Le progiciel EMMIE permet notamment à tout agent de consulter son parcours et l’historique de sa carrière en matière de grades, des formations et d’affectations.
Dans ces différents domaines, des justificatifs (tels que les arrêtés, les diplômes, les notes de services), peuvent être associés à chaque élément acquis.
Ceux-ci sont directement accessibles (téléchargement ou téléversement) dans EMMIE.

Pour télécharger un justificatif

Vous êtes un agent souhaitant joindre une pièce justificative à un élément :

• cliquer sur le menu "MES POSSIBILITÉS", situé dans la zone de menus à gauche de l’interface du logiciel.

• En cliquant sur l’un des éléments qui constitue chaque itinéraires affichés, vous accédez alors aux détails de cet élément. Un tableau à onglets apparaît.

• En cliquant sur l’onglet "Justificatifs", vous accédez au module de téléchargement de fichiers à associer à l’élément sélectionné.

• Sur notre exemple, le fichier "Diplome.pdf" est accessible (lien souligné). Il suffit de cliquer sur ce lien pour télécharger/enregistrer ce fichier sur son ordinateur.

Pour téléverser un justificatif

Lorsque vous avez cliqué sur un élément, comme un grade par exemple, vous pouvez téléverser votre arrêté, si le service ne l’a pas encore fait.
Dans le cas d’une mutation notamment, le service peut activer les éléments de votre parcours et vous demander de téléverser les justificatifs par la suite.

Dans le même module, cliquer sur l’onglet "Justificatifs" puis sur "Parcourir".

Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à transmettre et cliquez sur "Envoyer".

Le nouveau fichier viendra se positionner sous le fichier déjà présent et pourra ainsi être téléchargé ultérieurement depuis EMMIE.

Attention au poids de votre fichier !

Il est important, tant pour des raisons de stockage que de rapidité d’envoi, de ne pas téléverser des fichiers trop "lourds" (en kilo-octets ou méga-octets).

• Si vous numérisez votre document avec un scanner, privilégiez le mode de couleur "Noir & blanc", sauf présence d’éléments de couleur importants.
Une résolution d’image (rapport lisibilité/poids du fichier) à 150 pixels par pouce, voire 100 pixels par pouce, est généralement suffisante, notamment si ce document doit être imprimé à terme.
NB : la résolution minimale d’une image lisible affichée à l’écran est de 72 pixels par pouce. Toutefois, cette résolution est insuffisante pour une lisibilité correcte lors de l’impression.

• Si vous photographiez votre document avec un appareil photo numérique ou avec un smartphone, pensez à régler la résolution (ou "qualité" ou "taille") de l’image à photographier, pour vous assurer que le poids des images générées n’est pas démesuré.
Cette manipulation vaut la peine d’être maîtrisée pour toute transmission en ligne de documents numérisés, afin d’éviter la non-réception par votre destinataire.

Procédure pour les profils "administrateur"

Si vous êtes "administrateur" (Chef de centre ou chef de service, par exemple), vous devez utiliser le module "AGENTS" ( dans le bloc-menus "ADMINISTRATION") pour accéder au parcours de celui-ci.

Dans la ligne du tableau dynamique concernant l’agent recherché, cliquer sur le pictogramme "Voir les types d’éléments de l’agent".

Puis, dans le tableau listant tous les types d’élément détenus par l’agent, cliquer sur le pictogramme (en forme de loupe) "Voir les détails du type d’élément".

Le tableau à onglets précédemment évoqué s’affiche alors, avec son onglet "Justificatifs" et les fichiers qui y sont archivés et accessibles en téléchargement.

Au besoin, consulter l’article "Comment utiliser la liste des agents d’EMMIE ?"