic sur ce pictogramme "Désinscrire", la marque d’intérêt disparaît de la liste des M.i à préinscrire.

Dans le second tableau intitulé "Préinscription", cocher ensuite une session sur laquelle vous souhaitez préinscrire les marques d’intérêt sélectionnées.

Cocher la case "Envoyer notifications" pour informer l’agent par e-mail et cliquer sur "Préinscrire" pour valider l’opération.

Voici un exemple de notification par e-mail reçu par l’agent pour lui confirmer sa préinscription.

NB : seul l’agent concerné est destinataire principal de ce message. Les autres agents intéressés par cette confirmation de préinscription seront en "copie conforme" (CC) de la notification.

5. Comment consulter la liste des agents préinscrits sur les sessions de formation ?

• Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quels sont les agents préinscrits sur les sessions ?".

Le listing complet des agents pré-inscrits sur des sessions de formation apparaît.
Comme pour les autres tableaux dynamiques d’EMMIE (cf. fonctionnement expliqué au début de l’article), différents pictogrammes permettent d’accéder au détail de certaines données (cursus de l’agent, les marques d’intérêt qu’il a posées, historique de chaque marque d’intérêt posée), à toutes fins utiles.

• Le pictogramme en forme de loupe affiche le tableau à onglets de la session de formation sélectionnée. Ses onglets fournissent toutes les informations sur les dates de la session, ses participants, sa liste d’attente, sa feuille de présence, son jury et les éventuelles pièces jointes inhérentes à la formation.
• Le dernier pictogramme (rouge) de la colonne "Actions" permet de "Désinscrire" un agent d’une session.

6. Comment consulter la liste des agents en attente de jury ?

Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quels sont les agents en attente de jury ?".

Le listing complet des agents sur lesquels on souhaite émettre un avis "favorable" ou "défavorable" pour un jury apparaît.
Comme pour les autres tableaux dynamiques d’EMMIE (cf. fonctionnement expliqué au début de l’article), différents pictogrammes permettent d’accéder au détail de certaines données, à toutes fins utiles.

Il suffit de cocher la case en bout de ligne de le ou les agent(s) pour lequel(s) on souhaite émettre un avis puis, en bas de tableau, après avoir coché la case de l’avis, noté la date et rédigé un commentaire (lequel sera historisé), cliquer sur "Valider" pour enregistrer l’avis rendu sur l’avancement de grade de ce ou ces agent(s) sélectionné(s).

7. Comment émettre un avis sur les agents nommables à l’avancement de grade ?

Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quels sont les agents nommables à l’avancement de grade ?".

Le listing complet des agents sur lesquels on souhaite émettre un avis "favorable" ou "défavorable" apparaît.
Comme pour les autres tableaux dynamiques d’EMMIE (cf. fonctionnement expliqué au début de l’article), différents pictogrammes permettent d’accéder au détail de certaines données, à toutes fins utiles.

Il suffit ici de cocher la case en bout de ligne de l’agent pour lequel on souhaite émettre un avis puis, en bas de tableau, après avoir coché la case de l’avis, noté la date et rédigé un commentaire (lequel sera historisé), cliquer sur "Valider" pour enregistrer l’avis rendu sur l’avancement de grade de l’agent ou des agents sélectionnés.

8. Comment archiver les marques d’intérêt ?

Dans le sélecteur de début de rubrique, choisir cette fois la question "Quels sont les marques d’intérêt susceptibles d’être archivées ?".

Le listing complet des marques d’intérêt que l’on peut archiver apparaît.
Comme pour les autres tableaux dynamiques d’EMMIE (cf. fonctionnement expliqué au début de l’article), différents pictogrammes permettent d’accéder au détail de certaines données, à toutes fins utiles.

Il suffit de cocher la case en bout de ligne de la marque d’intérêt que l’on souhaite archiver puis, en bas de tableau, après avoir rédigé un commentaire facultatif (lequel sera historisé et peut à ce titre avoir une certaine utilité), cliquer sur "Valider" pour enregistrer l’archivage des marques d’intérêt sélectionnées.

NB : ces marques d’intérêt pouvant être très nombreuses, une case en haut à droite du tableau dynamique permet de les sélectionner toutes afin de les valider d’un seul coup.