L’entretien annuel est l’une des étapes déterminantes de la Gestion Prévisionnelles des Emplois, Aptitudes et Compétences (GPEAC), tant à l’échelle individuelle qu’à l’échelle collective. Il aide l’agent à se projeter dans des perspectives et des objectifs réalistes ; il permet au SDIS une vision précise des besoins en emplois et en compétences à anticiper et à combler.
Avec EMMIE, l’entretien individuel se traduit non seulement par une démarche totalement dématérialisée et transparente mais aussi par un suivi transversal optimisé. Le SDIS gère et suit finement l’organisation et l’archivage des entretiens, tandis que chacun de ses agents peut consulter en temps réel la situation de ses entretiens passés ou futur, et remplira son évaluation-bilan depuis le progiciel, avec son évaluateur, le jour du rendez-vous annuel venu.

Reportez-vous à l’article dédié pour comprendre les différentes phases inhérentes aux entretiens individuels dans EMMIE.

Pour suivre la situation de ses entretiens individuels

Depuis le bloc-menus de gauche, cliquer sur le menu "MON PRÉVISIONNEL / MES ENTRETIENS" pour afficher le module dédié.

La rubrique qui apparaît affiche un tableau (triable via ses en-têtes de colonne) listant les entretiens précédemment effectués.
Dans la colonne "Actions" de ce tableau, les pictogrammes permettent :

• d’accéder à l’historique (picto "livre ouvert") des opérations effectuées sur l’entretien dans EMMIE,
• de consulter les détails (picto "loupe") de l’entretien.

Au clic sur le picto "Loupe", un tableau à onglets s’affiche, sous lequel figure un tableau de rappel des sessions de formation auxquelles l’agent a participé durant l’année écoulée, tableau où figurent les avis rendus par les jurys de ces formations.

Le tableau supérieur est composé de trois onglets :

• Préparation restitue les données de l’étape préalable à l’entretien qui a permis l’envoi de la convocation de l’agent,
• Entretien affiche tous les éléments remplis par l’évaluateur qui a mené l’entretien en présence de l’agent,
• Signatures regroupe les signatures horodatées (et éventuel·les commentaires/observations) de l’agent évalué et de son évaluateur, du SDIS et de l’autorité territoriale.

L’onglet "Entretien" est lui-même composé de trois parties :

• les objectifs fixés, dans l’entretien de l’année précédente, pour l’agent au titre de l’année en cours,
• les objectifs fixés pour l’année suivante,
• un nombre variable de champs-texte en saisie libre, déterminés par le gestionnaire qui a préparé le modèle de l’entretien. Ces champs contiennent les questions posées et autres informations demandées lors de l’entretien à l’agent, ainsi que, si l’entretien a eu lieu, les commentaires rédigés par son évaluateur.

Déroulement possible de l’entretien dématérialisé, le jour J

• Au jour et à l’heure fixés par la convocation envoyée précédemment (en général, au maximum, 8 jours avant la date du rendez-vous), l’agent à évaluer est reçu par son évaluateur désigné. Ce dernier se connecte à EMMIE et accède au module de rédaction du compte-rendu de son collègue à évaluer, via "ADMINISTRATION / ENTRETIENS".
NB : cette partie du bloc-menus d’EMMIE n’est visible que par les utilisateurs disposant d’un profil d’administrateur du progiciel.

• Les objectifs fixés précédemment entre l’agent et son évaluateur seront validés ou non à l’issue de la rédaction du compte-rendu. L’évaluateur dispose pour cela de sélecteurs, intégrés au tableau des objectifs fixés pour l’année en cours d’évaluation, grâce auxquels il pourra, avant signature et en accord avec l’agent évalué, indiquer s’ils ont été atteints ou non.

• Suivant son avis et les déclarations de l’agent évalué, l’évaluateur remplit les différents champs de saisie avec des commentaires concis.
A l’issue de ce remplissage, l’évaluateur fixe, en accord avec l’agent évalué, les nouveaux objectifs qui se retrouveront en tête du compte-rendu de l’année suivante.

• L’évaluateur et l’agent évalué "signent" tour-à-tour (via une simple case à cocher) le compte-rendu de l’entretien. Ils ont tous les deux la possibilité de rédiger un commentaire quant au déroulement de l’entretien, quant à d’éventuels désaccords ou interrogations exprimés.

• Le compte-rendu sera ultérieurement validé définitivement après signature du SDIS et de l’autorité territoriale.